Требования национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 к оформлению служебных документов

Для чего нужны правила составления документов?
с целью придания юридической силы документу
для оперативного исполнения документа и последующего использования в информационных и научно-исторических целях
для сокращения затрат труда и средств при составлении документа и работе с ним
для создания предпосылок для машинной обработки информации и самих документов как физических носителей информации
Правила устанавливаются стандартами

ГОСТ Р 6.30-1997
ГОСТ Р 6.30-2003
Унифицированные системы документации
Унифицированная система ОРД
Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 7.0.97-2016
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
Организационно-распорядительная документация
Требования к оформлению документов

Структура стандартов
ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.97-2017
1. Область применения
2. Состав реквизитов документов
3. Требования к оформлению реквизитов документов
4. Требования к бланкам документов
Приложение А. Схемы расположения реквизитов
Приложение Б. Образцы бланков документов
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Общие требования к созданию документов
4.Реквизиты документов
5. Оформление реквизитов документов
6. Бланки документов
Приложение А. Расположение реквизитов на титульном листе документа
Приложение Б. Схемы расположения реквизитов
Приложение В. Образцы бланков документов

Общие требования к созданию документа
Можно создавать как на бумажном носителе, так и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления
Шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri и приближенные к ним
Нумерация страниц арабскими цифрами посередине верхнего поля документа
Абзацный отступ составляет 1,25 см
Выравнивание текста по ширине
Допускается выделение отдельных реквизитов полужирным шрифтом

ЗОНЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
08
09 10
11 12
13 14

Что такое формуляр?
Формуляр
перечень реквизитов, необходимых для создания документа, расположенных в определенной последовательности
Формуляр-образец
модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Бланк — это
стандартный лист бумаги
с заранее нанесенной
постоянной информацией
(или постоянными реквизитами,
прежде всего, с информацией об авторе документа)
и местом,
отведенным для переменной информации (или переменных реквизитов)

Какие бывают бланки?
Стандартные форматы бумаги, применяемые для изготовления бланков:
А4 (210х297 мм)
А5 (148х210 мм)
Виды бланков:
для письма
общий

Максимальный набор реквизитов бланков
Бланк для письма
01 — герб
02 — эмблема
03 — товарный знак
05 — наименование организации — автора документа
06 — наименование структурного подразделения — автора документа
07 — наименование должности лица — автора документа
08 — справочные данные об организации
10 — дата документа
11 — регистрационный номер документа
12 — ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа
Общий бланк
01
02
03
04 — код формы документа
05
06
07
09 — наименование вида документа
10
11
13 — место составления (издания) документа

Угловое расположение реквизитов
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ
ул. Муравьева-Амурского, д. 33,
г. Хабаровск, 680000
Тел. /факс [phone]
E-mail: [e-mail]
ОГРН 000000000 ИНН/КПП 000000000
________________от__________________
На № __________от __________________

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ
НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ
при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ
ПРИКАЗ
____________ №_______________
г. Хабаровск

Алгоритм составления документа
- Постановка цели документа
- Изучение законодательной базы, изучение подобных документов
- Сбор фактов
- Составление проекта документа
- Согласование проекта документа
- Этап удостоверения документа

Реквизиты, использующиеся при составлении документа
14 — Гриф ограничения доступа
15 — Адресат
16 — Гриф утверждения документа
17 — Заголовок к тексту
18 — Текст документа
19 — Отметка о приложении
20 — Гриф согласования документа
21 — Виза
22 — Подпись
23 — Отметка об электронной подписи
24 — Печать

Адресат
Это совокупность полной и точной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату без неоправданных затрат времени и труда
Может быть физическое или юридическое лицо

Адресат
Элементы реквизита:
- наименование организации
- наименование структурного подразделения
- наименование должности
- фамилия, инициалы
- почтовый адрес

Адресат
При адресованию в организацию (структурное подразделение):
Правительство
Хабаровского края
(Департамент по вопросам
государственной службы и кадров )

Адресат
При адресованию к руководителю организации
Губернатору -
Председателю Правительства
Хабаровского края
Фургалу С. М.

Адресат
При обращении к руководителю структурного подразделения:
Правительство
Хабаровского края
Руководителю
Департамента по вопросам
государственной службы и кадров
Васильеву С. А.

Адресат
При адресовании физическому лицу:
Сидорову П. Г.
ул. Волочаевская, д. 133, кв. 26,
г. Хабаровск, 680000

Согласование документа
Это оценка проекта документа с точки зрения соответствия требованиям действующего законодательства, компетенции издающего документ органа, оптимальности решения, изложенного в документе
Виды:
- внутри учреждения (визирование)
- вне учреждения

Виды согласования документа
Оформление визы
подпись визирующего;
расшифровка подписи;
дата
Оформление внешнего
согласования
Способы:
- справка согласования
- протокол согласования
- гриф согласования
- лист согласования
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Глава администрации Письмом
Комсомольского Российской академии
муниципального района медицинских наук
Личная подпись А.В.Коломыцев от 01.09.2007 № 9
00.00.0000

Удостоверение документа – это придание ему юридической силы
Способы удостоверения:
подписание
оттиск печати
утверждение
заверительная надпись (отметка о заверении копии)

Подписание – это принятие на себя ответственности за то, что изложено в документе, и за то, что должно быть выполнено
Реквизит «Подпись» имеет три элемента:
наименование должности лица, подписавшего документа (полное или краткое);
личная подпись;
расшифровка подписи
Глава администрации В. А. Серов

Утверждение документа –
способ удостоверения
уже подписанного документа, санкционирующий его действие на определенный круг организаций, структурных подразделений, должностных лиц и граждан
Утверждение возможно:
конкретным должностным лицом;
с помощью распорядительного документа

Утверждение документа
Конкретным должностным лицом:
УТВЕРЖДАЮ
Губернатор Хабаровского края
_______В.И. Шпорт
___.___.2013
С помощью распорядительного документа
УТВЕРЖДЕНО
приказом ректора НОО ВПО ДВИМО
от 15.09.2006
№ 156

Утверждение
документа
Коллегиальным органом:
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров АО «Луч»
(протокол от 12.12.2016 № 12)

Заверение – отметка на копии документа с целью придания ему юридической силы
Глава администрации А.В. Коломыцев
Верно
Управляющий делами Личная подпись Т.Ф. Маркова
04.06.2008
Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №___ за ___год

Отметки на документе
Отметка о наличии приложения
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Приложение: 1. Анкета для опроса государственных служащих на 10 л. в 1 экз.
2. Смета расходов на проведение исследования – на 2 л. в 1 экз. – только во второй адрес
Приложение: СД в 1 экз.

Отметки на документе
Резолюция – отметка на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение
Состоит из текста, личной подписи и даты
Резолюция, содержащая решение вопросов:
зачислить…
отказать
выделить 300 тыс.руб.
Резолюция,
указывающая на порядок подготовки вопроса:
Сидорову М.А.
Разобраться лично и доложить к 01.06.2010
Личная подпись 00.00.0000