Учет ГСМ и транспорта в государственном учреждении любого вида

Учет ГСМ и транспорта в государственном учреждении любого вида
Многие государственные учреждения имеют в оперативном управлении или хозяйственном ведении транспортные средства.
Ведение обособленного учета операций, связанных с содержанием, эксплуатацией, ремонтом и обслуживанием транспортных средств. Наиболее сложным участком учета при этом является учет горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Решение для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8
Конфигурация
ВДГБ: Автотранспорта и учет ГСМ для государственных учреждений
1С:Бухгалтерия государственного учреждения
для работы необходимы:

Назначение программного продукта
ВДГБ: Автотранспорт и учет ГСМ для государственных учреждений
Основное назначение программного продукта
автоматизация оперативного и бухгалтерского учета ГСМ и транспортных средств
автоматизация документооборота

Основные возможности программного продукта
Учет автотранспортных средств:
Учет перечня автотранспортных средств;
Учет водителей автотранспортных средств;
Учет перечня номенклатуры ГСМ;
Хранение подробных технических данных и характеристик о транспортном средстве от объема двигателя до льгот по исчислению транспортного налога;
Хранение нормативов потребления ГСМ на каждый из автомобилей в зависимости от типов трасс и сезона;
Учет пробега транспортных средств;
Учет остатков топлива за МОЛ.

Основные возможности программного продукта
Документооборот и учет хозяйственных операций:
Выписка и обработка путевых листов унифицированной формы, в зависимости от типа транспортного средства и вида деятельности учреждения. Присутствует возможность формирования путевых листов для военных учреждений по формам №16 и №16а;
Возможность ввода путевых листов, как подокументно, так и за период в целом;
Автоматический расчет фактического и нормативного расхода топлива;
Возможность гибкой настройки правил списания ГСМ самим пользователем, в зависимости от источника финансирования, КБК учета топлива, а также в зависимости от вида имущества, к которому относиться транспортное средство;
Приход горюче-смазочных материалов через авансовый отчет и по общему счету за месяц, с возможностью распределения по водителям и машинам;
Перемещение горюче-смазочных материалов между водителями и транспортными средствами.

Основные возможности программного продукта
Отчетность по ГСМ и автотранспорту:
Получение отчетности об остатках и оборотах горюче смазочных материалов в разрезе транспортных средств, водителей и подразделений;
Получение отчета «журнал путевых листов»;
Анализ отклонения фактических затрат на горюче смазочные материалы от нормативных;
Получение сводных данных по расходу ГСМ по каждому транспортному средству;
Формирование эксплуатационной карточки работы пожарного автомобиля;
Автоматическое заполнение регламентированных форм: транспортной декларации и авансовых платежей по транспортному налогу.

Основные возможности программного продукта
Бухгалтерский и налоговый учет всех остальных участков организации
За счет интеграции с программой «1С: Бухгалтерия государственного учреждения».
ВДГБ: Автотранспорт и учет ГСМ для государственных учреждений
1С:Бухгалтерия государственного учреждения

Учет ГСМ и транспорта в государственном учреждении любого вида
Учет транспортных средств

Учет транспортных средств
Хранение списка транспортных средств в отдельном справочнике.
Хранение подробных характеристик транспортных средств.
Разделение транспортных средств по типам для автоматического определения форм путевых листов.
Возможность хранения базовых норм расхода основного вида топлива в зависимости от типа транспортного средства.
Хранение основных параметров транспортных средств для автоматического заполнения декларации по транспортному налогу.

Учет транспортных средств
Хранение дополнительных значений норм расхода топлива для специальных автомобилей:
при работе со специальными агрегатами;
при работе в стационарном режиме без нагрузки.

Учет транспортных средств
Закрепление транспортных средств за определенным подразделением и сотрудником с помощью справочника «Центры материальной ответственности» (ЦМО).
Использование данных ЦМО при вводе всех первичных документов по учету ГСМ и транспорта.

Учет транспортных средств
Возможность ввода начальных данных о пробеге транспортных средств, а также редактирование текущих данных о пробеге с помощью документа «Редактирование пробега».

Учет ГСМ и транспорта в государственном учреждении любого вида
Учет горюче-смазочных материалов
Нормы расхода

Учет горюче-смазочных материалов
Нормы расхода
Хранение списка горюче-смазочных материалов в отдельном справочнике в произвольном количестве.
Хранение горюче-смазочных материалов с разделением по типам.
Возможность привязки к типовому справочнику «Номенклатура» при интеграции с конфигурацией «1С: Бухгалтерия государственного учреждения» для определения соответствующей аналитики при формировании бухгалтерских проводок по учету ГСМ.

Учет горюче-смазочных материалов
Нормы расхода
Возможность хранения норм расхода топлива для транспортных средств в зависимости от различных условий эксплуатации.
Возможность хранения норм расхода топлива для одного и того же транспортного средства при использовании разного вида топлива.
Добавление
Возможность хранения либо конкретного значения нормы расхода, либо значения отклонения от базовой нормы расхода топлива, указываемой в справочнике транспортных средств.

Учет горюче-смазочных материалов
Нормы расхода
Хранение дополнительных значений норм расхода или отклонений от базовых норм при различных условиях эксплуатации специальных автомобилей:
при работе со специальными агрегатами (л/мин);
при работе в стационарном режиме без нагрузки (л/мин).
Использование норм расхода в путевых листах для автоматического расчета расхода топлива с учетом указанного пробега.
Возможность просмотра истории значений норм расхода

Учет ГСМ и транспорта в государственном учреждении любого вида
Поступление, заправка и перемещение ГСМ

Поступление, заправка и перемещение ГСМ
Отражение поступления ГСМ на склад с помощью типового документа «Покупка материалов» при интеграции с «1С: Бухгалтерия государственного учреждения».
Возможность отражения заправки топливом транспортных средств 2-мя способами:
при непосредственном поступлении от поставщика ГСМ;
при поступлении через подотчетное лицо.
Заправка при поступлении от поставщика
Отражение заправки одним видом топлива нескольких транспортных средств с помощью одного документа.
Возможность детализировать заправку в документе по дням месяца.

Поступление, заправка и перемещение ГСМ
Возможность использования типового документа для формирования авансового отчета при поступлении ГСМ через подотчетное лицо в случае интеграции с «1С: Бухгалтерия государственного учреждения».
Формирование проводок по поступлению непосредственно документом «Заправка топливом».
Заправка при поступлении через подотчетное лицо

Поступление, заправка и перемещение ГСМ
Возможность сформировать следующие печатные формы при отражении поступления и заправки топливом транспортных средств:
Форма заправки топливом ТС с детализацией по дням;
Приходный ордер М-4;
Бухгалтерская справка.

Поступление, заправка и перемещение ГСМ
Возможность отражения операций перемещения ГСМ между материально – ответственными лицами с помощью документа «Внутреннее перемещение ГСМ».

Поступление, заправка и перемещение ГСМ
Вывод следующих печатных форм при отражении перемещения ГСМ:
Требование-накладная № М-11;
Накладная № М-15;
Бухгалтерская справка.

Поступление, заправка и перемещение ГСМ
Возможность ввода и редактирования остатков ГСМ по каждому транспортному средству с помощью документа «Редактирование остатков топлива».
Возможность сравнения и корректировки остатков в бухгалтерском и оперативном учете при интеграции с «1С: Бухгалтерия государственного учреждения».
Вводимое значение остатка топлива

Учет ГСМ и транспорта в государственном учреждении любого вида
Учет путевых листов

Учет путевых листов
Возможность ведения учета путевых листов в программе и автоматического формирования соответствующих типам транспортных средств форм путевых листов.
Возможность оперативного и неоперативного учета расхода ГСМ при формировании путевых листов.
Хранение различных настроек для отражения списания ГСМ в бухгалтерском учете, в зависимости от кода и источника финансового обеспечения.
Отражения текущего остатка ГСМ за ТС в путевых листах.

Учет путевых листов
Учет времени работы со специальными агрегатами и времени работы в стационарном режиме (при простое) для специальных машин при расчете расхода ГСМ по нормативам.
Возможность для одного ТС произвести автоматический расчет расхода ГСМ разного типа и по различным нормам -все в одном документе.
Расчет расхода ГСМ с учетом указываемого пробега и времени работы спец. машин.

Учет путевых листов
При оперативном учете ГСМ формирование бухгалтерских проводок по отражению расхода ГСМ транспортным средством производится непосредственно документом «Путевой лист».

Учет путевых листов
Формирование путевых листов по установленным формам в зависимости от типа транспортного средства и вида учреждения, в том числе путевых листов для военных учреждений №16 и 16а.

Учет путевых листов
При неоперативном учете расхода ГСМ бухгалтерские проводки документом «Путевой лист» не формируются. Настройка списания не указывается.
Присутствует возможность ввода путевого листа общим пробегом за день по ТС, без отражения каждой путевки.

Учет путевых листов
Возможность отражения расхода ГСМ, то есть списания, в конце месяца отдельным документом «Списание ГСМ» в том случае, когда при оформлении путевых листов расход ГСМ не отражается в бухгалтерском учете.
Автоматическое заполнение документа «Списание ГСМ» данными о количестве и типе ГСМ, которое необходимо отразить как израсходованное.
Автоматическое заполнение данных о счетах бухгалтерского учета при списании ГСМ на основании хранимых вариантов настроек списания ГСМ.

Учет путевых листов
Возможность сформировать акт о списании материальных запасов по утвержденной форме при отражении расходования ГСМ.

Учет путевых листов
Ведение учета путевых листов с помощью журнала путевых листов.
Возможность формирования печатной формы журнала путевых листов по форме № 8 за произвольный период.

Учет путевых листов
Возможность формирования печатной формы журнала путевых листов за произвольный период по форме для индивидуальных предпринимателей (при использовании конфигурации без ведения бух. учета).

Учет ГСМ и транспорта в государственном учреждении любого вида
Аналитическая и регламентированная отчетность

Аналитическая и регламентированная отчетность
Возможность проведения анализа расхода ГСМ за произвольный период, с выявлением отклонений фактического расхода топлива от нормативного.
Возможность отбора данных по ТС, подразделениям и ЦМО в целом.

Аналитическая и регламентированная отчетность
Возможность формирования оборотной ведомости по ГСМ за произвольный период, с выводом остатков и оборотов по каждому месяцу этого периода.
Возможность гибкой настройки параметров вывода отчета, осуществление отборов и сортировки данных.

Аналитическая и регламентированная отчетность
Возможность формирования отчета по показаниям приборов учета ТС и по пробегу ТС за произвольный период.
Формирование отчета как по отдельному ТС, так и по всем числящимся ТС в учреждении одновременно.

Аналитическая и регламентированная отчетность
Возможность формирования сводного отчета по расходу горюче-смазочных материалов за произвольный период с подробной детализацией:
Данных о ТС;
Нормативов расхода ГСМ;
Показаний приборов и пробега ТС.

Аналитическая и регламентированная отчетность
Возможность формирования эксплуатационной карточки пожарного автомобиля по установленной форме.

Аналитическая и регламентированная отчетность
Автоматическое заполнение декларации по транспортному налогу, в том числе и расчет сумм налогов к уплате по каждому ТС.
Формирование остальных регламентированных бухгалтерских, налоговых и статистических отчетов за счет интеграции с «1С: Бухгалтерия государственного учреждения».