Унифицированная система организационно-распорядительной документации ГОСТ Р 6.30-2003

Содержание

Слайд 2

Состав реквизитов документов

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
УГОВОГО

Состав реквизитов документов Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 УГОВОГО
БЛАНКА
Поля:
левое – 2см.,
правое – 1 см.,
верхнее – 1 см.,
нижнее – 2 см.


73

88

210

51

22

18

17

20

40

16

297

Слайд 3

Состав реквизитов документов

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4
ПРОДОЛЬНОГО

Состав реквизитов документов Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 ПРОДОЛЬНОГО
БЛАНКА
Поля:
левое – 2см.,
правое – 1 см.,
верхнее – 1 см.,
нижнее – 2 см.


18 17

210

73

18

17

20

40

16

297

20

10

Слайд 4

Состав реквизитов документов

01 - Государственный герб Российской Федерации [Б];
02 - герб

Состав реквизитов документов 01 - Государственный герб Российской Федерации [Б]; 02 -
субъекта Российской Федерации [Б];
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) [Б];
04 - код организации [Б];
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации [Б];
09 - справочные данные об организации [Б];
10 - наименование вида документа [Б];

Слайд 5

Состав реквизитов документов

11 - дата документа[*];
12 - регистрационный номер документа[*];
13 -

Состав реквизитов документов 11 - дата документа[*]; 12 - регистрационный номер документа[*];
ссылка на регистрационный номер и дату документа[*];
14 - место составления или издания документа[*];
15 - адресат[*];
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту[*];
19 - отметка о контроле[*];
20 - текст документа [Б], [*];
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;

Слайд 6

Состав реквизитов документов

23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25

Состав реквизитов документов 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования
- оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
[Б] - реквизиты, используемые для изготовления бланков;
(*) - реквизиты, для размещения которых на бланке проставляются отметки.

Слайд 7

Состав реквизитов документов

Заголовочная часть – реквизиты: с 01 по 17 и

Состав реквизитов документов Заголовочная часть – реквизиты: с 01 по 17 и
19
Содержательная часть – реквизиты: 18, 20 и 21
Оформляющая часть – реквизиты с 22 по 30

Слайд 8

Требования к оформлению реквизитов документов

Угловой бланк

Продольный бланк

Требования к оформлению реквизитов документов Угловой бланк Продольный бланк

Слайд 9

Требования к оформлению реквизитов документов

Угловой бланк

Продольный бланк

Требования к оформлению реквизитов документов Угловой бланк Продольный бланк

Слайд 10

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 11

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 12

Требования к оформлению реквизитов документов

ОГРН 1027700380795

Требования к оформлению реквизитов документов ОГРН 1027700380795

Слайд 13

Требования к оформлению реквизитов документов

ИНН/КПП 7708033140/771001001

Требования к оформлению реквизитов документов ИНН/КПП 7708033140/771001001

Слайд 14

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 15

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 16

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 17

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 18

Требования к оформлению реквизитов документов

10.09.2007

Требования к оформлению реквизитов документов 10.09.2007

Слайд 19

Требования к оформлению реквизитов документов

11 Дата документа

Для протокола- дата заседания, для акта

Требования к оформлению реквизитов документов 11 Дата документа Для протокола- дата заседания,
- дата события.
Если авторами документа являются несколько организа-
ций, то датой документа является наиболее поздняя да-
та подписания. Дату документа оформляют:
1) Тремя парами арабских цифр (день, месяц, год)
например: 05.01.99.
2) Допускается оформление даты в
следующей последовательности: год месяц, день.
3) При подготовке нормативных и финансовых докумен-
тов допускается словесно- цифровой способ оформле-
ния даты (без кавычек).
Например: 1 марта 1999 г.

Слайд 20

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 21

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 22

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 23

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 24

Требования к оформлению реквизитов документов

В качестве адресата могут быть организации,

Требования к оформлению реквизитов документов В качестве адресата могут быть организации, их
их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Слайд 25

Требования к оформлению реквизитов документов
Наименование
организации и ее
структурные
подразделения указывают в
именительном

Требования к оформлению реквизитов документов Наименование организации и ее структурные подразделения указывают
падеже.
Должность лица,
которому адресован
документ, указывают
в дательном падеже.

Слайд 26

Требования к оформлению реквизитов документов

Если документ отправляют в несколько однородных

Требования к оформлению реквизитов документов Если документ отправляют в несколько однородных организаций
организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Слайд 27

Требования к оформлению реквизитов документов

При адресовании документа физическому лицу, указывают

Требования к оформлению реквизитов документов При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию
фамилию и инициалы получателя затем почтовый адрес.

Слайд 28

Требования к оформлению реквизитов документов

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
Институт документирования и архивного

Требования к оформлению реквизитов документов Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский Институт документирования и
дела
ул. Огарева, д. 56/3 , Москва, 21099

В состав данного реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке .

5

Слайд 29

Требования к оформлению реквизитов документов

Документ утверждается должностным лицом ( или

Требования к оформлению реквизитов документов Документ утверждается должностным лицом ( или лицами)
лицами) или специально изданным документом.
Гриф располагают в правом верхнем углу.

Слайд 30

Требования к оформлению реквизитов документов

При утверждении документа несколькими должностными лицами

Требования к оформлению реквизитов документов При утверждении документа несколькими должностными лицами их
их подписи располагают на одном уровне.

Слайд 31

Требования к оформлению реквизитов документов

При утверждении документа постановлением, решением, приказом

Требования к оформлению реквизитов документов При утверждении документа постановлением, решением, приказом гриф
гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО ( без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Слайд 32

Требования к оформлению реквизитов документов

Резолюция пишется на документе соответствующим должностными

Требования к оформлению реквизитов документов Резолюция пишется на документе соответствующим должностными лицами
лицами включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.

Слайд 33

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 34

Требования к оформлению реквизитов документов

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 35

Требования к оформлению реквизитов документов

Текст документа составляют на государственном языке Российской

Требования к оформлению реквизитов документов Текст документа составляют на государственном языке Российской
Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Пример оформления текста из 2-х частей

Слайд 36

Требования к оформлению реквизитов документов

В первой части указываются причины, основания и

Требования к оформлению реквизитов документов В первой части указываются причины, основания и
цели составления документа.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей:

Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

Слайд 37

Требования к оформлению реквизитов документов

Пример оформления текста, содержащего одну заключительную

Требования к оформлению реквизитов документов Пример оформления текста, содержащего одну заключительную часть
часть

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

Слайд 38

Требования к оформлению реквизитов документов

Если текст документа содержит несколько вопросов, решений,

Требования к оформлению реквизитов документов Если текст документа содержит несколько вопросов, решений,
выводов, его лучше разбить на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Слайд 39

Требования к оформлению реквизитов документов

Формы изложения текста в соответствии с

Требования к оформлению реквизитов документов Формы изложения текста в соответствии с типами и видами документов
типами и видами документов

Слайд 40

Требования к оформлению реквизитов документов

Общие требования к текстам служебных документов:

Краткой

Требования к оформлению реквизитов документов Общие требования к текстам служебных документов: Краткой
и точность изложения информации, исключения двоякого толкования;
Объективность и достоверность информации;
Составление по возможности простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
Структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
Использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Слайд 41

Отметку о наличии приложения,
названного в тексте, оформляют
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на
2 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют и указывают наименование.

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 42

Требования к оформлению реквизитов документов

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы,

Требования к оформлению реквизитов документов В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы,
распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение №" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Слайд 43

Если к документу прилагают другой
документ, имеющий приложение то
его оформляют следующим образом:
Приложение: письмо

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение то его оформляют следующим
Росархива
от 20.06.99 № 02-4/15
приложение к нему,
всего на 3 л.

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 44

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное,

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если
если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия)

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 45

При подписании документа несколькими должностными лицами
их подписи располагают одну под другой в

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой
последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
Генеральный директор Личная подпись Ф.И. Манцевич
Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Логинов
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Директор ООО «Веста» Директор ОАО «Примстрой»
Личная подпись А.Н. Кан Личная подпись Е.П. Яровая

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 46

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в реквизите
«Подпись» не указывается.

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 47

Данный реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ

Данный реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования, например:

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 48

Пример оформления реквизита на титульном листе отчета о НИР.
Если согласование осуществляется письмом,

Пример оформления реквизита на титульном листе отчета о НИР. Если согласование осуществляется
протоколом и др., гриф согласования оформляют по форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии наук
от 30. 07.2005 № 451-805

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 49


Согласование документа оформляется визой, которая включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку

Согласование документа оформляется визой, которая включает должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи
подписи (инициалы и фамилия) и дату, например:
Юрисконсульт
Личная подпись А.И. Сидоров
25.05.99
При наличии замечаний по документу виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:
Гл. бухгалтер
Замечания прилагаются
Личная подпись А.И. Орлов
23.03.2003

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 50



Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих
лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Оттиск печати проставляется с захватом части слова, обозначающего должность. Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке.

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 51



При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита “Подпись” проставляют: заверительную надпись”Верно”;
заверительную надпись”Верно”; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.
Допускается заверять копию документа печатью.

Требования к оформлению реквизитов документов

Слайд 52



Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в

Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем
левом нижнем углу.

Требования к оформлению реквизитов документов

Данный реквизит включает фамилию (или ФИО) исполнителя документа и номер его телефона.

Слайд 53



включает данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о

включает данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении,
его исполнении, или при отсутствии такового документа краткие сведения об исполнении; слова “в дело”; номер дела, в котором будет храниться документ.
Данная отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

Требования к оформлению реквизитов документов

Проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Слайд 54


В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для

В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для внесения
внесения даты и регистрационного индекса.

Требования к оформлению реквизитов документов

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Имя файла: Унифицированная-система-организационно-распорядительной-документации-ГОСТ-Р-6.30-2003.pptx
Количество просмотров: 24
Количество скачиваний: 0