Управление изменениями

Процессный подход
Проектный подход
ДЗ
О чём поговорим сегодня

Мы любим вопросы. Не стесняйтесь спрашивать:)

Функциональный, процессный и проектный подход
Существует 3 подхода к управлению предприятием:
Функциональный. Компания делится на отделы, каждый решает свои задачи. В основе работы отдела лежит план, который спускается сверху.
Процессный. Вся работа рассматривается как набор процессов, в том числе сквозных (проходящих через несколько отделов). В основе работы предприятия – обеспечение быстрого и бесперебойного протекания всех процессов, что должно в итоге сделать клиентов более довольными теми товарами и услугами, которые компания им предлагает. Когда в центре всей работы такая установка, это и называется клиентоориентированностью.
Проектный. Работа предприятия, каждого его отдела рассматривается как ответ на имеющуюся ситуацию как внутри компании, так и на рынке.

Процессный подход — один из наиболее действенных методов организации эффективной работы компании, начиная с конца 70-х годов прошлого века по настоящее время, и есть все основания полагать, что таковым он останется еще очень и очень долго. Суть процессного подхода — представление деятельности организации как набора взаимосвязанных бизнес-процессов.
Бизнес-процесс — последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации

Пример процессного подхода

Какие элементы обязательно должны быть у процессов?
Начало работы (вход).
Алгоритм, или схема.
Результат работы (выход).
Владелец.

Какие объекты могут носить названия процессов?
По отношению к клиентам процессов:
• внешние;
• внутренние.
По отношению к получению добавленной стоимости:
• основные (добавляющие ценность);
• вспомогательные (добавляющие стоимость).
По уровню подробности рассмотрения:
• верхнего уровня;
• детальные;
• элементарные (операции, не требующие более детального описания).

Почему важен комплексный подход к описанию процессов?
только повышение результативности и эффективности про­цессов может обеспечить организации конкурентоспособное будущее;
реальная деятельность выполняется в виде процессов;
необходимо решать не отдельные проблемы деятельности при помощи текущих административных мер, а устранять причи­ны возникновения этих проблем
большинство проблем возникает на границах между подраз­делениями организации; эти проблемы можно устранить, только рассматривая деятельность как сквозной процесс;
для построения сквозного межфункционального процесса требуется тщательное описание и согласование взаимодей­ствия многих подразделений.

Моделирование бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов — это отражение субъективного видения реально существующих в организации процессов при помощи графических, табличных, текстовых способов представления.
Нотации – графические модели, которые используются, чтобы фиксировать бизнес-процессы, анализировать их и оптимизировать.

НОТАЦИЯ
IDEFO

НОТАЦИЯ ПРОЦЕСС (BASIC FLOWCHART В VISIO)

НОТАЦИЯ ПРОЦЕДУРА (CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART В VISIO)

НОТАЦИЯ BPMN 2.0

НОТАЦИЯ EPC (EVENT-DRIVEN PROCESS CHAIN)

Моделирование бизнес-процессов — VAD (value added chain diagram)

ПО для управления и моделирования бизнес-процессов

Возможности процессной схемы управления:
Процессный подход позволяет оптимизировать систему корпоративного управления
Получение и ис­пользование системы показателей и критериев оценки эффективно­сти управления на каждом этапе производственной/управленческой цепочки
Процессный подход обеспечивает уверенность у соучредителей организации в том, что существующая система управ­ления нацелена на постоянное повышение эффективности
Разработанная и внедренная система управле­ния бизнес-процессами обеспечивает реализацию в организации процессного подхода в соответствии с требованиями международно­го стандарта ИСО 9001:2008 и получение соответствующего серти­фиката
Внедрение процессного подхода и построение системы менеджмента качества гарантирует четко определенный по­рядок и ответственность за разработку, согласование, утверждение и ведение документации
Требованием процессного управления является принятие решений, основанное на фактах, поэтому большое зна­чение для создания процессного управления имеет наличие в ор­ганизации информационной системы.

Для чего организациям нужен процессный подход?
Минимум проблем между сотрудниками разных департаментов.
Экономия времени.
Предсказуемость результатов.
Клиентоориентированность.

Какие недостатки и ограничения в применении процессного подхода?
Высокие требования к корпоративной культуре.
Сложность в описании процессов.
Трудоёмкий контроль.
Потеря в гибкости.
Размытая ответственность между владельцем процесса и руководителями сотрудников.

Этапы внедрения процессного подхода
1. Подготовительный этап включает в себя:
диагностику проблем организации;
определение основных бизнес-процессов (сети процессов);
определение и ранжирование целей проекта;
выбор (разработку) и утверждение методики ведения про­екта, включая методику моделирования бизнес-процессов, структуру регламента выполнения бизнес-процесса и другие документы;
подготовку программного и аппаратного обеспечения;
формирование рабочих групп;
методическую подготовку — обучение руководителей и спе­циалистов организации;
информирование персонала о задачах проекта;
детальное планирование работ.

Этапы внедрения процессного подхода
2. Этап моделирования и анализа бизнес-процессов «как есть» включает в себя:
создание моделей организационной структуры;
создание вспомогательных моделей (деревьев функций, доку­ментов, материальных ресурсов и т. д.);
разработку моделей бизнес-процессов верхнего уровня;
проверку адекватности моделей верхнего уровня;
разработку моделей детальных бизнес-процессов (несколько уровней декомпозиции);
проверку адекватности детальных моделей;
создание моделей документов, данных и т. д.;
проведение анализа моделей;
формирование отчетов.

Этапы внедрения процессного подхода
3. Этап моделирования и анализа бизнес-процессов «как должно быть» включает в себя:
выбор приоритетных направлений реорганизации процесса;
разработка критериев оценки эффективности перспективно­го процесса;
обсуждение конкретных мер повышения эффективности про­цесса;
формирование нескольких вариантов моделей бизнес- процесса «как должно быть»;
анализ полученных вариантов на основе выбранных крите­риев.
выбор приоритетов при изме­нении процессов
оценка рисков

Этапы внедрения процессного подхода
4. Этап моделирования и анализа бизнес-процессов «как должно быть» включает в себя:
регламентация бизнес-процессов и создание других необхо­димых документов поэтапное внедрение бизнес-процессов «как должно быть» процессной системы управления;
оперативный контроль выполнения плана;
контроль качества создаваемых (реорганизуемых) бизнес- процессов;
корректировка моделей бизнес-процессов на основе практи­ческого опыта;
изменения организационной структуры, должностных обя­занностей исполнителей;
разработка новой документации (регламентов по процессам, должностных и рабочих инструкций).

С какими проблемами сталкиваются компании в рамках перехода на процессное управление?
Существуют проблемы, общие для внедрения любых новых подходов, методик в компании. Эти проблемы относятся и к проектам по внедрению процессного управления:
отсутствие «лидерства у руководства»
отсутствие команды управленцев верхнего уровня, заинтере­сованности и участия руководства;
некорректная постановка целей проекта, непонимание сути и реальных возможностей процессного подхода;
попытки решить проблемы управления силами рабочей груп­пы без участия руководителей и менеджеров организации;
отсутствие внутренних стандартов на описание и регламен­тацию бизнес-процессов;
неэффективное применение инструмента моделирования бизнес-процессов;
оторванность от проекта среднего звена управления;
недостаточное освещение целей и результатов проекта внутри организации;
сопротивление изменениям персонала организации.

Каким компаниям подходит процессный подход?
> 50 человек. Чем больше людей в компании, тем больше между ними коммуникаций.
Стабильная деятельность. Если последовательность шагов не меняется 5 раз в месяц, то ещё есть смысл описывать процессы. В противном случае вам потребуется слишком много времени тратить на поддержание инструкций в актуальном состоянии.
Много повторяющейся работы. Лучший пример — банк. Выдача кредита повторяется по 400 раз в месяц только в одном подразделении. В этом случае затраты на описание процессов можно даже не сравнивать с пользой от ускорения.
Высокие требования к срокам выполнения работы компании. Если государство предъявляет особые требования к скорости выполнения работы — например, выдать загран.паспорт нужно за 30 дней, то в этом случае процессный подход поможет четко контролировать каждый паспорт и понять, что срок заваливается еще на 15-й день, а не на 44-й.

Мы любим вопросы. Не стесняйтесь спрашивать:)

AGILE – гибкая система управления проектами
Как бы непривычно это ни звучало, но серьезно разрабатывать программное обеспечение и управлять проектами начали уже в 70-х годах прошлого века. Именно в 1970 году американский ученый-компьютерщик Уинстон Ройс составил документ, называвшийся «Управление развитием крупных программных систем». В нем он приводил критику последовательной разработки, указывая на то, что разработка программного обеспечения не должна походить на работу сборочной линии (как, например, делается в автомобильном производстве), где новые детали по очереди добавляются в последовательные фазы.
Вместо того чтобы ждать, пока будут поочередно завершены все этапы (фазы), Ройс предложил применять фазовый подход. Суть его в том, что изначально собираются все требования, необходимые для проекта, после чего завершается вся архитектура, создается дизайн, записывается код и т.д.
На основе этого в 90-х удалось создать комплекс гибких методов разработки ПО, способных заменить сложные и трудоемкие методы. Происходило это так:
В 1991 году появился метод быстрой разработки приложений RAD
В 1994 году появился метод разработки динамических систем DSDM
В 1995 году появилась платформа (фреймворк) гибкой разработки Scrum
В 1996 году появилась гибкая методология разработки Crystal Clear, а также экстремальное программирование XP
В 1997 году появилась итеративная методология разработки ПО FDD
Все вместе эти методы объединились под общим названием гибких методов разработки ПО.
Четыре года спустя – в 2001 году в штате Юта (США) на курорте Snowbird собрались семнадцать разработчиков программного обеспечения. В результате обсуждения методов разработки был опубликован «Манифест о гибкой разработке программного обеспечения Agile»

Манифест Agile
Идеи Agile:
1. Люди и их взаимодействие важнее, чем процессы и инструменты
2. Рабочее ПО важнее, чем документация
3. Клиенты и сотрудничество с ними важнее, чем контракт и обсуждение условий
4. Готовность к внесению изменений важнее, чем первоначальный план
Принципы Agile:
- Удовлетворять клиентов, заблаговременно и постоянно поставляя ПО (клиенты довольны, когда рабочее ПО поступает к ним регулярно и через одинаковые промежутки времени)
- Изменять требования к конечному продукту в течение всего цикла его разработки
- Поставлять рабочее ПО как можно чаще (раз в неделю, в две недели, в месяц и т.д.)
- Поддерживать сотрудничество между разработчиками и заказчиком в течение всего цикла разработки
- Поддерживать и мотивировать всех, кто вовлечен в проект (если команда мотивирована, она намного лучше справляется со своими задачами, нежели команда, члены которой условиями труда недовольны)
- Обеспечивать непосредственное взаимодействие между разработчиками (возможность прямого контакта способствует более успешной коммуникации)
- Измерять прогресс только посредством рабочего ПО (клиенты должны получать только функциональное и рабочее программное обеспечение)
- Поддерживать непрерывный темп работы (команда должна выработать оптимальную и поддерживаемую скорость работы)
- Уделять внимание дизайну и техническим деталям (благодаря эффективным навыкам и хорошему дизайну команда проекта получает возможность постоянного совершенствования продукта и работы над его улучшением)
- Стараться сделать рабочий процесс максимально простым, а ПО – простым и понятным
- Позволять членам команды самостоятельно принимать решения (если разработчики могут сами принимать решения, самоорганизовываться и общаться с другими членами коллектива, обмениваясь с ними идеями, вероятность создания качественного продукта существенно возрастает)
- Постоянно адаптироваться к меняющейся среде (благодаря этому конечный продукт будет более конкурентоспособен)

Метод Scrum
Методика Scrum – решение, найденное Джеффом Сазерлендом, чтобы преодолеть
классические недостатки управления проектами: отсутствие слаженной работы внутри
команды, невыполнение намеченных планов, дублирование задач внутри подразделений
и т. д.
В отличие от старого «поэтапного» подхода, при котором выбрасываются
на ветер огромные средства и который зачастую так ни к чему не приводит, Scrum
позволяет выполнять обязательства меньшими силами, в короткие сроки и с низкими
затратами, а итоговый продукт отличается отменным качеством. Сегодня Scrum уже прочно
закрепилась в управленческом арсенале большинства технологичных компаний мира.

Как начать работать по методике SCRUM?
Выберите владельца продукта
Выберите команду
Выберите скрам-мастера
Создайте бэклог продукта
Уточните и оцените бэклог продукта
Планирование спринта
Работа должна быть видимой
Ежедневное собрание на ходу или еженедельный скрам
Обзор спринта
Ретроспективное собрание

Планировать полезно. Слепо следовать плану – глупо.
Проверять и адаптироваться.
Измениться или умереть.
Искать ответы вокруг себя
Великие коллективы
Не гадать. Планировать, действовать, проверять, корректировать.
Автономность и многофункциональность команд
Побеждать малым количеством
Обвинять глупо
Время конечно
Демонстрируйте или умрите
Выкиньте свои визитки
Все всё знают
По собранию в день
Многозадачность отупляет
Сделанное наполовину – не сделано
Если слишком усердно трудиться, работы становится больше - без героизма
Довольно с нас глупых концепций
Попасть в поток
Принципы SCRUM

Карта – еще не живая местность
Планируйте только то, что нужно
Используйте анонимный метод
Работа – это история
Узнайте свою динамику
Динамика × время = результат
Становитесь лучше каждый день
Секретность – яд
Работа должна быть прозрачной
Заставьте «пузырь счастья» лопнуть
Составьте список
Осознавайте роль владельца продукта
Лидер не босс
OODA вместо PDCA
То, что казалось вам нужным в самом начале, никогда не бывает тем, что вам нужно на самом деле
Принципы SCRUM

Тезисно описать какой из подходов вы примените для кейса из дз за 2 урок.
Описание должно содержать:
Какой подход выбрали и почему
Если процессный – расписать один процесс в Вашей компании по правилам нотации BMPN. Если Скрам – то написать спринт с изменениями/шагам по созданию продукта на две недели и поставить задачам рейтинг трудозатратности
https://kahoot.it/challenge/07475756?challenge-id=ee422bc8-af03-43da-9322-5ad567480027_1628174675014
ДЗ и вопросы

Ставьте оценку на платформе

Делитесь фидбеком в анкете

Если у Вас остались или появятся какие-то вопросы, смело пиши мне в личку на платформе - я обязательно отвечу, а возможно даже отдельно созвонимся!