Управление проектами

Проектный цикл(1)
ЭТАП
МЕРОПРИЯТИЯ В ПРОЕКТНОМ ЦИКЛЕ

Проектный цикл(2)
ЭТАП
МЕРОПРИЯТИЯ В ПРОЕКТНОМ ЦИКЛЕ

Типичные проблемы
Целевая группа четко не обозначена и не описана
Недостаточный анализ проблемы
Структура общей цели слабо разработана
Многоцелевой проект
Не выработаны допущения
Не разработаны индикаторы

Почему УПЦ?
Негативный опыт:
Неясные стратегические рамки
Слабый анализ ситуации
Планирование, ориентированное на мероприятия
Эффект от проекта, не поддающийся проверке
Упор на финансы
Краткосрочное видение
Неточная проектная документация
Нет взаимопонимания
У П Ц :
Четко определенный подход
Улучшенный анализ ситуации
Планирование, ориентированное на цели
Результат, поддающийся проверке
Акцент на качество
Фокус на устойчивость
Стандартизированные форматы
Взаимопонимание целей и процесса их достижений

Индикаторы Качества
Проект УМЕСТЕН, когда
он соответствует оговоренной стратегии и реальным нуждам получателей / бенефициариев;
он привязан к стратегическим целям и требованиям организации-донора (ЕС);
бенефициарии участвуют в процессе планирования на самой ранней стадии;
сделан тщательный анализ проблем;
цели четко определены с точки зрения пользы для целевой группы.
Проект ВЫПОЛНИМ, когда
планируемые цели реально достижимы в условиях, сложившихся на момент выполнения проекта;
учитывают способность ответственных организаций выполнить проект;
цели и результаты логичны и поддаются измерениям,
риски и допущения приняты во внимание.
Проект УСТОЙЧИВ, если получатели помощи продолжают получать выгоду от проекта после его завершения.

ФАЗА ПЛАНИРОВАНИЯ
ФАЗА АНАЛИЗА
1. Анализ проблемы - определение участников, их ключевых проблем, препятствий и возможностей; выяснение причинно-следственных связей.
2. Анализ целей - выработка целей из обозначенных проблем; выяснение связей “средства-цель”.
3. Анализ стратегии - определение различных стратегий для достижения цели; обозначение общих целей и цели проекта.
Логико-Структурный Подход
4. Логическая структура - определение структуры проекта, проверка его внутренней логики, а также формулирование целей и результатов в измеримых величинах, примерная оценка ресурсов.
5. Планирование деятельности - определение последовательности и зависимости действий, оценка продолжительности, постановка вех и распределение ответственности.
6. Планирование ресурсов - опираясь на план деятельности, разработать план расходов и бюджет.

1. Анализ проблемы
Каковы проблемы целевой группы?
2. Анализ целей
Каковы существующие варианты обращения к этим проблемам?
3. Анализ стратегии
К каким вариантам обратится наш проект?
4.Логическая структура
Как будут достигнуты цели проекта?
5. Планирование деятельности
Что должно быть сделано? Когда? Кто ответственный?
6. Планирование ресурсов
Какие требуются ресурсы? Сколько? Когда?
ЛСП: Средство разработки и управления проектом

Пример Дерева Проблем
ПРИЧИНЫ
СЛЕДСТВИЯ

Пример Дерева Целей
Уровень смертности младенцев и матерей упал
Менее высокий уровень инфекций у младенцев
Число заболеваний при досрочных родах стало меньше
Более низкий уровень до и послеродовых инфекций у матерей
Детское питание улучшилось
Большее число
мл-цев проходит
вакцинацию
Более ранняя и хорошая диагностика осложнений при родах
Качество гигиены и заботы персонала о пациентах улучшилось
Увеличилась посещаемость поселковых клиник
Матери охотно посещают клиники
Увеличилась равномерность и число клиник
Увеличилась число млад., вскармливаемых грудью
Необходимые лекарства в достатке
Более грамотный персонал
Больше стало продуктов, содерж. протеин
СРЕДСТВА
РЕЗУЛЬТАТЫ

Анализ стратегии (1)
Низкий уровень смертности младенцев и матерей
Низкий уровень инфекций у младенцев
Низкое число заболеваний при досрочных родах
Низкий уровень до и послеродовых инфекций у матерей
Улучшенное детское питание
Кол-во детей, прошедших вакцинацию стало выше
Более ранняя и хорошая диагностика осложнений при родах
Более высокое качество гигиены и работы персонала
Более высокая посещаемость клиник
Матери охотно посещают клиники
Больше продуктов содержит протеин
Большее число младенцев, вскармливаемых грудью
Достаточное кол-во лекарств
Более грамотный персонал
Большее кол-во клиник
- Стратегия вторичного здравоохранения
- Стратегия первичного здравоохранения
- Общая цель

Анализ стратегии (2)
В ПРОЕКТ
ЗА ПРОЕКТ
Низкий уровень инфекций у младенцев
Низкое число заболеваний при досрочных родах

Уровни целей
Ключевым шагом в применении подхода логической структуры является понимание определений различных уровней целей в логической структуре. Ниже приводится несколько полезных определений, которые послужат руководством при подготовке логической структуры.
1) Общая цель проекта должна показать - почему данный проект столь важен обществу, с точки зрения долгосрочной выгоды для конкретных бенефициариев и для более широких слоев населения. Также она должна указывать на то, как данный проект сочетается с общими приоритетами всей программы в целом и конкретного региона. Как правило, ОЦ не достижима в результате только лишь одного проекта (интервенции), а требует воздействия множества других проектов или программ.
2) Цель проекта – это центральная проблема конкретного проекта, выраженная в той выгоде или преимуществах, которые проект дает бенефициариям или целевой группе в долгосрочном плане. ЦП относится не к предоставляемым проектом услугам (являющимися результатами), а к использованию этих услуг бенефициариями.
3)Результаты описывают услуги, предоставляемые в ходе проекта бенефициариям или целевой группе, другими словами, это то, что достигает проект ко времени его завершения. К ЦП обычно приводят несколько результатов.
4)Мероприятия – это то, как необходимые услуги и средства будут предоставлены, то есть запланированные задания на основе запланированных ресурсов.

Определение индикаторов - ККВ
Цель: Улучшение положения в здравоохранении
Установить качество (природа индикатора): снижение уровня смертности
Установить целевую группу (кто): снижен уровень детской смертности
Установить место (где): уровень детской смертности снижен в северо-западной провинции
Установить количество: уровень детской смертности в северо-западной провинции снижен с X до Y
Установить время: уровень детской смертности в северо-западной провинции снижен с X до Y к 2005

Политическая поддержка
Соответствующая технология
Защита окружающей среды
Окончание проекта
Устойчивый
Неустойчивый
Отдача
Результат
Результат
Результат
Цель
проекта
Время
Гендерные и социально-культурные вопросы
Организационные и руководящие возможности
Финансово-экономическая жизнеспособность
Факторы, влияющие на устойчивость

Матрица ЛСП (“лог-фрейм”)
Общая цель
Цель
проекта
Результаты
Действия
Предв. условия
Ресурсы
Расходы
(бюджет)

Основы логической структуры
‘... ЕСЛИ предоставлены результаты,
и подтверждены допущения, ТОГДА цель проекта будет достигнута...’
Общая цель
Цель
проекта
Результаты
Действия

Отзывы получателей помощи
о результатах проекта
Отзывы бенефициариев
Общая цель
Цели проекта
Действия
Результаты

Допущения
Определить вопросы «окружающей среды» и устойчивости проекта
Факторы, которые руководство проекта не может или не собирается контролировать
Вмешательства в проект со стороны
Для успеха проекта очень важно: необходимые предварительные условия
Допущения на переходе “Результаты- Цель” являются критическими факторами успеха проекта

Оценка допущений
Будет ли он реализован?
Не включать в
логическую стурктуру
Включить в качестве допущения
Можно ли переделать проект так, чтобы повлиять на внешний фактор?
Да
Нет
Не включать в
логическую стурктуру
Важен ли внешний фактор?
Переделать проект, добавив некоторые виды деятельности или результаты; если необходимо, переформулировать цель проекта
Проект невыполним
Нет
Да
19

Общая цель: Снизить уровень бедности в определенном аграрном районе
Улучшение благосостояния фермеров
Увеличение доходов ферм
Перемены приводят к увеличению материального продукта
Фермеры добровольно перенимают опыт
Фермеры оценивают результаты, полученные после применения новых методов и технологий
Фермеры меняют привычное ради апробирования новых методов и технологий
Изменение отношения фермеров
Фермеры приобретают новые знания и навыки
Фермеры согласны с тем, что полученный совет отвечает их нуждам
Фермеры посещают обучающие семинары и презентации различных ферм
Услуги по подготовке презентаций и поставке технической информации
Уровень деятельности: Квалифицированное предоставление фермерам технических советов
Управленческий
Контроль
Внешние факторы
Управление проектом и внешние факторы

Роль индикаторов
Индикаторы объективно поддающиеся проверке (ОПИ) описывают цели проекта в измеримых величинах, и обеспечивают основу для измерения качества выполнения.
ОПИ должны быть К-И-Д-У-С:
Конкретными в плане качества, количества и времени (ККВ)
Измеримыми в конкретных рамках затрат
Доступными из уже существующих источников или при разумных дополнительных усилиях/затратах
Уместными по отношению к целям и чувствительными к изменениям
Своевременными для обеспечения полезности для руководства проекта
20

Индикаторы и Проектный Цикл
Секторальные индикаторы обеспечивают базу для мониторинга выполнения программ по сотрудничеству
Завершение индикаторов (с ККВ), определение ключевых допущений, а также разработка бюджета обеспечивают основу для развития плана мониторинга и оценки
Мониторинг сравнивает запланированное с реальным достижением цели (бюджет, план деятельности, результаты), чтобы определить требуемые коррективные действия
Обсуждение целей и возможных индикаторов помогает определить интересы посредников, а также построить право собственности
Индикаторы ККВ + бюджет, основанный на результатах-обеспечивают основу для оценивания эффективности затрат и оправдания распределения ресурсов
Оценка по критериям структурированных индикаторов гарантирует эффект, отдачу и устойчивость, которые подлежат оценке, а также уроки, которые надо извлечь

Выбор источников для проверки
Затраты
Сложность
Административные
записи
Административные
акты
Текущая
статистика
Адаптированная
текущая статистика
Интервью с
получателями помощи
Конкретный
обзор выборки

Контрольный лист дизайна
1
2
3
Обзор
целей
Проверка
допущений
Оценка индикаторов
Общая цель
Цель проекта
Результаты
Мероприятия

Планирование деятельности и ресурсов
План работы и бюджет, основанные на результатах
Логическая структура

Планирование деятельности
План деятельности:
Обеспечивает логико-структурный подход, направленный на цель
Разбивает виды деятельности на текущие задачи
Разъясняет последовательность, продолжительность и приоритетность задач
Определяет ключевые вехи
Определяет ответственность работников и руководителей

Планирование деятельности (2)

Планирование ресурсов
План ресурсов:
Обеспечивает Логико-структурный подход, направленный на цель
Способствует бюджетированию, основанному на результатах и мониторингу эффективности затрат
Обеспечивает основу для спланированной мобилизации ресурсов (местных и внешних)
Определяет постоянные текущие расходы:
Требования к финансированию со стороны партнера
Послепроектная финансовая устойчивость

Планирование ресурсов (2)
Шаг 1 Скопировать мероприятия из расписания меропр.
Шаг 2 Определение необходимых ресурсов
Шаг 3 Разбить ресурсы по статьям расходов
Шаг 4 Определить ед. измерения
Шаг 5 Определить количество за
период
Шаг 7 Определить источник финансов
Шаг 8 Показать коды бюджета
Шаг 9 Показать план расходов
Шаг 10 Подсчитать общие расходы по cтатьям расходов
Шаг 6 Оценить стоимость ед. изм.
Шаг 11 Подсчитать регулярно возникающие расходы

Планирование ресурсов
(пример программа Тасис «Демократия»)