Значение тайм-менеджмента в профессиональной деятельности. Тема 2

1. Значение тайм-менеджмента в профессиональной деятельности
2. Сущность времени
3. Инвентаризация и анализ временных затрат

Один из экспертов (А. Маккензи) опросил в течение своей консультативной деятельности 1000 менеджеров и пришел к следующим выводам:
из ста менеджеров лишь один имеет достаточно времени;
десятерым требуется на 10% больше;
сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
остальным не хватает 50% времени.

Чтобы вскрыть причину возникающего дефицита времени, нужно провести инвентаризацию времени (метод записи времени с целью конкретного определения, сколько времени, на что и с кем вы тратите, чтобы вскрыть действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля).

Стилю работы менеджера, испытывающего недостаток времени для стратегического управления и принятия решений, характерны следующие признаки:
нервозность и сумбурность в действиях;
нетерпеливость в решении вопросов в отношениях как с равными себе по рангу руководителями, так и с подчиненными;
стремление даже при незначительных затруднениях во взаимоотношениях с коллегами выходить на вышестоящие уровни руководства.

Исследователями выделены самые существенные «поглотители» времени:
1. Нечеткая постановка целей.
2. Отсутствие приоритета в делах.
3. Стремление сделать все сразу.
4. Отсутствие представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Неумение оценить время, плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Скверная система ведения дел, постоянные поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
8. Недостаток мотивации.
9. Неподчинение приказам.
10. Отрывающие от дел телефонные звонки и незапланированные посетители.
11. Неспособность сказать «нет».
12. Неполная, запоздалая информация.
13. Отсутствие самодисциплины, внезапные решения.

14. Затяжные совещания.
15. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
16. Отсутствие связи или неточная обратная связь.
17. Излишняя коммуникабельность и болтовня на частные темы.
18. Чрезмерность деловых записей.
19. Синдром «откладывания дел со дня на день».
20. Неумение слушать, желание знать все факты.
21. Длительные ожидания встреч и т.д.

Преимущества последовательного использования самоменеджмента:
1) концентрация на существенном, лучшие результаты труда;
2) снижение распыления сил и средств;
3) отграничение важных дел от менее важных;
4) решение о приоритетных заседаниях и делегациях;
5) хорошая память;

6) рационализация в результате объединения заданий;
7) уменьшение неполадок и прерываний и управление ими;
8) меньше спешки и стресса;
9) невозмутимость в случае непредусмотренных результатов;
10) самодисциплина при выполнении заданий, лучшая организация труда;

11) планирование предстоящего дня;
12) распорядок в ходе дня;
13) обзор и ясность в выполнении заданий;
14) согласованность заданий на следующий рабочий день;
15) повышение самоконтроля;
16) выигрыш времени благодаря методичной работе, меньшая загруженность работой;

17) переживание успеха в конце рабочего дня;
18) достижение целей дня;
19) высокое удовлетворение от работы и большая мотивация;
20) повышение работоспособности, выполнение работы с меньшими затратами;
21) рост квалификации, меньше ошибок при выполнении своих функций;
22) достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.

2. Сущность времени. Понятие ресурса времени и его определение
Время соединяет абсолютно все структуры нашей жизни, и это такой ресурс, который невозможно пополнить. Основная проблема человечества в эпоху глобальных перемен и высокоскоростного развития научно-технического прогресса — управление собственным временем. Если задуматься, то всякая профессиональная деятельность имеет свой темп, ритм и скорость, а все социальные процессы происходят во времени. Время не что иное, как продолжительность нашей жизни, ступени ее развития, которые имеют разное значение для формирующейся личности.

Время — это еще и темп, скорость, сроки, ритмы, периоды, этапы и определенные структуры самых различных процессов и явлений.
Понятие «время» обладает множеством значений, и в целях его уточнения обратимся к социально-экономическим, социально-философским, социально-психологическим источникам.
Время — один из важнейших факторов, влияющих на экономические процессы. Оно характеризует их динамику. Проявляется в форме отсчета времени, продолжительности протекания процессов, дат экономических событий, периодов экономических циклов.

Время — одна из форм (наряду с пространством) восприятия пространства, возникновения, становления, течения и разрушения всех явлений бытия. Оно связано с установлением причинной связи между прошлым, настоящим и будущим. Время структурируется по годам, временам года, месяцам, неделям, суткам, часам, минутам, секундам
Принято выделять два типа времени — объективное (внешнее) и субъективное (внутреннее). Объективное время — общее для всех людей (секунды, минуты, часы, сутки, годы и др.), им измеряют продолжительность событий, оно строго структурировано и неизменно и служит эталоном, в соответствии с которым живет человечество. Оно не поддается контролю, поскольку является физической реальностью, но чтобы не потерять ни секунды, составляются расписания и графики, анализируется, сколько времени понадобится для решения поставленных задач и достижения целей. А стремление уложиться в строго отведенное для этого время приводит к волнению, перенапряжению и беспокойству.

Время — это самый дефицитный ресурс, а если не уметь и не стремиться им управлять, то все сферы жизни человека станут неуправляемыми. И людям жизненно необходимо осознать, что оно является для нас некоей материальной ценностью особого рода, так как остальные ценности мы можем накапливать и сохранять, а время беспрерывно проходит и ежесекундно ускользает. Лишь правильно применив имеющиеся ресурсы личности за определенный период можно достичь поставленных целей и получить наилучшие результаты.

Исследователи подсчитали:
— в году 8760 часов;
— 2920 из них тратится на сон;
— 1928 проводится на работе;
— 1664 часов приходится на выходные (без учета сна);
— 320 часов отпуска (не считая выходных);
— 1446 «свободных» часов в течение рабочей недели (на самом
деле их меньше в два раза — 723);
— 428 часов тратится на поездки;

За год:
— 5 лет на уборку;
— 4 года на путешествия;
— 7 лет на водные процедуры;
— 13 лет на интернет, телевизор;
— 1 год на поиск нужной вещи среди разбросанных в беспорядке других вещей и предметов.

И учитывая все это, необходимо извлекать наибольшую выгоду из затраченных часов и попытаться научиться использовать все отведенное время для того, чтобы успеть сделать все самое важное и необходимое. С течением жизни значение времени приобретает огромное значение: для кого-то оно быстротечно, и он начинает задумываться об экономии этого ресурса, а для других оно тянется бесконечно долго.
Управление ресурсом времени на самом деле не что иное, как управление собственной жизнью, а человек в любой момент может сделать выбор: или сидеть, сложа руки, ничего не предпринимая, или взять управление им в свои руки. Возможно, навык управления ресурсом времени станет инструментом для управления собой, окружением, условиями, деньгами.

3.Инвентаризация и анализ временных затрат
Поскольку время является невосполнимым ресурсом, каждый человек должен вести его точный учет, чтобы научиться дорожить временем и отдавать себе полный отчет, каким образом оно расходуется. В этом может помочь инвентаризация и анализ временных затрат предложенных вашему вниманию.

Карточка ежедневного учета времени А. Гастева
В 20-х годах прошлого века знаменитый общественный деятель и ученый Алексей Капитонович Гастев создал Центральный институт труда, главными задачами которого были исследования, разработки и практическое внедрение методов совершенствования организации труда. Одним из этих методов является карточка учета личного времени, которая заводится на один день и делится на несколько этапов. В ее левой части вписывается код и вид деятельности, справа отмечается длительность выполненного вида деятельности (масштаб одной клеточки — 30 минут).
В течение первой недели учета времени столбец «код» не заполняется, а в «Вид деятельности» вписывается вид работы, отдыха и т.д. Время выполнения любого вида деятельности — заштриховывается клеточка в правой части карточки.

Рисунок 1 - Карточка учета личного времени А.К. Гастева

Автор методики предлагает по окончании первой недели в целях удобства анализа каждому виду деятельности присвоить свой код, отображающий ее характер. Аналогичную работу необходимо сгруппировать в один код, их количество должно быть от 15 до 20.
Рисунок 2 – Примеры кодировки видов деятельности

Далее все коды вносятся в соответствующий вертикальный столбец карточки учета, а горизонтальная линия отражает масштаб времени (0,5 час/клет.), и проводится анализ затраченного времени.
Рисунок 3 – Фрагмент анализа расхода времени

После этого в график анализа результатов учета времени переносятся данные с карточек учета, все дни отделяются вертикальными линиями, а над горизонтальными линиями, показывающими длительность представленного вида работы, указывается число месяца. Таким образом, после проведенного анализа становится видна реальная картина затраченного времени.
После этого в график анализа результатов учета времени переносятся данные с карточек учета, все дни отделяются вертикальными линиями, а над горизонтальными линиями, показывающими длительность представленного вида работы, указывается число месяца. Таким образом, после проведенного анализа становится видна реальная картина затраченного времени.

Учет времени Платона Михайловича Керженцева
Сподвижник А.К. Гастева по внедрению научной организации труда в Россию П. Керженцев предложил вести систематические записи израсходованного времени — составление хронокарт, которые имеют разнообразную форму.
Он же говорит о том, что всякий учет времени оперирует со следующими группами элементов:
1) элементы времени (предлагается записывать с отклонениями в 5, 10, 15 и более минут);
2) элементы, подлежащие учету (подразделяются на работу и отдых).

Виды хронокарт:
1. Последовательная цифровая запись дня, в которую записываются друг за другом все виды работы и времяпрепровождения за сутки.
Как отмечает П. Керженцев, недостаток этой записи в том, что нет наглядного представления расхода времени в течение дня.
2. Запись на разлинованной карточке, где все последовательные действия вносятся каждый раз в новую строку, получая график в виде нисходящей лестницы. Для большей наглядности можно заносить аналогичный расход времени в одну и ту же строчку, а также сгруппировать по схожим элементам, что даст четкое графическое представление обо всех событиях дня и связи между ними.

Рисунок 4 - Бланк учета времени П.М. Керженцева

Рисунок 5 - Хронокарта П.М. Керженцева

По мнению автора, ведение хронокарты занимает несколько минут в день и является очень эффективной мерой контроля времени и его правильного распределения. Необходимо систематически использовать хронокарты как одно из средств выработки «чувства времени», что поможет отчетливо представлять себе, как идет работа во времени, а также научит безошибочно определять различные временные промежутки. Однако одной хронокарты недостаточно, так как она отмечает довольно большие временные интервалы, а чувство времени может быть сформировано как раз при определении секунд и минут.