Функціонування облікових підрозділів. (Лекція №5)

План
Форми і принципи організації бухгалтерських підрозділів.
Поділ та кооперація праці в обліковому підрозділі.
Нормування праці та визначення чисельності облікових працівників.
4. Розробка внутрішніх організаційних регламентів праці облікових підрозділів.

1. Форми і принципи організації бухгалтерських підрозділів.

Праця виконавців облікових функцій має свої особливості:
високий інформативний рівень,
локальний характер праці щодо простору,
суцільність виконуваних функціональних обов’язків.
Можна виокремити основні принципи, яким має відповідати організація праці у сфері бухгалтерського обліку:
- науковість (використання напрацювань науки і практики щодо організації діяльності даної категорії працівників);
- суцільність (постійні пошуки шляхів удосконалення організації праці);
- комплексність (застосування комплексу організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психологічних та інших заходів);
- плановість (проектування комплексу заходів щодо організації праці).

Відповідно до наведених принципів виокремлюють елементи організації праці, чи заходи, що забезпечують їх реалізацію:
- чітке адресне керівництво процесом організації праці;
- професійна спеціалізація праці;
- кооперування праці;
- нормування праці;
- наявність концепції мотивації праці.

Посадова особа, що несе відповідальність за організацію праці в бухгалтерському підрозділі, має відповідати певним вимогам:
- користуватись авторитетом серед колег;
- мати високий рівень професійної підготовки;
- володіти навичками та знаннями щодо управління персоналом, робочим часовим навантаженням та іншими напрямками організації праці;
- постійно підвищувати професійний рівень і вивчати й застосовувати передовий досвід міжнародної та вітчизняної практики, результати сучасних наукових досліджень.

До обов’язків такої посадової особи належать:
- визначення розподілу функцій щодо працівників бухгалтерської служби;
- установлення рівнів кооперування праці;
- аналіз трудового процесу і витрат робочого часу;
- нормування праці працівників бухгалтерської служби;
- оптимізація чисельності персоналу бухгалтерської служби;
- розробка робочих організаційних регламентів (положення про бухгалтерію, сектор, групу; посадових інструкцій);
- вироблення механізму добору кандидатів на працевлаштування;
- розробка концепції мотивації праці;
- організація соціального забезпечення;
- організація ергономічного забезпечення.

Робота бухгалтерської служби починається з її комплектації.
Вакансії робочих місць за відповідного обсягу роботи потребують заповнення.
Процес приймання на роботу передбачає деталізацію вимог до вакантної посади (рахівник, обліковець, старший бухгалтер, старший економіст, керівник групи, сектора, головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера) і до кандидатури на її отримання, добір кандидатів і приймання.
Деталізація вимог до вакантної посади по суті відбиває положення посадової інструкції. Формуючи ці вимоги, варто виокремити обов’язки чи функції посадових осіб, кваліфікаційні вимоги та спектр професійних навичок і знань.
За наявності кандидатур на певну посаду слід упевнитись, що вони фактично відповідають вимогам, які висуває установа чи організація.
Добір кандидатур здійснюється одним з таких методів:
- співбесідою;
- анкетуванням;
- тестуванням;
- комбінованим.

Самоорганізація — це комплекс заходів, які виконуються працівником для забезпечення системності та порядку в роботі.
Основними елементами самоорганізації є організація робочого місця, робочої зони, раціональний режим праці, послідовність виконання операцій та ін.
Режим роботи — це чергування робочого часу і відпочинку. Має бути встановлений такий режим, коли заздалегідь відомі початок роботи, перерви у роботі, змінність, чергування видів робіт, графіки відпусток, кінець роботи і т. ін.

Важливим елементом самоорганізації роботи є визначена система застосованих працівником прийомів, так званого стилю роботи.
Розрізняють конкретний стиль окремого працюючого та загальний стиль роботи окремої професії.
Конкретний стиль — індивідуальний, властивий конкретному працівнику.
Загальний стиль роботи у своїх найбільш важливих рисах та аспектах — професійно-організаторському та морально-психологічному — передбачає відповідальність, науковий підхід, високу культуру праці, контроль та перевірку виконання, правдивість, рішучість, самостійність, твердість, вимогливість, чуйність, скромність тощо.

Організація поточної роботи починається з ретельного планування робочого дня, чіткої системи організації власної роботи. Робочий час має бути щодня розподілений за годинами.
Незважаючи на наявність індивідуальних графіків роботи, кожний працівник бухгалтерії повинен спланувати свій робочий день зранку і накреслити, що потрібно виконати, кого запросити, у кого бути, кому і про що доповісти, які матеріали підготувати, кому зателефонувати тощо.

2. Поділ та кооперація праці в обліковому підрозділі.

3. Нормування праці та визначення чисельності облікових працівників.

Бухгалтерські роботи нормують трьома методами:
Експертний метод оцінки трудомісткості застосовує спеціальна комісія, до складу якої входять висококваліфіковані спеціалісти: бухгалтери, економісти, фінансисти
Розрахунково-аналітичний метод ґрунтується на фотографуванні або самофотографуванні робочого часу. До цього методу належить і метод моментних спостережень.
Дослідно-статистичний метод ґрунтується на застосуванні трудомісткості робіт, розрахованої за раніше виконаними роботами. Для цього використовують дослідно-статистичні дані.

Витрати праці працівників у бухгалтерії визначають у вигляді норм часу і виробітку, керованості, обслуговування, співвідношення та чисельності.
Норма часу — це витрати часу на виконання одиниць робіт одним або групою працівників за визначених організаційно-технічних умов.
Норму часу визначають у людино-годинах і людино-днях.
Норма виробітку — це кількість одиниць роботи (запис, підсумовування, підготовка документа), яку повинен виконати той чи інший працівник за одиницю часу (годину, день, місяць) при визначених організаційно-технічних умовах.

Норма керованості — кількість працюючих, якими повинен керувати той чи інший керівник (головний бухгалтер, завідуючий сектором чи групою) відповідної кваліфікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи.
Норма співвідношення — це кількість працівників певної кваліфікації, яка припадає на одного працюючого іншої кваліфікації за заздалегідь визначених організаційно-технічних умов.

Норма чисельності — кількість бухгалтерських працівників, яку встановлюють для виконання робіт і яка закріплена за всією бухгалтерією в цілому або за її підрозділом при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах роботи.
Норма обслуговування — кількість одиниць, об’єктів обліку, що обслуговує один або група працівників відповідної кваліфікації при заздалегідь визначених організаційно-технічних умовах.
Такими об’єктами можуть бути, наприклад, кількість назв постачальників, розрахунки з якими має забезпечити один бухгалтер; кількість працівників, закріплених за одним бухгалтером з розрахунку оплати праці; кількість покупців, розрахунки з якими має здійснювати один бухгалтер.

Для визначення потрібної кількості облікового, контрольного і аналітичного персоналу застосовують норми, розроблені або в централізованому порядку, або на самих підприємствах. Іноді застосовують норми-аналоги.
Чисельність працівників для виконання облікових, контрольних та аналітичних робіт визначають здебільшого методом прямого розрахунку на підставі обсягу робіт і норм.
Проте багато облікових, контрольних і аналітичних робіт важко підлягають нормуванню. Наприклад, різні логічні роботи або інструктаж.
Слід також враховувати, що робота бухгалтерського апарату є нерівномірною. Тому необхідну кількість працівників у бухгалтерії визначають непрямими методами.

Для розрахунків обсягу облікових робіт використовують такі одиниці вимірювання:
• один первинний прихідно-видатковий документ;
• кількість рядків та колонок в одному документі;
• кількість записів у облікові реєстри;
• чисельність працюючих, охоплених табельним обліком;
• чисельність працівників, яких обслуговує один бухгалтер;
• ступінь комп’ютеризації обліку, %.

Для встановлення чисельності у кожному топологічному підрозділі визначають насамперед середньомісячну кількість документів.
У кожному топологічному підрозділі документи групують щодо норм та кількісно-якісних характеристик: рядків, колонок, процента робіт, що передають на автоматизовану обробку. Далі визначають загальну кількість працівників, необхідну для виконання обсягу робіт.

Загальну чисельність працівників облікової служби по господарству визначають підсумовуванням розрахункової чисельності працюючих, визначеної з окремих топологічних дільниць обліку, а також працівників, зайнятих обслуговуванням дільниць з оплати праці та табельного обліку. Крім того, необхідно визначити чисельність працюючих у бухгалтерії, роботу яких не нормують: заступників головного бухгалтера, касирів, ревізорів.
Іноді у складі управління можуть бути окремі підрозділи: група аналізу господарської діяльності, група контролю та ін.

Для кожного господарства загальну чисельність працівників обліку визначають у двох показниках: явочна й облікова.
Явочна чисельність — це кількість працівників обліку, контролю і аналізу, яку було визначено прямим розрахунком — без урахування неробочих днів, чергових відпусток, хвороби та ін.
Облікова чисельність — це явочна чисельність, скоригована на неробочі дні.

4. Розробка внутрішніх організаційних регламентів праці облікових підрозділів.

Функціонування апарату бухгалтерії як самостійного структурного підрозділу підприємства регламентується відповідними нормативними документами, що визначають сукупність правил стосовно порядку його діяльності.
Зазначені нормативні документи називаються організаційними регламентами.
До їхнього складу належать:
Положення про бухгалтерію,
посадові інструкції,
графіки, операційні інструкції,
програми управління, регламенти робочого дня і т. ін.

Під положенням загалом розуміють правовий акт, що визна­чає порядок утворення, завдання і функції та організацію роботи підприємства, його структурного підрозділу. Положення про бухгалтерію є організаційно-розпорядчим документом безстро­кового зберігання, а тому його складання потребує значної відповідальності. Положення розробляють на основі типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 січня 2011 р. № 59.
Зазначений вид організаційного регламенту має таку струк­туру: загальні положення; мета і завдання діяльності бухгал­терського підрозділу; функції бухгалтерського підрозділу; права бухгалтерського підрозділу; організація роботи.

Положення про бухгалтерську службу готує головний бух­галтер, оформлюючи на відповідному бланку, а затверджує ке­рівник підприємства.
Положення про сектор, групу бухгалтер­ської служби розробляють керівники відповідних структурних підрозділів бухгалтерії за схемою, аналогічною викладеній попередньо. Затверджує ці положення головний бухгалтер, а далі вони під розписку доводяться до працівників бухгал­терської служби.

Посадова інструкція представляє собою адміністративний акт, у якому визначено обов’язки, права, відповідальність і взаємовідносини працівника з рештою співробітників підпри­ємства.
Укладаючи посадові інструкції, керуються класифіка­тором професій ДК.003:2010, затвердженим Наказом Держспо­живстандарту України 28.07.2010 № 327 та Довідником квалі­фікаційних характеристик професій працівників.

Посадова інструкція має такі (орієнтовно) розділи:
загальні положення;
посадові обов’язки;
права;
відповідальність;
взаємовідносини за посадою;
організація роботи і критерії оцінювання.

Розділ «Загальні положення» містить інформацію про посаду, підпорядкованість, вимоги до освітнього рівня, практичного досвіду роботи за спеціальністю, порядок призначення і звіль­нення працівника на/з посади.
Розділ «Посадові обов’язки» розкриває перелік робіт, що забезпечують виконання функцій. Цей розділ розписують докладно, зазначаючи конкретні форми носіїв облікової інфор­мації, що їх обробляє посадова особа, періодичність виконання окремих робіт, способи заповнення носіїв облікової інформації тощо.

Розділ «Права» висвітлює права, якими наділено посадову особу щодо виконання покладених на неї посадових обов’язків.
У розділі «Відповідальність» визначаються напрями відпові­дальності відповідно до посадових обов’язків.
Розділ «Взаємовідносини за посадою» містить інформацію про зв’язки, які виникають у процесі утворення інформаційних потоків щодо конкретних трансакцій. При цьому виокремлюють відносини із працівниками інших структурних підрозділів, апарату бухгалтерії та керівником структурного підрозділу бухгалтерії, до якого відноситься посада.
Останній розділ розкриває організаційні питання (режим чи графік роботи працівника, порядок контролю за його діяльніс­тю, сумісництво за іншими видами робіт тощо), подає парамет­ри оцінювання результатів його праці як спеціаліста й визначає напрям подальшого використання працівника.