Определение ключевых полей

Ключевое поле
это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице.

Свойство
Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле.

Следствия
Ключ – это поле, содержащее данные без повторяющихся значений или пустых (незаполненных) значений.
Не могут быть ключевыми поля:
Логическое,
Гиперссылка,
Поле объекта OLE.

Назначение
Ключевые поля используются:
для быстрого поиска записей,
для связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

Типы ключевых полей
счетчик,
простой ключ,
составной ключ.

1. Счетчик
В режиме Конструктора таблиц:
Включить в таблицу поле типа Счетчик.
Задать для свойства Новые значения вариант Последовательные.
Выделить поле и нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор таблиц.

Замечание
Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении таблицы будет выдано сообщение о создании ключевого поля.
Желательно с ним согласиться.
Будет создано ключевое поле типа Счетчик.

2. Простой ключ
Для создания простого ключа достаточно иметь поле, которое содержит уникальные значения (например, коды или номера).

Для проверки наличия записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей.

Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ.

3. Составной ключ
Составной ключ необходим в случае, если невозможно гарантировать уникальность записи с помощью одного поля.
Он представляет собой комбинацию нескольких полей.

Определения составного ключа
Открыть таблицу в режиме Конструктора.
Выделить поля, которые необходимо определить как ключевые.
Можно использовать выборочное выделение (+ Ctrl).
Нажать кнопку Ключевое поле на панели инструментов Конструктор
таблиц.

Замечание
Для составного ключа существенным может оказаться порядок образующих ключ полей.
Сортировка записей осуществляется в соответствии с порядком ключевых полей в окне Конструктора таблицы.

Замечание
Если необходимо указать другой порядок сортировки без изменения порядка ключевых полей, то сначала нужно определить ключ, а затем нажать кнопку Индексы на панели инструментов Конструктор таблиц.
Затем в появившемся окне Индексы нужно указать другой порядок полей для индекса с именем Ключевое поле.

Рассмотрим в качестве примера применения составного ключа таблицу "Заказано" базы данных из примера .

В данном случае в качестве составного ключа используются поля "Код заказа" (OrderlD) и "КодТовара" (ProductID), т. к. ни одно из этих полей в отдельности не гарантирует уникальность записи.

При этом в таблице выводится не код товара, а наименование товара, т. к. поле "КодТовара" (ProductID) данной таблицы содержит подстановку из таблицы "Товары" (Products), а значения полей "КодТовара" (ProductID) этих таблиц связаны отношением "один-ко-многим" (одной записи таблицы "Товары" (Products) может соответствовать несколько записей таблицы "Заказано" (OrderDetails)).
Оба поля могут содержать повторяющиеся значения.
Так, один заказ может включать в себя несколько товаров, а в разные заказы могут включаться одинаковые товары.
В то же время сочетание полей "КодЗаказа" (OrderlD) и "КодТовара" (ProductID) однозначно определяет каждую запись таблицы "Заказы" (OrderDetails).

Удаление ключа
Открыть таблицу в режиме Конструктора.
Выделить имеющееся ключевое поле (ключевые поля).
Отжать кнопку Ключевое поле и поле потеряет значок (значки) ключевого поля.

Изменение ключа
Удалить имеющиеся ключи.
Выбрать другой набор полей для ключа.
Нажать на кнопку Ключевое поле.