Шаблоны, экранные формы, слияние в MS Word

1. Шаблоны
Цель использования шаблонов:
создание документа на основе уже готового образца. Пользователю необходимо только заполнить соответствующие поля
Пример шаблона изысканного письма, установленного в MS Word 2007

1. Шаблоны
документ, сохраненный как Шаблон Word.
Формат *.dot, *.dotx

Применение готового шаблона
Выберите шаблон из:
Установленных шаблонов,
Моих шаблонов,
Из существующего документа
Далее заполните шаблон и сохраните документ

Создание нового шаблона
Выберите шаблон, на основе которого будете создавать новый:
Пустые и последние
Из установленных,
Мои шаблоны,
Из существующего документа

2. Экранная форма
Электронный бланк с элементами управления (полями для заполнения)
Для создания элементов управления применяются:

Пример экранной формы,
созданной в MS Word 2007
Назначение экранной формы – автоматизация процесса заполнения бланков, шаблонов

Как включить ленту Разработчик в MS Word 2007

Элемент управления Текстовое поле
Свойства: Тип (обычный текст, число, дата; длина – кол-во символов)
Пример:

Элемент управления Поле со списком (выбор из списка или ввод с клавиатуры)
Свойства: Добавляются элементы раскрывающегося списка
Пример:

Элемент управления Список
(только выбор из списка)
Свойства: Добавляются элементы раскрывающегося списка
Пример:

Элемент управления Флажок
Пример:

Элемент управления содержимым рисунка
Пример:
Здесь может быть фотография

Защита документа от изменений
При необходимости задать пароль
Защиту следует установить с той целью, чтобы пользователь формы не изменял структуру, а мог только заполнить поля (как в бумажном аналоге)

3. Слияние документов
Задача слияния документов: создание множества одинаковых документов, отличающихся лишь отдельными данными.
Пример: письма с одинаковым содержанием. Их отличие – обращение (ФИО), адрес.
В операции слияния участвуют 2 документа:
источник - он содержит таблицу (создан в Word, Excel или Access)
основной – содержит текст письма и изменяемые данные, импортированные из источника.

Инструменты слияния и очередность их применения
1.
2.
3.
5.
4.

Алгоритм слияния
Создать и сохранить файл источник с таблицей в Word, Excel или Access (первая строка строго содержит заголовки столбцов)

.
2. Создаем новый документ в Word,
3. Выбрать получателей (открыть файл источник с таблицей)
4. Набираем текст письма и вставляем поля (имена столбцов) таблицы-источника.
Алгоритм слияния

Алгоритм слияния
5. Выбираем адресатов, просматриваем результат слияния.
…

Алгоритм слияния
6. Печатаем письма