Комунікаційні процеси на підприємстві

Основні фази існування неструктурованої інформації
Вивід з системи
Поточна робота
Завантаження
Зберігання/навігація
Етап введення інформації в систему різними способами
Організація чи структурування документів для легкого пошуку і фільтрування
Робота з документами з мож-ливістю спільного доступу тощо
Публікація інформації загалу

Сканування документів
застосовування технології оптичного
розпізнавання символів OCR
(Optical Character Recognition).
Заповнення електронних форм
застосування сучасних форм дозволяє одразу
структурувати всю інформацію у таблиці.
Інші шляхи імпорту
інформація може надходити шляхом імпорту файлів з
магнітних носіїв, факсів, електронних листів тощо.
Завдання атрибутів і ключових слів
вони повинні містити короткий опис документа, що значно спростить процес класифікації та пошуку.
Фаза завантаження інформації

МЕТОДИ
ЗБЕРІГАННЯ,
НАВІГАЦІЇ, ПОШУКУ, ФІЛЬТРАЦІЇ ІНФОРМАЦІЇ

1.Система каталогів
групування й навігація в сховищі документів
пошук і фільтрація дуже обмежені
Специфічний метод зберігання реалізований у пакеті Lotus Notes у
вигляді так званої бази документів.
Інстальована система корпоративного класу для електронної пошти, обміну повідомленнями, спільної роботи над завданнями і управління часом.
Платформа Notes була створена компанією Lotus в 1989 р, а потім придбана IBM в 1995 р
2.Поштові ланцюги
3.Lotus Notes

4.Бібліотеки документів
містять у базі даних картки документів з атрибутами й ключовими словами.
пошук по атрибутах, по ключових словах і по повному змісту тексту на основі індексу.
Сучасні програми пошуку розпізнають атрибути навіть введені з помилками, на основі підбору найбільш схожик слів.
APRP у пакеті Excalibur EFS.
6. Системи управління базами даних
5. Контекстний пошук
тексти документів зберігаються в символьних полях змінної довжини, розширені засоби SQL-пошуку дозволяють формувати змішані запити для пошуку по атрибутах і контекстному пошуку, для зберігпння зображень використовують поля бінарних
об'єктів великої довжини BLOB й/або гіпертекст.

Microsoft Access
Переваги Access. Простота, гнучкість, наявність різноманітних майстрів, конструкторів, надійна робота.
Недоліки Access. Слабкі засоби захисту і відновлення інформації, обмеження на обсяг інформації, відсутність власної мови програмування, низька швидкість при роботі з великими обсягами інформації.

Організація колективної роботи
Технологія groupware
підтримкою виконання одного колективного завдання й
відсутністю структуризації в організації робіт. важлива наявність блокувань для уникнення. Використання ресурсів, санкціонування доступу по ідентифікаторах і паролям, захист інформації за допомогою прав доступу.
мережевий доступ до файлів і БД;
локальна й глобальна електронна пошта (включаючи конференції й дискусії);
термінальний доступ, пересилання файлів й електронна дошка оголошень;
перегляд та інтерпретація гіпертексту (гіпермедіа).

Організація колективної роботи
Технологія workflow
автоматизації документообігу в середніх і великих офісах. Сукупність станів і переходів, необхідних для опису взаємодії, як мінімум двох суб'єктів для досягнення виконання заздалегідь завданої умови.
підтримка багатокористувацької роботи з декількома завданнями одночасно;
чітка структуризація виконання робіт по ролям й документам з контролем виконання.
**Вивід інформації здійснюють шляхом друку документів, публікації їх на
Web-серверах, у загальних поштових папках й на електронних дошках
оголошень або розсилання їх телекомунікаціями.

Приклад поганої організації структурування інформації

Приклад організації інформації реального підприємства

ЦІКАВИЙ ФАКТ:
Керівники організацій та їх ТОП-менеджери від 50 до 90% робочого часу витрачають на комунікації в рамках своєї компанії. Це необхідно для ефективного інформаційного обміну між співробітниками, швидкого прийняття правильних рішень і налагодженості роботи всієї організації.
Останнім часом в управлінських колах все частіше піднімається питання про те, як же підвищити ефективність комунікації в своїй компанії, не перетворюючи її при цьому в буденне «спілкування» між співробітниками.

КОМУНІКАЦІЯ ЯК СПОСІБ ВЗАЄМОДІЇ
У будь-якій організації на кожному етапі її роботи співробітники спілкуються один з одним, передають між собою важливу інформацію і отримують вказівки від керівництва. У загальному плані це і є комунікація - процес обміну інформацією. Але в організації комунікації розгортаються в двох форматах, як міжособистісні і безпосередньо як організаційні.
У першому випадку це якийсь спосіб взаємодії між людьми: він може бути вербальним (передача інформації словами особисто або в письмовому вигляді) і невербальних (жестами, мімікою). У другому випадку інформація поширюється в групах, відділах або організаціях. Тут вже говорять не стільки про особисті темах (думки, факти, новини і так далі - то, що фігурує в міжособистісної комунікації), скільки транслюють один одному саме робочу інформацію (різні презентації, документи, розпорядження тощо).

Отже, з тим, що таке комунікація в організації і як вона працює, ми розібралися. Тепер необхідно трохи «покопатися» в тому, які види комунікації існують і які засоби зазвичай використовуються для цього.
Видів комунікацій, насправді, досить багато. Всі вони формуються на основі певних ознак. Наприклад, за формою спілкування вони можуть бути вербальними і невербальними, по каналах спілкування - формальними і неформальними, по суб'єктам взаємодії - міжособистісні і комунікації з використанням інформаційних технологій. Але найчастіше в менеджерської діяльності фігурує розмежування за організаційною ознакою (або це ще називають «по просторовому розташуванню каналів»). Розберемося:

ВЕРТИКАЛЬНІ ТА ГОРИЗОНТАЛЬНІ КОМУНІКАЦІЇ
Вертикальні комунікації, в рамках яких є низхідні і висхідні лінії взаємодії. Все досить просто: низхідні - це передача інформації від керівництва до підлеглих, висхідні - від підлеглих до керівника. У низхідному потоці зазвичай транслюється інформація за завданнями, посадові інструкції, новини компанії та відгуки про роботу. По висхідній лінії передається та саме «зворотний зв'язок», а також звітність, повідомлення про проблеми та ідеї.
Горизонтальні комунікації - це формат спілкування різних відділів між собою. При цьому ці відділи повинні знаходитися на одному організаційному рівні, тобто бути взаємопов'язаними. Комунікації допомагають їм підтримувати один одного і вирішувати спільні проблеми, відкривають можливість вільного спілкування між співробітниками і простір для консультацій.

Діагональні комунікації - це той тип комунікації, який реалізується між підрозділами з різних рівнів організації. Використовується цей формат в тому випадку, коли реалізація попередніх двох утруднена або малоефективна.
Фахівці виділяють ще один вид комунікацій в організації - неформальний, який в свою чергу ділиться на «чутки» і «виходи в народ». В обох випадках це якась спонтанна ситуація, добровільне спілкування між двома співробітниками, яке згодом може вплинути на безліч відділів.
Цікавий факт: дослідники довели, що найбільш ефективними є все ж горизонтальні комунікації. Таким способом з усієї спочатку даної інформації до одержувача доходить 90%. У вертикальному ж форматі всього 20-25%.

ЩО ПОТРІБНО ЗРОБИТИ ДЛЯ ПІДВИЩЕННЯ ЕФЕКТИВНОСТІ СПІЛКУВАННЯ?
1. Створити простір, який буде сприятливим для професійного і особистого спілкування.
2. Впровадити технологію анонімного спілкування.
3. Заохочувати прояв зворотного зв'язку.
4. Використовувати сучасні канали зв'язку.
5. Підтримувати особисте спілкування.
6. Слухати своїх співробітників.
Підсумовуємо все вищесказане: для поліпшення комунікації в організації необхідно регулювати інформаційні потоки, застосовувати ряд управлінських дій по взаємодії з персоналом, а також стежити за тим, щоб система зворотного зв'язку працювала активно і без обмежень, а також була можливість вільно (при бажанні анонімно) висловлювати пропозиції або відгуки.