Структура делового письма и его реквизиты. Тема 7

Цель занятия: изучение особенностей составления и оформления деловой корреспонденции; знакомство с особенностями языка и стиля деловых писем.
Грамотное построение деловой корреспонденции.
Общая структура и реквизиты делового письма.
Классификация деловых писем по тематическому признаку и особенности оформления.
Вопросы для изучения:

1. Грамотное построение деловой корреспонденции

Определение
Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками.
Искусство деловой переписки – умение так донести свое сообщение в письменной форме до собеседника, чтобы оказать влияние на его мысли, чувства, отношение и последующее поведение в соответствии со своими целями и намерениями.
Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами:
на бумажных носителях;
по электронной почте.

Виды деловой
корреспонденции

Принципы эффективной письменной корреспонденции

Этические нормы деловой переписки
Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых – «КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ».
Если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего партнера. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, Вы, таким образом, сохраняете своё собственное.
Оперативный и четкий ответ организации-отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.
не рекомендуется:
начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: “Прошу изучить и решить вопрос положительно” или “Прошу утвердить эту кандидатуру”;
побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами “срочно”, “незамедлительно”, “в более короткие сроки”. Лучше воспользуйтесь этикетными формулами “Прошу Вас ответить до такого-то числа”, “Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении”;
намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа “Предлагаю внимательно изучить…»

2. Общая структура и реквизиты делового письма

Общая структура написания делового письма

Реквизиты делового письма
1. Реквизиты отправителя (адресанта) включают в себя информацию об отправителе. Чаще всего эта информация располагается на бланке организации-отправителя.
2. Реквизиты получателя (адресата) – указывается должность адресата, название компании, Ф.И.О. и адрес.
3. Дата написания и отправления письма. Позволяет различать письма между собой. Часто этот реквизит включен в фирменный бланк.
4. Заголовок – кратко о теме письма. Эта часть позволяет определить тематику письма и степень его важности для адресата. Важно правильно подобрать заголовок. При этом он должен быть строгий и лаконичный.

Реквизиты делового письма
5. Обращение. Располагается посередине, и пишут с большой буквы. Обращение должно содержать указание должности, фамилии или имени и отчества. Традиционным считается обращение «Уважаемый».

Реквизиты делового письма
6. Преамбула или вводная часть. В этой части поясняют причины и цели написания письма именно данному адресату. Часто в этой части ссылаются на даты, документы и факты, напоминающие адресату необходимую информацию. Информация, изложенная в преамбуле, должна подвести читателя к адекватному восприятию основной части письма. По объему эта часть варьируется: может быть краткой (одно предложение) и развернутой (несколько предложений и даже абзацев).
7. Основная часть текста письма варьируется в зависимости от его конкретного типа, так как в ней формулируется главная цель письма, излагаются аргументы и факты.
8. Заключение чаще всего представляет собой формулы вежливости.

Реквизиты делового письма
9. Подпись. Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
10. Постскриптум. Это необязательный вспомогательный элемент. Служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
11. Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своем листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

3. Классификация деловых писем по тематическому признаку и особенности оформления

Классификация по тематическому признаку:
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:
оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков

Структура написания оферты
шапка – должность, ФИО получателя и наименование организации;
номер и дата регистрации письма;
заголовок («О …»);
обращение (в случае необходимости);
текст оферты– здесь излагается само предложение и указываются основные условия сделки: «Предлагаем Вам заключить договор / услуги по…», «В ответ на Ваш запрос от …», «Компания «Х» предлагает Вашему вниманию …», «Рады предложить Вам …» и т.п.;
подпись отправителя – руководителя организации либо уполномоченного лица с указанием его должности и ФИО.

Оферта, бланк образец

Структура написания письма-запроса
реквизиты получателя и отправителя;
дата документа и исходящий номер (письмо-запрос может быть письмом-ответом, в таком случае необходимо также указать номер и дату документа, на который отвечают);
заголовок (должен отражать суть вопроса);
обращение;
цель письма;
суть вопроса (просьба что-то выслать, сообщить и т.п.);
выражение надежды на сотрудничество;
благодарность;
подпись отправителя (должность, ФИО, подпись).
Письмо-запрос обычно подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Оформление письма осуществляется на фирменном бланке организации.

Письмо-запрос, пример.

Структура написания рекламации
дата и номер исходящего документа;
наименование стороны, которой предъявляется претензия (наименование организации);
наименование документа (ПРЕТЕНЗИЯ), номер;
основание – номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, накладной, по которой был выдан товар, счета и т.п.;
наименование товара;
количество товара;
основания для предъявления претензий (что конкретно нарушено);
доказательства нанесенного ущерба;
требования по возмещению убытка (сумма претензии);
доказательные документы – приложения к письму: акт приемки товара, акт рекламации, товаротранспортная накладная и прочее.
При получении отказа в удовлетворении требований или истечении установленного срока на рассмотрение претензии (в основном один месяц) необходимо в установленном порядке (общий срок исковой давности - 3 года) заявить иск в арбитражный суд.

Рекламация, пример

Классификация по тематическому признаку,2:
Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

Структура написания благодарственного письма
Шапка документа. Необязательный элемент благодарственного письма – пишется в случае необходимости. Размещается шапка в верхнем правом углу листа. В ней указываются данные человека либо организации, которой выражается благодарность: должность, наименование организации, фамилия и инициалы человека.
Обращение. Указывается ФИО человека, в случае если письмо адресовано какому-то конкретному лицу.
Текст благодарственного письма. Слова благодарности. Шаблонные фразы: «Позвольте выразить искреннюю благодарность», «Выражаем глубокую признательность…», «Выражаем благодарность…» и т.п.).
Подпись. В нижнем левом углу листа ставится подпись лица, которое выражает благодарность, указывается его должность и ФИО.

Благодарственное письмо организации

Благодарственное письмо сотруднику

Структура написания гарантийного письма
номер и дата исходящего документа;
получатель письма (адресат) - название организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано. Обычно гарантийное письмо составляется на имя руководителя компании;
наименование документа - заголовок «Гарантийное письмо» писать необязательно, можно просто указать тему письма;
текст письма – здесь указывают, какие обязательства, в каком объеме и в какие сроки организация обязуется исполнить. Текст гарантийного письма может содержать следующие формулировки:
- Гарантируем...
-Настоящим письмом гарантируем...
- Компания "Х" гарантирует...
- Своевременную и полную оплату гарантируем...
- Настоящим гарантируем...
Также в тексте письма адресант указывает свои банковские реквизиты, может разместить ссылку на договор, в гарантийном письме на оплату - прописать размер штрафа при нарушении обязательств;
подпись – должность, подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) составителя гарантийного письма.

Образец гарантийного письма

Структура написания информационного письма
Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.

Образец информационного письма о смене директора

Структура написания письма-напоминания
ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон сделки;
просьба выполнить условия контракта;
основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).
Примеры фраз письма-напоминания:
Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
…
Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.

Образец письма-напоминания

Классификация по тематическому признаку,3:
письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

Структура написания письма-подтверждения
Структура письма-подтверждения соответствует общей структуре делового письма.
Написание данного вида делового письма сопровождается следующими шаблонными фразами:
Сообщаем Вам, что мы получили …
Подтверждаем получение …
С благодарностью подтверждаем…
ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.

Образец письма-подтверждения

Структура написания письма-поздравления
Жестких требований к написанию данного вида делового письма не существует. Его составляют в свободной форме, с применением индивидуального творческого подхода. Письмо-поздравление может быть направлено одному человеку (персональное поздравление с Днем Рождения, юбилеем, повышением по службе, рождением ребенка и т.п.) или многим (массовое поздравление). В случае персонального поздравления необходимо указать в письме обращение - фамилию, имя, отчество человека, которому оно направлено. В конце письма-поздравления ставится подпись руководителя организации (живая подпись либо факсимиле – в случае массовой рассылки).

Образец письма-поздравления

Структура написания письма-приглашения
Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.
Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.
Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Образец письма-приглашения

Структура написания письма-просьбы
Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.
Может содержать следующие типовые фразы:
В связи с…
Учитывая…
Ввиду…
Просим Вашего содействия в…
Просим Вашего согласия на…
Также просим Вас….

Образец письма-просьбы

Структура написания письма-соболезнования
Письмо-соболезнование составляется в свободной форме, оформление осуществляется на фирменном бланке организации либо на открытке, подписывается руководителем компании либо другим уполномоченным лицом. Письмо-соболезнование должно содержать теплые и искренние слова поддержки.
Может содержать следующие типовые фразы:
Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …
Мы были глубоко огорчены, узнав о …
Нам трудно поверить печальному известию о …

Образец письма-соболезнования

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше "зеркалить" примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье - в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
Выводы

Список литературы
Гранкина, А. Б. Документационное обеспечение управления в органах Следственного комитета Российской Федерации : учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности «Юриспруденция» / А. Б. Гранкина, А. Ж. Саркисян ; под редакцией А. М. Багмета. — Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2017. — 167 c. — ISBN 978-5-238-02635-0. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: http://www.iprbookshop.ru/81626.html
Кузнецова, И. В. Документационное обеспечение управления : учебное пособие для СПО / И. В. Кузнецова, Г. А. Хачатрян. — 2-е изд. — Саратов : Профобразование, Ай Пи Эр Медиа, 2019. — 166 c. — ISBN 978-5-4486-0404-1, 978-5-4488-0216-4. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: http://www.iprbookshop.ru/80326.html
Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. – М.: Академия, 2017. – 224 с.
Симонян, Р. Я. Документационное обеспечение системы управления организацией : учебное пособие / Р. Я. Симонян. — Саратов : Ай Пи Эр Медиа, 2018. — 180 c. — ISBN 978-5-4486-0167-5. — Текст : электронный // Электронно-библиотечная система IPR BOOKS : [сайт]. — URL: http://www.iprbookshop.ru/72458.html

Задание к семинару:
1. Составьте письмо – приглашение № 544 от 10.07.20__ по сл. данным:
Институт точных приборов посылает письмо – приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно–энергетических ресурсов в строительстве и промышленности».
Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 20__ года с 9.00 до 20.00. Адрес института точных приборов г. Москва ул. Плеханова 36, тел. [phone]. Директор института точных приборов С. К. Сергеев.
Используйте приложение 1.

Задание к семинару:
2. Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.20__ по сл. данным:
ООО «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных
батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет. Адрес ООО «Миг» г. Москва ул. Садовая 36, тел. [phone]. Директор ООО «Миг» М. К. Максимов.
Используйте приложение 1.

Задание к семинару:
3. Составьте информационное письмо № 59 от 12.09.20__ по сл. данным:
Московский полиграфический техникум сообщает директору школы №
12 В.С. Антоновой о том, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:
1. Лазерные технологии в полиграфии
2. Юридический
Правила приема общие для всех.
Адрес Московского полиграфического техникума г. Москва ул. Мира
86, тел. [phone]. Директор техникума М.С.Игнатьева.
Используйте приложение 1.

Задание к семинару:
4. Составить и оформить письмо-приглашение в соответствии с правилами.
Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2022» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставке ярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта В. Д. Чесноков.

Задание к семинару:
5. Составить текст письма (претензия) от имени покупателя с использованием сл. данных:
Основание: договор поставки от 10.02.2022 № 324-05
Предшествующие события:
партия 235 лакокрасочных материалов была отгружена поставщиком на судно “Керчь” по Договору.
Установлено: вся партия отгруженного товара не соответствует по качеству спецификациям, на основании которых был заключен Договор.
Обстоятельства: п.6 Договора дает право Покупателю отказаться от приемки этой партии товара.
Предложение: согласие принять отгруженный товар при условии предоставления
Поставщиком скидки 10%.
Условия: для принятия решения Поставщику предоставляется 15 дней.

Задание к семинару:
6. Составить текст письма (оферта) с использованием сл. данных:
Краткое содержание: предложение на поставку стройматериалов.
Предшествующие события: по данному поводу был запрос заказчика и телефонный разговор.
Предложение: на 2022 год предлагается заключить контракт купли-продажи на поставку строительных материалов. Поставка в 1 квартале 2022 г.
Качество: товара будет соответствовать техническим условиям завода-изготовителя.
Условия: платежа и другие условия изложены в прилагаемом образце контракта.
Просьба: подтвердить предложение не позднее 20.10.21

Приложение 1
Наименование организации Реквизит «Адресат»
отправителя
Справочные данные организации
-отправителя
№ ______ от_____________
Текст письма. Письма – приглашения начинаются со слов «Уважаемый...........! »
Текст гарантийного письма начинается со слов «Настоящим гарантируем …»
Текст информационного письма начинается со слов «Администрация техникума сообщает, что …»
Должность отправителя И. О. Фамилия