Формы регистрации документов
Регистрация документов Регистрировать нужно все документы, которые создают в компании и поступают в нее. Каждый документ получает уникальный идентификационный номер. Учитывают документы в специальных формах — журналах регистрации. Каждый год их начинают вести заново с № 1. Закрыть документы регистрации за прошедший год нужно в первые дни нового рабочего года. Объяснить такой подход к учету документов легко. Журнал – такой же документ, как и остальные. У него свой срок хранения, который всегда начинается на следующий год после того, как документ завершен делопроизводством. Если вести один документ годами, то через несколько лет его первую часть пора будет уничтожать, а срок хранения информации последних записей еще не начнется. Правила работы с регистрационными формами лучше закрепить в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по делопроизводству. Группы документов весь поток документов можно разбить на несколько больших групп: внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.); договоры и связанные с ними документы (договоры на оказание услуг, приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.); входящие документы, поступающие извне: по почте, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.; исходящие официальные письма; документы, отправляемые из организации.