Формы регистрации документов

Регистрация документов
Регистрировать нужно все документы, которые создают в компании и поступают в нее.
Каждый документ получает уникальный идентификационный номер.
Учитывают документы в специальных формах — журналах регистрации.
Каждый год их начинают вести заново с № 1.
Закрыть документы регистрации за прошедший год нужно в первые дни нового рабочего года.
Объяснить такой подход к учету документов легко. Журнал – такой же документ, как и остальные. У него свой срок хранения, который всегда начинается на следующий год после того, как документ завершен делопроизводством.
Если вести один документ годами, то через несколько лет его первую часть пора будет уничтожать, а срок хранения информации последних записей еще не начнется.
Правила работы с регистрационными формами лучше закрепить в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по делопроизводству.

Группы документов
весь поток документов можно разбить на несколько больших групп:
внутренние документы, создаваемые и перемещающиеся только внутри организации (служебные и докладные записки, протоколы и т.д.);
договоры и связанные с ними документы (договоры на оказание услуг, приложения, спецификации, дополнительные соглашения, протоколы разногласий и согласования разногласий, соглашения о расторжении и др.);
входящие документы, поступающие извне: по почте, по электронной почте, с курьером, привозимые работниками из командировок и т.д.;
исходящие официальные письма;
документы, отправляемые из организации.

Формы регистрации документов могут быть трех видов:
Журнальная
Карточная
Автоматизированная электронная

Журнальная система регистрации

Журнальная система регистрации
* нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков.
Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.
Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д.

Регистрация входящей корреспонденции

Использование в работе с документами
Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.
Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.
Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Минусы журнальной системы
журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию данных, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит.
В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов.

Карточная система регистрации

История внедрения
Появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы.
В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях.
Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства).

Преимущества карточной системы
• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
• карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки.
Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Форма карточки
Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.
Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу.
Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Работа с картотекой
Создание и ведение больших картотек — это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу.
Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.

Электронный журнал учета регистрации документов

Электронный журнал регистрации документов
Для ведения электронной регистрации потребуется:
компьютер, оснащенный пакетом программ MS Office (в частности, MS Excel);
сканер;
принтер;
корпоративная электронная почта (если ее нет, то бумага А4 в несколько повышенном количестве для ксерокопий);
штамп «Вход. №_______, «____» ___________20___г.». Он может быть куплен как готовым, так и самонаборным. Если нет штампа – не беда! Напишете необходимые отметки от руки.

Разработка электронного журнала регистрации
Перед тем как приступить к разработке журнала регистрации, необходимо подготовить следующие документы:
номенклатуру дел или классификационную схему;
классификатор структурных подразделений;
классификатор должностных лиц;
перечень контрагентов (адресатов/корреспондентов).

Форма хранения данных
Форма хранения данных зависит от объема документооборота и количества пользователей, которые работают с документами.
Есть несколько способов:
1. Создать файл для каждого журнала, например, файл для электронного журнала исходящих документов, входящей корреспонденции, приказов по личному составу.
Разместить классификатор или перечень в отдельном файле. Подойдет, если журналы, классификаторы, перечни объемные и их ведут разные сотрудники.

Формы хранения данных
2. Поместить все журналы регистрации в один файл. Внутри него на отдельных листах разместить все классификаторы, перечни и справочники. Подойдет, если объем документооборота небольшой.
3. Журналы регистрации разместить на отдельных листах одного файла, а перечни, классификаторы, номенклатуру дел, справочники — на листах другого файла.
4. Журналы регистрации разместить в отдельных файлах, а перечни, классификаторы, справочники и номенклатуру дел — в другом файле на различных листах. Некоторые документы, например, номенклатуру, вынести в отдельные файлы

Итоговая запись
Как обеспечить неизменяемость записей в электронном журнале регистрации Оформите итоговую запись.
В первую очередь внести их в бумажные формы регистрации, как в самые незащищенные в плане информационной безопасности.
Если запись не сделать, то бумажный документ можно будет дополнить «задним числом».

Цель итоговой записи
В итоговой записи необходимо указать, на каком номере завершилась регистрация за прошедший период.
Цель итоговой записи — подвести своеобразную черту под регистрацией, поставить «точку» в журнале.
Обязательно нужно указать количество документов, зарегистрированных в форме.
К записи оформляется реквизит «Подпись».
Все остальные реквизиты — на усмотрение организации.

Итоговая запись в журнале входящих документов
Образец развернутой итоговой записи в журнале учета исходящих документов