Памятка для исполнительных органов государственной власти Костромской области по проведению протокольных мероприятий в админис

Протокол - это совокупность определенных традиций, условностей и правил, соблюдаемых при осуществлении различных мероприятий международного и межрегионального характера.
Понятие «Протокол» не следует путать со словом «протокол», т.е. документом, который составляется по итогам встречи, переговоров, или какого-либо другого события.
К основным видам протокольных мероприятий относятся:
визиты,
приемы делегаций,
церемонии подписания официальных документов,
встречи,
переговоры.
Соблюдение единых норм и правил при проведении протокольных мероприятий в администрации Костромской области обеспечивает департамент внешнеэкономических связей, спорта, туризма и молодежной политики Костромской области.
ДЕПАРТАМЕНТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Виды визитов
официальные
рабочие
неофициальные
визиты проездом
переговоры
подписание
совместных документов
пресс-конференция
церемония встречи
(проводов)
Представительские
мероприятия: приемы,
культурная программа
в рамках данных визитов
могут проводиться
следующие мероприятия:
ДЕПАРТАМЕНТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Если Вы планируете проведение какого-либо протокольного мероприятия с участием губернатора области
(заместителя губернатора области)
Департамент внешнеэкономических связей,
спорта, туризма и молодежной политики
Костромской области:
· готовит списки участников встречи,
(переговоров), при необходимости на двух
языках согласно установленной форме;
· готовит повестку дня проведения встречи, при
необходимости на двух языках согласно
установленной форме;
· готовит порядок церемонии подписания
официальных документов;
· осуществляет процедуру согласования пакета
документов;
· передает пакет документов в секретариат
губернатора, не позднее чем за 1 день до
предстоящего мероприятия;
· готовит протокольную атрибутику (подготовка
зала, рассадка за столом, таблички, флажки и.т.д.);
· ведет протокол встречи, осуществляет
процедуру его согласования;
· предоставляет согласованный протокол
губернатору области в 5-ти дневный срок;
· размещает информацию о визите на официальном
сайте администрации Костромской области.
Исполнительный орган
государственной власти:
· заблаговременно предоставляет в департамент
внешнеэкономических связей, спорта, туризма и молодежной политики Костромской области информацию о составе участников мероприятия;
· предоставляет перечень планируемых к
обсуждению вопросов;
· готовит информационно-справочные материалы:
информацию о сотрудничестве с регионом,
делегация которого посещает Костромскую
область, информационную справку о целях
визита делегации, информацию о достигнутых
ранее договоренностях и их реализации, проекты
документов для подписания.
ДЕПАРТАМЕНТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Если Вы планируете выезд представителя Вашего исполнительного органа государственной власти Костромской области за рубеж
Департамент внешнеэкономических связей,
спорта, туризма и молодежной политики Костромской области:
· готовит распоряжение губернатора Костромской
области;
· готовит пояснительную записку и смету расходов
к распоряжению;
· готовит программу визита;
· оформляет и получает визы членам делегаций;
· приобретает проездные документы;
· заблаговременно информирует Министерство
иностранных дел Российской Федерации,
соответствующие дипломатические
представительства Российской Федерации за
рубежом о визите официальных делегаций
Костромской области;
· обеспечивает перевод с/на иностранные языки;
· приобретает памятные подарки и сувениры;
· готовит благодарственные письма по окончании
визита на имя руководителя делегации
иностранной стороны;
· готовит информацию о визите для размещения на
официальном сайте администрации Костромской
области.
Исполнительный орган
государственной власти:
· заблаговременно предоставляет в департамент внешнеэкономических связей, спорта, туризма и молодежной политики следующие документы:
приглашение от зарубежных коллег с визой
губернатора о разрешении поездки, список
официальной делегации, утвержденный
губернатором Костромской области;
· обеспечивает членов делегаций необходимыми
информационными материалами по визиту;
· готовит выступления от имени руководителя
официальной делегации;
· готовит отчет по итогам визита делегации и
представляют его в департамент внешнеэкономических связей, спорта, туризма и молодежной политики Костромской области.
ДЕПАРТАМЕНТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, СПОРТА, ТУРИЗМА И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ