TopS BI DocHouse Сделать документы доступными. 2 Зачем?.... «Поиск документа всё чаще сводится к поиску человека, который знает, где нужный д

Зачем?....
«Поиск документа всё чаще сводится к поиску человека, который знает, где нужный документ лежит!»
Было замечено…

0. Оглавление
Цели
Архитектура
Работа с Системой –
DocHouse Workflow
Работа с Системой –
DocHouse Storage
Примеры внедрений
Варианты развития
Итог

1. Цели
Линейка продуктов DocHouse предназначена для автоматизации документооборота любой организации и может использоваться как в рамках небольшого отдела, так и всей организации.
Сокращение затрат на обработку и поиск документов
Централизованное хранение документов
Унификация документов и процедур
Обеспечение контроля исполнения
Преемственность принципов «бумажного» документооборота
Динамическая рубрикация: персональная, общая
Поиск: по контексту и атрибутам
Версионный контроль: ручной, автоматический
Персонифицированная ответственность
Простота и удобство интерфейсов

Требования к современным системам
Современный подход к выбору Системы документооборота предполагает одновременный учёт сразу нескольких важных критериев при оценке таких систем
Обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов
Автоматические рассылки уведомлений и напоминаний
Ведение персонифицированной истории работы с документами
Интеграция с Microsoft Office и корпоративными приложениями
Средства групповой работы с документами и проектами
Простота работы с системой для конечного пользователя, легкость обслуживания системы и низкая стоимость владения
Реализация на web-технологиях

Немного статистики
По данным статистических исследований, осуществленных компанией «PayBot LLC» на основе реальных проектов по внедрению систем электронного документооборота, средний процент рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят:
на поиск и ожидание поступления документов - 20%
на согласование и утверждение документов - 20%
на передачу документов между подразделениями - 10%
на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%
Итого: 60%

Немного статистики
СЭД может экономить больше половины рабочего времени сотрудников офисов, работающих с документами – договорами, счетами, накладными, письмами, ордерами и т.п.
Кроме этого, время, проводимое сотрудниками вне офиса, СЭД позволяет «конвертировать» в рабочее время за счёт возможности удаленной работы с документами как через web-браузер
на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты;
процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени
время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще
Итого: 80%

Немного математики
Экономия рабочего времени
=
60% х 80%
=
48%

2. Архитектура TopS BI DocHouse

Компоненты TopS BI DocHouse
Компоненты Систем, входящих в линейку продуктов
TopS BI DocHouse:
Microsoft SharePoint единая точка входа для всех пользователей
технологическая площадка
для хранения, версионного контроля, поиска и т.д.
права доступа
интеграция с Microsoft Office
Microsoft SQL Server 2000
физическое хранение
индексация и поиск информации
Microsoft Active Directory
управление пользователями

Работа с Системой
TopS BI DocHouse WorkFlow
Работа с Системой
TopS BI DocHouse WorkFlow

3. Работа с Системой – DocHouse WorkFlow
Для работы с Системой TopS BI DocHouse WorkFlow не требуется установка дополнительного программного обеспечения:
Разработка маршрутов обработки документов –
Microsoft Office Visio
Разработка карточки документа –
Microsoft Office InfoPath
Работа с Системой TopS BI DocHouse WorkFlow –
Microsoft Internet Explorer
Работа с документами Системы –
Microsoft Office System

DocHouse WorkFlow – Разработка маршрута

DocHouse WorkFlow – Разработка карточки

DocHouse WorkFlow – Работа пользователя

DocHouse WorkFlow – Работа пользователя
Входящие
– список документов, пришедших пользователю на обработку
Отправленные
– список документов, отправленных пользователем по маршруту обработки
Черновики
– документы, созданные пользователем, но ещё не активированные для обработки по маршруту
Архив
– доступ к архиву документов прошедших все этапы обработки
Расширения
– список доступных пользователю дополнительных функций, таких как: Заместители, Пакетная обработка и т.д.

DocHouse WorkFlow – Просмотр свойств

DocHouse WorkFlow – Просмотр свойств
Свойства
– просмотр свойств документа, просмотр карточки, списка исполнителей и их комментариев
История
– персонифицированный список изменений статусов документа
Документы
– список дополнительных документов, с возможностью просмотра версий
[Документ]
– кнопка открытия главного документа на редактирование

DocHouse WorkFlow – Просмотр истории

DocHouse WorkFlow – Расширения

DocHouse WorkFlow – Расширения
Администрирование:Документы
– просмотр всех активных документов в режиме чтения
Администрирование:Назначение заместителей
– назначение заместителей определённому сотруднику
Пакетная обработка
– возможность обработки нескольких документов, находящихся на одном этапе обработки конкретного маршрута
Заместители
– назначение заместителей «себе»

DocHouse WorkFlow – Документы

DocHouse WorkFlow – Заместители

DocHouse WorkFlow – Пакетная обработка

DocHouse WorkFlow – Интеграция с Outlook

Работа с Системой
TopS BI DocHouse Storage
Работа с Системой
TopS BI DocHouse Storage

4. Работа с Системой – DocHouse Storage
Для работы с Системой TopS BI DocHouse Storage не требуется установка дополнительного программного обеспечения:
Административное управление системой –
Microsoft Internet Explorer
Работа с Системой TopS BI DocHouse WorkFlow –
Microsoft Internet Explorer
Работа с документами Системы –
Microsoft Office System

DocHouse Storage – Поиск документов

DocHouse Storage – Документы
Рубрикатор
– динамический персональный рубрикатор, позволяющий просматривать документы в стиле стандартного проводника
Используемые документы
– просмотр списка открытых документов за: сегодня, вчера, последнюю неделю, последний месяц
Сокращённый рубрикатор
– динамический персональный рубрикатор, позволяющий просматривать документы в стиле Far, Norton Commander
Поиск
– поисковая форма, позволяющая искать документы по содержимому и полям карточки

DocHouse Storage – Поисковая форма

DocHouse Storage – Настройки

DocHouse Storage – Настройки
Настройки рубрикатора
– возможность настройки персонального рубрикатора отображения списка документов
Типы документов
– управление иерархическим списком документов и шаблонами
Справочники
– управление справочниками
Отчёты
– просмотр отчётов по использованию системы, загруженным документам, пользователям и т.д.

DocHouse Storage – Карточка

DocHouse Storage – Карточка
Карточка документа
– аттрибутивная информация о документе
Версии
– управления версиями документа
Связанные документы
– просмотр и создание связей документа с другими внешними документами и документами Системы
Оповещение
– настройка оповещений, связанных с конкретным документом
Назначить права
– управление правами доступа на конкретный документ

DocHouse Storage – Особенности
Сквозная автоматическая нумерация всех документов
Полная интеграция с приложениями Microsoft Office System
Автоматический персонифицированный версионный контроль
Оповещения о документе и отслеживание изменений
Возможность создания персональных рубрикаторов
Возможность поиска одновременно по контексту и по полям карточки
Связанные документы
Web интерфейс

Примеры внедрений
TopS BI DocHouse Storage
Примеры внедрений
TopS BI DocHouse Storage

5. Примеры внедрений – ТНТ-Телесеть
Внедрение системы TopS BI DocHouse в Телекомпании ТНТ-Телесеть для организации корпоративного документооборота
Проблемы:
Неформализованные процессы обработки документов
Большое количество бумажных документов
Сложность определения актуальной версии
Задержка обработки документов или их потеря
Сложность выделения из всех документов тех, которые необходимо обработать срочно
Невозможность работать с документами находясь вне офиса

5. Примеры внедрений – ТНТ-Телесеть
Внедрение системы TopS BI DocHouse в Телекомпании ТНТ-Телесеть для организации корпоративного документооборота
Решение:
Внедрение TopS BI DocHouse
Итог:
Разработаны «жёсткие» схемы жизненных циклов документов
Бумажные документы исчезли из внутреннего документооборота
Найти актуальную версию стало делом минуты
Легкость определения срочных документов, а так же лёгкость контроля обработки документов
Возможность работы с Системой через Интернет с использованием e-Token и VPN

5. Примеры внедрений – ОФГ
Внедрение системы TopS BI DocHouse в ОФГ (Объединённой финансовой группе) для организации корпоративного документооборота
Проблемы:
Большое количество бумажных документов
Большое количество неструктурированных электронных документов на файловом сервере
Большой трафик по почте, при передаче документов, и, как следствие большое количество версий документов
Сложность выделения из всех документов тех, которые необходимо обработать срочно
Сложность организации прав доступа к документам
Сложности при поиске документов

5. Примеры внедрений – ТНТ-Телесеть
Внедрение системы TopS BI DocHouse в ОФГ (Объединённой финансовой группе) для организации корпоративного документооборота
Решение:
Внедрение TopS BI DocHouse
Итог:
Внедрено корпоративное хранилище документов
Документы передаются как ссылки в Системе, а не как вложения в почтовые письма
Права доступа назначаются автоматически, в зависимости от атрибутов документов
Поиск стал занимать значительно меньше времени

Варианты развития
TopS BI DocHouse
Варианты развития
TopS BI DocHouse

6. Варианты развития

6. Варианты развития

6. Варианты развития

6. Варианты развития

7. Итог
Основные преимущества, получаемые в результате внедрения линейки продуктов DocHouse
Повышение прозрачности движения документов и поддержка жизненного цикла документов
Единое место хранения документов
Организация единого корпоративного информационного пространства
Удобный и эффективный поиск как по мета информации так и по контексту документов
Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации
Поддержка жизненного цикла документов
Ручной и автоматический версионирование

Дополнительно
Дополнительные преимущества линейки продуктов
TopS BI DocHouse:
Интеграции с корпоративным порталом SharePoint Portal
Возможность интеграции с другими корпоративными системами
Web решение
Гибкий механизм оповещений и напоминания
Удобное администрирование и поддержка
Изменение процесса «на ходу»
Стандартизация карточек и шаблонов документов
Возможность пакетной обработки документов
Возможность обработки нескольких документов сразу