Автоматизация офиса

Информационные технологии в менеджменте
Задачи, решаемые в офисе
К офисным относятся следующие задачи:
делопроизводство,
управление,
контроль управления,
создание отчетов,
поиск,
ввод и обновление информации,
составление расписаний,
обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

Информационные технологии в менеджменте
Типовые процедуры, выполняемые в офисных задачах
обработка входящей и исходящей информации
чтение и ответы на письма,
написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы
сбор и последующий анализ данных
отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора
управление расписанием
хранение поступившей информации
быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных

Информационные технологии в менеджменте
Условия выполнения офисных задач
должна быть скоординирована работа между исполнителями;
движение документов должно быть по возможности оптимизировано;
должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Информационные технологии в менеджменте
Преимущества автоматизированного офиса
Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме т.к.
поддерживает внутрифирменную связь персонала,
предоставляет новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационные технологии в менеджменте
Информационная технология автоматизированного офиса
Информационная технология автоматизированного офиса — это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Преимущества ИТ автоматизации офиса
Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем.
Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ.
Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем.
Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Основные компоненты ИТ автоматизации офиса

Информационные технологии в менеджменте
Средства, обеспечивающие технологию автоматизации офиса
В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса:
текстовый процессор,
табличный процессор,
электронная почта,
электронный календарь,
аудиопочта,
Компьютерные телеконференции,
вэбинары,
Создание, обработка и хранение изображений,
специализированные программы управленческой деятельности:
ведения документов,
контроля за исполнением приказов и т.д.

Информационные технологии в менеджменте
Электронный офис
Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.
Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

Информационные технологии в менеджменте
Аппаратные средства
В состав автоматизированного офиса входят следующие аппаратные средства:
одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть;
печатающие устройства;
средства копирования документов;
сетевое оборудование,
фотокамеры,
Планшеты и мобильные устройства,
сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
Устройства внешней памяти;
проекционное оборудование для проведения презентаций.

Информационные технологии в менеджменте
Программные средства
Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:
текстовый редактор;
электронная таблица;
система управления базами данных
сетевое программное обеспечение
Браузер Internet
Программа электронной почты
Графический редактор
Программа распознавания текста
В состав программного обеспечения офиса могут также входить:
программа анализа и составления расписаний;
программа электронной презентации;
программы перевода.

Информационные технологии в менеджменте
Интегрированные пакеты для офиса
В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты.
Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД.
Кроме них в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты, перечисленные выше.
Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета.
Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его.
Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей.
Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена, если приобретать их по отдельности.

Информационные технологии в менеджменте
Интегрированные пакеты
Интегрированные пакеты представляют собой набор нескольких программных продуктов, объединенных в единый удобный инструмент.
Наиболее развитые из них включают в себя
текстовый редактор,
органайзер,
электронную таблицу,
СУБД,
средства поддержки электронной почты,
Программу для публикации
программу создания презентационной графики.

Информационные технологии в менеджменте
Интегрированные пакеты
Интегрированные пакеты, как правило, содержат некоторое ядро, обеспечивающее возможность тесного взаимодействия между составляющими.

Информационные технологии в менеджменте
Интегрированные пакеты
Компоненты интегрированных пакетов могут работать изолированно друг от друга
Основное достоинство ИП проявляется при совместном использовании компонентов и их разумном сочетании.
Пользователи получают унифицированный интерфейс, что обеспечивает легкость их освоения.

Информационные технологии в менеджменте
Отличительные особенности интегрированных пакетов
Полнота информационной технологии для конечного пользователя
Однотипный интерфейс конечного пользователя для всех программ, входящих в состав ИП:
Общие команды в меню
Стандартные пиктограммы одних и тех же функций (сохранение, печать, проверка орфографии, шрифтовое оформление и т.п.)
Стандартное построение диалоговых окон и работа с ними
Общий сервис для программ ИП, например:
Словарь и средства орфографии для проверки правописания
Построитель диаграмм
Конвертор данных и др.
Легкость обмена и ссылок на объекты, созданные программами ИП. Например
метод OLE
Единообразный перенос объектов (метод drag-and-drop)
Единая языковая платформа для разработки макрокоманд, пользовательских программ. Например, язык Visual Basic.
Возможность создания документов, интегрирующих в себе возможности различных программ, входящих в состав ИП.

Информационные технологии в менеджменте
Пример: интегрированный пакет для написания книг, содержащих иллюстрации, в который входят:
текстовый редактор;
орфографический корректор на 80000 слов (программу обнаружения орфографических ошибок);
программу слияния текстов;
программу формирования оглавлений и составления указателей;
автоматический поиск и замену слов и фраз;
средства телекоммуникации;
электронную таблицу;
систему управления базами данных;
модули графического оформления;
графический редактор;
возможность печати сотнями разных шрифтов и т.д.

Информационные технологии в менеджменте
Интегрированный пакет Microsoft Office
В этот мощный профессиональный пакет вошли такие необходимые программы, как
текстовый процессор Word ,
электронная таблица Excel,
программа создания презентаций PowerPoint,
СУБД Access,
средство поддержки электронной почты Mail.
Все части этого пакета составляют единое целое, и даже внешне все программы выглядят единообразно, что облегчает как их освоение, так и ежедневное использование.

Информационные технологии в менеджменте
ИП Microsoft Office характеризуется
Стандартами выполнения основных операций обработки:
Общность пунктов главного меню,
Общность приемов и технологий выполнения операций создания, сохранения, печати, поиска документов, файлов
Единством принципов конфигурирования и настройки программ
Конвертированием форматов хранимых данных
Заменой главного меню на меню приложения объектов при их редактировании

Информационные технологии в менеджменте
Пользовательский интерфейс
Интерфейс – совокупность средств и правил, которые обеспечивают взаимодействие устройств, программ и человека
Пользовательский интерфейс – интерфейс, обеспечивающий взаимодействие пользователя с персональным компьютером.

Информационные технологии в менеджменте
Пользовательский интерфейс
Пользовательский интерфейс определяет:
вид, размер и местоположение основного экрана,
функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т.п.
Пользовательский интерфейс строится по типу графического, ориентированного на среду операционной системы (например, Windows) интерфейса с развитыми элементами управления:
Командные кнопки,
Выпадающие меню,
Переключатели и т.п.

Информационные технологии в менеджменте
Возможности совместной работы при создании документов
Пакет Office преображает процесс редактирования и рецензирования документа и повышает эффективность совместной работы, предоставляет в распоряжение пользователя средства связи, служба доставки сообщений, вместе с календарем и контактной информацией; использование предварительно созданного веб-узла, основанного на службах SharePoint Team Services, позволяет увеличить эффективность управления выполнением групповых проектов и деятельностью групп

Информационные технологии в менеджменте
Совместная работа над документами
Send for Review - Office XP Изменения, сделанные несколькими рецензентами, могут быть объединены в одном документе после возврата отрецензированного документа автору.
Разметка (Markup). Изменения, сделанные в Word и PowerPoint, представляются в виде выносок (callouts), расположенных в правом поле документа, которые содержат информацию об изменениях и о том, кто эти изменения сделал.
Сравнение и слияние (Compare and Merge) - возможность объединить в одном документе комментарии и исправления, сделанные разными рецензентами.
Многопользовательские документы - Microsoft Word предоставляет нескольким пользователям возможность одновременной работы над одним документом.
Проверка формата дает пользователям возможность находить и исправлять ошибки форматирования документов, созданных в Microsoft Word.