Автоматизированное рабочее место (АРМ) в Microsoft Access

Понятие и назначение АРМ
АРМ – это человеко-машинная система, комплекс технических средств рассчитанный на профессионального пользователя и ориентированный на решение задач из выделенных проблемных областей.
Основное назначение АРМ – автоматизированное представление информации на ПЭВМ в удобной для пользователя форме, формирование и ведение локальной информационной базы предметной области, предоставление различных сервисных услуг пользователю.
К АРМ предъявляются следующие требования:
своевременное удовлетворение информационных и вычислительных потребностей,
приспособленность к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам,
простота общения с системой,
возможность обучения пользователя.
Классификация АРМ:
по функциональному назначению (АРМ административных работников)
по технологическому способу (АРМ руководителя)
по характеру оснащенности техническими и программными средствами: (АРМ общего назначения, АРМ специального назначения)
обрабатывающие АРМы используются для сбора, подготовки, обработки первичной документации.

Базы данных: понятие, основные элементы.
База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные.Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД).
Классификация баз данных:
По характеру хранимой информации:
— Фактографические (картотеки),
— Документальные (архивы)
По способу хранения данных:
— Централизованные (хранятся на одном компьютере),
— Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).
По структуре организации данных:
— Табличные (реляционные),
— Иерархические,
В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень
Реляционная база данных, представляет собой двумерную таблицу.
Элементы реляционной БД:
Столбцы таблицы называются полями: каждое поле характеризуется своим именем и типом данных (текст, число, дата, логическое, счетчик )
Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства,

Этапы построения базы данных
Построение базы данных - это сложный процесс, который можно разделить на несколько этапов, включающих проектирование и создание БД
Этапы проектирования:
Определение предметной области базы данных, подбор информации.
Структуризация данных ( разработка схемы данных и нормализация таблиц)
Этапы создания БД в MS Access
Создание таблиц согласно схемы (задание ключей, типов данных, и параметров)
Создание схемы данных (установка связей, параметров целостности данных)
Создание запросов (определение полей, условий и параметров)
Создание форм (определение вида форм, типов полей)
Создание отчетов (выбор запроса, структуры отчета, вставка полей данных)
Определение предметной области базы данных важный этап проектирования при котором определяется основные объекты-сущности (человек, автомобиль) относительно которых будет строится база данных.

Структуризация данных
Выделение сущностей (студенты, родители, преподаватели и т.д.). Сущность должна однозначно называть объект.
Нормализация таблиц(приведение к виду 3НФ):
1НФ – атомарность (одно слово в записи)
2НФ – избыточность (неповторяемость),
3НФ – транзитивность (независимость друг от друга)
Позволяет исключить ошибки и аномалии обновления и удаления
3. Назначение ключевых полей однозначно определяющих экземпляр сущности (КодСтудента)
4. Определение типа связей между ключевыми полями
один – к - одному, каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;
один – ко - многим, каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;
многие – к - одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;
многие – к - многим, множеству записей из одной таблице соответствует множество записей в другой таблице (надо разбивать)
5. Построение информационно-логической схемы данных
Этапы структуризации

Пример информационно-логической схемы

Создание новой базы данных Access
БД Access создает один файл, который содержит все таблицы, запросы, формы, отчеты и другие объекты,
Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги:
Откройте Microsoft Access и выберите Новая база данных, затем щелкните на кнопке ОК.
Задайте имя новой базы данных

Создание таблиц
Существует три способа создания: путем ввода данных, в режиме конструктора, с помощью мастера.
Порядок работы с конструктором таблиц
(согласно составленной схемы)
Заполняем поля (заполняем название и тип данных)
Задаем свойства полей (размер, значение по умолчанию и т.д.)
Задаем ключевое поле (щелчок правой кнопкой мыши слева от названия
Называем и сохраняем таблицу

Создание схемы данных
Меню Сервис команда схема данных
Порядок работы со схемой данных
(согласно составленной схемы)
Добавляем таблицы в схему (правой кнопкой щелчок на схеме команда добавить таблицу)
Устанавливаем связи между ключевыми полями (щелкаем по полю и удерживая мышь ведем на ключевое поле другой таблицы)
Устанавливаем параметры отношения
Устанавливаем тип связей (кнопка объединение 1к1, 1кМ, Мк1)
Проверяем установленный тип связей

Создание запросов
Существует два способа создания запросов:
С помощью мастера (удобно создавать)
В режиме конструктора (можно редактировать)
Создание с помощью мастера
Выбор таблиц и полей
Перенос полей в выборку
Нажать далее
Ввести название запроса
Выбрать изменить макет для дальнейшего редактирования запроса

Типы запросов
Запросы в Access создаются на языке высокого уровня SQL
Тип запроса можно изменить открыв созданный запрос в конструкторе.
Открыть меню Запрос и выбрать тип запроса
Выборка данных select (выбор данных по условиям и параметрам)
Перекрестный запрос transform(сводные данные в запросе)
Создание таблиц select into(создание таблицы на результатам запроса)
Добавление данных insert into (добавление данных в таблицу или запрос)
Обновление данных update (обновление данных в таблице или запросе)
Удаление данных delete( удаление данных в таблице)
Объединение данных union(объединение однотипных данных в таблицах

Редактирование запросов
Запросы предназначены для выбора данных из таблиц по заданным критериям. Существует два способа задания критериев отбора:
Условия отбора
Установка параметров
Порядок редактирование
Установка условий отбора (если в строке то объединение по «И», если в разных строках то объединение по «ИЛИ»
В тех случаях когда критерий отбора устанавливается во время выполнения запроса задаем параметр в скобках [ ]

Создание и редактирование форм
Формы предназначены для удобства внесения и просмотра данных пользователем. Существует два способа создания форм:
С помощью мастера
В режиме конструктора
Создание форм с помощью мастера
Выбор полей формы из запроса или таблицы
Выбор типа формы (в один столбец - по одной записи, ленточный и табличный - все записи.
Выбор типа оформления
Название формы и сохранение
Редактирование форм в конструкторе
Открываем форму
Выбираем объект на панели элементов и вставляем в форму
Щелкаем на объекте правой кнопкой мыши и задаем свойства объекта

Создание отчетов
Отчеты предназначены для просмотра и распечатки данных запроса в удобном виде.
Создание отчета с помощью мастера
Выбор полей формы из запроса или таблицы
Создание группировки данных
Создание сортировки данных
Выбор типа макета
Выбор типа оформления
Название формы и сохранение
Редактирование отчета в конструкторе
Аналогично редактированию форм

Обслуживание и защита БД
Для обеспечения сохранности и быстродействия базы данных необходимо периодически производить операции обслуживания
Операции обслуживания
Меню Сервис
Сжатие/восстановление – позволяет уменьшить размер и увеличить быстродействие базы данных за счет дефрагментации данных.
Резервное копирование – позволяет создавать резервные копии баз данных и в случае повреждения восстанавливать копию из архива
Параметры защиты
Меню Сервис
Защите на открытие базы данных
Распределение прав пользователей БД