Cодержание и основные задачи современного документационного обеспечения управления

Цель занятия:
изучение основных терминов и определений ДОУ;
определение места и роли документов в деятельности предприятия; рассмотрение классификации документов

Вопросы для изучения:
Предмет, содержание и задачи ДОУ.
Место и роль документов в управлении на современном этапе.
Классификация документов.

Документационное обеспечение управления -
это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Объект ДОУ
как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ
правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Основные задачи ДОУ:
отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Документированная информация (документ) -
материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Свойства документа:
информативное
эксплуатационное.

Основные функции документа:
информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..);
организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности);
коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);
юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов);
воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки);
учебная (для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

Классификация документов
по способу документирования:
рукописные;
электронные;
графические;
кино-фотодокументы.

Классификация документов
по сфере использования:
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.

Классификация документов
по содержанию:
простые;
сложные.

Классификация документов
по месту составления:
внутренние;
внешние.

Классификация документов
по степени гласности:
открытые;
с грифом ограничения доступа.

Классификация документов
по происхождению:
официальные или служебные;
личные.

Классификация документов
по юридической силе:
оригиналы или подлинники;
копия;
отпуск;
заверенные копии;
выписки;
дубликаты.

Классификация документов
по форме изложения (степени унификации):
индивидуальные;
трафаретные;
типовые;
примерные;
унифицированные.

Классификация документов
по срокам исполнения:
срочные (с указанием срока исполнения);
несрочные.