Делопроизводство

Делопроизводство (или современный аналог этого термина - документационное обеспечение деятельности ) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Основной объект делопроизводства – документ, который содержит в себе другие объекты: тексты, рисунки, таблицы и т. д.
Документ – материальный носитель определенной информации, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

Система организационно-распорядительной документации (ОРД)
Все документы, при помощи которых в организации реализуются управленческие процессы, входят в систему организационно-распорядительных документов,
Которые подразделяются на следующие основные группы:
• организационные;
• распорядительные;

Организационные документы регламентируют:
• структуру предприятия,
• задачи и функции предприятия,
• организацию его работы,
• права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.
К организационным документам относятся: устав, положения, инструкции, правила (в т.ч. Правила внутреннего трудового распорядка)

Распорядительные документы - посредством их решаются важнейшие вопросы управления.
К ним относятся приказы, постановления, распоряжения, указания, решения.
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять распорядительный акт по основным вопросам компетенции организации.
Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации. Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению к организационно-распорядительным документам.
К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, служебное (деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное сообщение и некоторые другие.
В состав информационно-аналитических документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список.

Кадровая информационно-документационная система
состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках организации, а также о деятельности самой кадровой службы.
Наряду с организационными и распорядительными, информационно-справочными документами в ее состав входят также учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров и др.).

Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:
►документы, выданные гражданам государствен-ными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе:
паспорт,
трудовая книжка,
военный билет,
диплом, свидетельство, аттестат,
листок нетрудоспособности,
медицинская справка и др.;

► документы, выдаваемые организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов:
ходатайство,
характеристика,
справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы),
удостоверение,
пропуск,
командировочное удостоверение и т.п.;

► документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений:
заявление,
автобиография,
резюме,
объяснительная записка и др.;

► служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику:
представление к назначению на должность,
аттестационный лист,
результаты тестирования и анкетирования,
справка-объективка,
докладные и служебные записки и т.п.

УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки.
Существует три способа унификации текстов:
трафарет, анкета и таблица.

Стандартизация документов это форма юридического закрепления унификации и уровня ее обязательности.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве, т.е. оформление стандартов:
-межгосударственных (ГОСТ),
-государственных (ГОСТ Р),
-отраслевых (ОСТ)
-стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Делопроизводство
подразделяется на три этапа:
I - создание документов (документирование) –
фиксирование информации путем создания текстовых документов в сфере управления.
Правила составления и оформления реквизитов документов регламентируются ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Унифицированные системы документации. Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

II - организация движения и учёта документов (документооборот) -
Это работа с уже созданными документами.
В целях организации работы с документами, как правило, создается самостоятельное структурное подразделение – служба ДОУ (канцелярия, отдел делопроизводства, общий отдел).
Наиболее важные функции ДОУ:
● организация подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;
● прием, учет, регистрация поступающих и отправляемых документов;
● ведение контроля за исполнением документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины

III - хранение документов (архивное дело)
Архивное дело - деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Архив осуществляет функции:
● принимает от структурных подразделений организации, учитывает и обеспечивает сохранность документов;
● организует использование документов по запросам орга-низаций и граждан, ведет учет и анализ использования;
● проводит экспертизу ценности и осуществляет организационные мероприятия по передаче документов на постоянное хранение;
● осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях;
● организует работу по составлению номенклатуры дел;
● участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления.

Как организовать архив
Разработать Положение об архиве организации
(за основу можно взять Примерное положение об архиве, утвнржд. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42)
2) Приказом по организации назначить ответственного за архив (секретарь, специалист кадрового отдела или бухгалтер, а если организация очень большая, то в штатное расписание может быть введена отдельная должность)
3) Разработать должностную инструкцию ответственного за архив (основные обязанности – ведение архива и архивных дел);
Приказом по организации создать экспертную комиссию (из числа наиболее опытных и квалифицированных работников, председателя комиссии – один из заместителей руководителя, а также разработать Положение об ЭК на основе Примерного положения утвержденного приказом Федерального
архивного агентства от 11.04.2018 № 42)

После этого необходимо определить и оборудовать место хранения архивных документов с соблюдением требований, установленных Правилами -2015.
Для хранения архивных документов в организациях, как правило, используют приспособленное помещение, отвечающее нормативным требованиям, оборудованное металлическими стеллажами или шкафами. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.
В небольших организациях, где образуется небольшое количество дел в год, архивные документы могут храниться непосредственно в помещении службы делопроизводства, но в металлическом запирающемся шкафу с возможностью его опечатывания.
В помещении необходимо обеспечить соблюдение режимов: влажностно-температурного и противопожарного.