Деловая и офисная коммуникация

Формы деловой коммуникации
Вопросы лекции:
Коммуникация и общение. Различие процессов коммуникации и общения.
Речевая деятельность, её виды. Речевая коммуникация, её формы и особенности.
3. Формы деловой коммуникации и их разновидности.
4. Критика в деловой коммуникации.

1. Коммуникация и общение. Различие процессов коммуникации и общения

Коммуникация и общение
Общение – это процесс взаимодействия между людьми, в ходе которого возникают, проявляются и формируются межличностные отношения. Общение предполагает обмен мыслями, чувствами, переживаниями и т. п.
Предметом личностно ориентированного общения выступает характер отношений между его участниками.
Коммуникация (от лат. «communicatio» – делаю общим, связываю) – это социальный процесс, приводящий к установлению или обновлению социальных связей посредством достижения изменений во мнениях, оценках, точках зрения людей, включенных в этот процесс.
В результате коммуникации ранее разрозненным участникам этого процесса становятся свойственны качества общности, единства и целостности (люди становятся единомышленниками).

Деловая коммуникация
Деловая коммуникация – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности: производственной, научной, педагогической и пр.
Предметом деловой коммуникации является деятельность (дело), и партнер по общению всегда выступает как личность, значимая для другого.
Основные задачи деловой коммуникации – продуктивное сотрудничество, стремление к сближению целей, улучшение партнерских отношений.

Отличие коммуникации от общения
Деловая коммуникация отличается от простого общения тем, что в процессах ее осуществления ставится цель и конкретные задачи, которые должны быть решены. В деловом общении невозможно прекратить взаимоотношения с партнером без потерь с обеих сторон. В этом смысле этика служит своеобразным посредником, позволяющим быстрее найти оптимальное решение, сгладить острые углы, с достоинством выходить из затруднительных ситуаций.

2. Речевая деятельность, её виды. Речевая коммуникация, её формы и особенности

Речевая деятельность.
Речевая коммуникация
Речевая деятельность - активный, целенаправленный, опосредованный языковой системой и обусловленный ситуацией общения процесс передачи и приема сообщений.
Речевая коммуникация – это общение между людьми, обмен информацией, процесс, который поддерживает функционирование общества и межличностные отношения.
Речевая коммуникация - это общение людей, понимаемое в широком смысле слова не только как разговор или беседа, а как любое взаимодействие с целью обмена информацией.

3. Формы деловой коммуникации и их разновидности

Деловая беседа
Деловая беседа – передача или обмен информационными сообщениями и мнениями по определенным вопросам и проблемам.
Функций деловой беседы:
взаимное общение работников из одной деловой сферы;
совместный поиск, выдвижение или разработка рабочих идей и замыслов;
контроль и координирование деловых мероприятий.
Деловая беседа может быть непосредственной или опосредованной, чаще всего, по телефону.
Деловая беседа может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса.

Деловые переговоры
Переговоры – специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем. Цель переговоров – найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.
Деловые переговоры – основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда целенаправлены и предполагают заключение сделок, подписание соглашений и контрактов.
Деловые переговоры могут проходить на официальном и неофициальном уровне.
Переговоры могут быть внешними (с деловыми партнерами и клиентами) и внутренними (между сотрудниками).

Собеседование
Собеседование используется при решении кадровых вопросов: при приеме на работу, увольнении.
Собеседование – встреча с потенциальным работодателем или его представителем при приеме на работу.
Цель собеседования – познакомиться воочию, понять, насколько работодатель и соискатель подходят друг другу, а также обсудить детали сотрудничества.

Собеседование
Типичные ошибки при собеседовании:
Нечеткость объяснения. Кандидат не может дать конкретных ответов на вопросы специалиста кадровой службы.
Кандидат ведет себя заносчиво, надменно, разговаривает покровительственным тоном, давая понять специалисту кадровой службы, что делает ему одолжение.
Кандидат не проявляет заинтересованности в должности. Отсутствует четкая цель.
Недостаток уверенности.
Кандидат вызывающе одет.
Неорганизованность, невнимательность, некорректное поведение, чрезмерная разговорчивость.

Спор
Спор – столкновение мнений, разногласие по какому-либо вопросу, борьба за отстаивание собственных позиций.
Спор может быть реализован через
Дискуссию – форма спора, в рамках которого рассматривается, исследуется, обсуждается какая-либо проблема с целью достичь взаимоприемлемого, а по возможности и общезначимого ее решения.
Полемика – форма спора, предполагающая наличие противоположных мнений и обоснованных аргументов, основная задача – утверждение одной из противостоящих позиций.
Дебаты – формальный метод ведения спора, при котором стороны взаимодействуютдруг с другом, представляя определенные точки зрения, с целью убедить третью сторону (зрителей, судей и т. д.).

Спор
В чем отличия разных форм спора?
В отличие от дискуссий, диспутов, целью которых выступает коллективный поиск истины, в полемическом споре целью является победа над противником и утверждение собственной позиции.

Деловое совещание
Деловое совещание – способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.
Деловое совещание – общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения.
Цель совещания – описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.
Важно для получения нужного результата совещания:
точно и в нужном направлении сформулировать предмет обсуждения;
выносить на совещание лишь те темы, которые не удается решить отдельным специалистам в рабочем порядке.

Деловое совещание
Типы совещаний:
совещания по планированию;
совещания по мотивации труда;
совещания по внутрифирменной организации;
совещания по контролю за деятельностью работников;
совещания, специфические для фирмы.
Оптимальное число участников 6-7 человек. На совещания надо приглашать только тех, в чьей компетентности находится обсуждаемая проблема и кто способен решить вопрос.

Презентация
Презентация – первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей.
С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги.
Задача презентации: так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге, как ожидаемый результат – заключить договоры и сделки.
Длительность проведения презентации: 1,5-2 часа.
Проводить презентации рекомендуется после 15 часов (после презентации можно организовать коктейль или фуршет с 17.00 до 19.00).

Деловая переписка
Деловая переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи информационного сообщения.
Деловое письмо – письменное обращение к должностному лицу, оформленное в соответствии с правилами переписки.
С помощью деловых писем осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, предъявляются претензии, выражаются благодарности и т.п.
По содержательной направленности можно выделить более 20 наименований писем.

Деловая переписка
Виды деловых писем:
Письма-просьбы.
Информационные письма.
Письма-запросы.
Сопроводительные письма.
Письма-заказы.
Гарантийные письма.
Письма-приглашения.
Письма-извинения.
Письма-выражения отказа или согласия.
Благодарственные письма.
Письма-рекламации.

Пресс-конференция
Пресс-конференция – мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.
Основное назначение пресс-конференций: адресное распространение информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ.
Наиболее оптимальное время проведения пресс-конференции – с 11.00 до 16.00.
Длительность пресс-конференции – от 30 минут до 3 часов.

Технология проведения пресс-конференции
Правила проведения пресс-конференции:
Докладчик четко зачитывает текст короткой заявления, в котором говорится о причинах мероприятия.
Репортеров приглашают задавать вопросы.
Вопросы задаются поочередно, профессиональные стандарты предусматривают, что журналисты будут придерживаться объявленной темы.
Члены команды организаторов следят за регламентом пресс-конференции.