Электронная трудовая книжка Нормативно-правовое регулирование

Продолжение ведения работодателем трудовой книжки в бумажном виде
Переход на электронную трудовую книжку
Если работник не подал ни одного из заявлений,
работодатель продолжает вести его трудовую книжку в бумажном виде
Выдача трудовой книжки
Право на переход на электронную трудовую книжку (в последующем)
Каждый работник должен был по 31.12.2020 включительно
выбор
Работник
Право на дальнейшее ведение трудовой книжки в бумажном виде при последующем трудоустройстве к другим работодателям
Работодатель
Информация о поданном заявлении
Письменное заявление
до 1.01.2021
Запись в трудовую книжку о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности

Ведение работодателем сведений о трудовой деятельности,
начиная с 2020 года
Записи вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона (со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона в случае увольнения)
6
Работодатель
- заявление о ведении БУМАЖНОЙ трудовой книжки;
- НЕТ никакого заявления
- заявление о переходе на ЭЛЕКТРОННУЮ трудовую книжку
- трудоустроен ПОСЛЕ 31.12.2020
Работники
Продолжает вести трудовую книжку на бумажном носителе
Ведет электронную трудовую книжку

Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника»
и Порядок ее заполнения
Форма СЗВ-ТД заполняется и представляется страхователями в территориальный орган на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие), а также в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Работодатель, с численностью работающих зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период - месяц 25 и более лиц, представляет сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Работодатель, численность работников которого составляет менее 25 лиц, также может представлять сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа.
Представление в форме электронного документа:
с использованием своих программно-технических средств через провайдера или Кабинет Страхователя на сайте ПФР;
с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.

10
Сроки представления страхователями «Сведений о трудовой деятельности» в ПФР
Ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия (переводы на другую постоянную работу, подача зарегистрированными лицами заявлений и др.)
с 1 января 2020 года:
В случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
ВАЖНО!!!!!!!
При представлении сведений в отношении лица впервые одновременно представляются сведения о его трудовой деятельности у данного страхователя по состоянию на 01.01.2020 – последняя имеющаяся запись в трудовой книжке.
При отсутствии у лица кадровых мероприятий в течение 2020 года, сведения о его трудовой деятельности у данного страхователя по состоянию на 01.01.2020 представляются не позднее 15.02.2021 г.

Форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника»
Формы на бумажном носителе заверяются подписью руководителя и печатью организации (штампом для иностранных организаций) при ее наличии, страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет сведения личной подписью.
Формы, представленные по каналам связи, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью.
Представляемые на бумажных носителях ф. СЗВ-ТД заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.

в реквизитах страхователя указывается:
регистрационный номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов в территориальном органе ПФР (с указанием кодов региона и района по классификации ПФР) в формате XXX-XXX-XXXXXX;
Работодатель (наименование) – наименование организации в соответствии с учредительными документами (наименование отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность на территории РФ или Фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений) в соответствии с документом, удостоверяющим личность ИП, адвоката, нотариуса, занимающегося частной практикой, главы КФХ);
ИНН – в соответствии со свидетельством о постановке на учет (при заполнении ИНН, который состоит из 10 знаков, в последних двух ячейках проставляется прочерк)
КПП – код причины постановки на учет в соответствии со свидетельством о постановке на учет .
Сведения о
страхователе
Перечень реквизитов формы СЗВ-ТД и правила их заполнения
Сведения о
зарегистрированном
лице
в реквизитах зарегистрированного лица указывается:
- «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами.
Поля «Фамилия» и (или) «Имя» обязательны для заполнения;
- «Дата рождения» - заполняется дата рождения зарегистрированного лица;
- «СНИЛС» - указывается страховой номер индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица, в отношении которого представляется форма СЗВ-ТД , в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ;
Сведения, указанные в данном блоке, должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета Пенсионного фонда Российской Федерации.

Сведения о
подаче заявления
продолжение
Перечень реквизитов формы СЗВ-ТД и правила их заполнения
в данном блоке заполняется:
- «Дата подачи» - в соответствующей строке, в зависимости от выбранного зарегистрированным лицом способа ведения сведений о трудовой деятельности и поданного заявления указывается дата подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Поле заполняется тем работодателем, которому подано соответствующее заявление.
При необходимости корректировки даты подачи заявления, представляется форма СЗВ-ТД, где в соответствующей строке заполняется новая дата подачи заявления, например:
В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявления, в соответствующей строке указывается ранее указанная дата и в поле «Признак отмены» проставляется знак «X», например:

Перечень реквизитов формы СЗВ-ТД и правила их заполнения
данный блок заполняется при ежемесячном представлении ф. СЗВ-ТД
- отчетным периодом для формы СЗВ-ТД признается месяц: январь, февраль, март, апрель, май, июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, декабрь календарного года, который отражается путем проставления соответствующего значения – 01, 02, 03, 04 ,05 ,06, 07, 08, 09, 10, 11, 12;
- в поле «календарного года» проставляется календарный год, за отчетный период которого представляется форма СЗВ-ТД.
продолжение
Отчетный
период
Сведения о трудовой деятельности
зарегистрированного лица
заполняются на основании приказов и других документов кадрового учета
Заполняется в соответствии со штатным расписанием.
Заполняется с 01.01.2021
Заполняется при любом кадровом мероприятии
Заполняется по кадровому мероприятию «УВОЛЬНЕНИЕ»
Заполняется в соответствии с предусмотренным перечнем мероприятий
Заполняется в случае необходимости отмены записи
ДД.ММ.ГГГГ

Отражение информации в соответствии с Альбомом форматов

Перечень реквизитов формы СЗВ-ТД и правила их заполнения
№№ п/п (гр. 1) – указывается порядковый номер записи;
«Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» (гр. 2) указывается дата кадрового мероприятия: приема на работу, перевода, увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ.
«Сведения о приеме, переводе, увольнении» (гр.3) – указываются следующие виды мероприятий, предусмотренные порядком заполнения:
продолжение
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица

продолжение
Перечень реквизитов формы СЗВ-ТД и правила их заполнения
Сведения
о трудовой деятельности
зарегистрированного лица.
Блок «Наименование»
В случае если с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то их наименования и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов (ст. 195.3 ТК РФ) или реестров соответствующих должностей
Для государственных и муниципальных служащих также указывается код должности по соответствующему реестру должностей.
«Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» (гр. 4) - указываются наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор) в соответствии со штатным расписанием работодателя.
Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и тому подобное).
Если в соответствии с приговором суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью (ст. 47 УК РФ), заполняется запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

«Код выполняемой функции (при наличии)» (гр. 5) (заполняется с 01.01.2021 года !) - указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой, - код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
- последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Блок «Наименование»
продолжение
Перечень реквизитов формы СЗВ-ТД и правила их заполнения
«Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» (гр. 6) - указываются без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона и пункт, часть статьи, статья ТК РФ или иного федерального закона, являющиеся основанием для увольнения.
При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьями 77, 78-81, 83, 84 ТК РФ, в графе указываются без каких-либо сокращений причина прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона и пункт, часть статьи, статья ТК РФ или иного федерального закона, являющиеся основанием для увольнения.

продолжение
Перечень реквизитов формы СЗВ-ТД и правила их заполнения
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица.
Блок «Основание»
- «Наименование документа» (гр. 7) – наименование документа (приказа (распоряжения), иного решения или документа страхователя);
- «Дата» (гр. 8) - указывается дата в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
- «Номер документа» (гр. 9) - указывается номер приказа (распоряжения) или иного документа.
В подразделе «Основание» указываются данные документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и так далее)

В случае изменения наименования страхователя за время работы зарегистрированного лица информация об этом отражается в ф. СЗВ-ТД отдельной строкой:
- в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» раздела «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» - указывается «Переименование»;
- в графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» указывается дата, с которой произошло изменение наименования страхователя, в формате «ДД.ММ.ГГГГ»;
- в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» - указывается «старое наименование» с конкретного числа переименовано в «новое наименование страхователя»;
- в графах «Наименование документа», «Дата», «Номер документа» подраздела «Основание» указываются реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя.
Переименование работодателя
например:
Если не были представлены сведения на 01.01.2020 - ПРЕДСТАВИТЬ!!

При первичном представлении в ф. СЗВ-ТД в отношении работника, в ней отражаются сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 (о последнем кадровом мероприятии на указанную дату).
При первичном представлении сведений
Пример: Первое кадровое мероприятие в 2020 году – ПЕРЕВОД, последняя запись в трудовой - ПРИЕМ
Пример: Первое кадровое мероприятие в 2020 году – ЗАЯВЛЕНИЕ, последняя запись в трудовой - ПЕРЕВОД

1 кадровое мероприятие по ЗЛ в 2020 году – УВОЛЬНЕНИЕ;
никакого заявления не подавал
13

1 кадровое мероприятие в 2020 году – ПРИЕМ; в том же месяце подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности
14

Несколько кадровых мероприятий в течение одного отчетного периода
15

Запрет занимать должность (подлежит представлению
только при увольнении (п.4 ч.1 ст.83, абз.2 ч.1 ст.84 ТК)

Основные ошибки заполнения отчетности и методы их исправления

Отмена и корректировка записей о трудовой деятельности
Если необходимо отменить запись в ранее представленных сведениях лицу, представляется ф. СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X», например:
Если необходимо скорректировать ранее представленные сведения лицу, следует одновременно отменить ранее представленные сведения, и заполнить исправленные сведения в следующей строке ф. СЗВ-ТД, например:

И его отмена
Исходное мероприятие

Альбом форматов 2.45д (выдержки)

Новая форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника»

Новая форма СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности работника»
Основные изменения
Заполнение сведений о работодателе, правопреемником которого является страхователь.
Раздел заполняется правопреемником страхователя о работодателе, который в настоящее время снят с учета в качестве страхователя, при необходимости представить (скорректировать) сведения о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, ранее представленные этим работодателем.
В графе "Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера" указывается один из следующих кодов:
В графе "Код выполняемой функции" указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), состоящее из пяти цифровых знаков в формате "XXXX.X", где:
первые четыре знака - код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий;
пятый знак - контрольное число.".
Графа заполняется в отношении зарегистрированных лиц, осуществляющих работу в районах Крайнего Севера/работу в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.".

Ответственность страхователя с 1 января 2021 г.
(с момента вступления в силу НПА): Информацию о непредставлении в установленный срок либо представлении неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работающих лиц территориальный орган ПФР направляет в Роструд и его территориальным органам (государственным инспекциям труда), в порядке межведомственного взаимодействия, в течение 5 рабочих дней со дня выявления указанного нарушения.
За указанные нарушения по представлению сведений о трудовой деятельности страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.
Административная ответственность влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от трехсот до пятисот рублей.

Схема направления работником через ЕПГУ работодателю
на электронный адрес выписки из Электронной трудовой книжки
СВЕДЕНИЯ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ИНФОРМАЦИОННАЯ БАЗА ПФР
Работодатель
Запрос на получение выписки из ЭТК
При заключении трудового договора лицо предъявляет сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее, за исключением случаев, когда:
трудовой договор заключается впервые;
работник поступает на работу на условиях совместительства.
Лицо, поступающее на работу по совместительству к другому работодателю, не предъявляет трудовую книжку, если:
по основному месту работы работодатель ведет трудовую книжку на данного работника;
трудовая книжка на него не оформлялась.
Предоставление работником при трудоустройстве
трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности

Форма СТД-Р
«Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем»

форма СТД-ПФР содержит все показатели, заполняемые страхователем в форме СЗВ-ТД
Форма СТД-ПФР
«Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР»

Из Личного кабинета гражданина на сайте ПФР:
«Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР»

Из Личного кабинета гражданина на сайте ПФР:
«Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов ПФР»

Работник
Обнаружение неверной информации в сведениях о трудовой деятельности
Письменное заявление
Исправленные сведения о трудовой деятельности
- ошибка;
недостоверность;
- неполнота
Страхователь
25
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.