Электронный документооборотПрактика внедрения

Постановка задачи
обеспечение ведения и исполнения электронных административных регламентов Росфинмониторинга;
обеспечение планирования и контроля загрузки и назначения исполнителей на работы и задания потоков работ;
формирование отчетности по проводимым работам;
создание единой автоматизированной системы юридически значимого электронного документооборота Росфинмониторинга (включая территориальные управления) с использованием ЭЦП;
ведение хранилища электронных документов и архивного хозяйства Росфинмониторинга;
автоматизированная поддержка процессов контроля и надзора в части исполнения Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ.

декабрь 2006 - принятие решения
март-октябрь 2007 – проектирование
декабрь 2007 – проведение предварительных испытаний и принятие решения об опытной эксплуатации
НАЧАЛО ПУТИ

Подсистемы ЕИС-2 Росфинмониторинга

Подсистема управления потоками работ и документами предназначена для управления потоками работ, осуществляемых в Росфинмониторинге и управления электронными документами.
Назначение подсистемы управления потоками работ
и документами (УПРД)

Управление потоками работ и документами
Общий документооборот
и архивное хозяйство
Управление потоками работ
Специализированный
документооборот
Центральное хранилище данных
Состав подсистемы УПРД Единой информационной
системы Росфинмониторинга

Основные процессы УПРД

Работа пользователей в подсистеме УПРД
Основное окно подсистемы

Работа пользователей в подсистеме УПРД
Папка «Мои задачи»

Работа пользователей в подсистеме УПРД
Регистрационная карточка документа

Поиск документов в подсистеме УПРД
Результаты поиска

Просмотр документов в подсистеме УПРД

Недостаток опыта и квалифицированных специалистов.
Решение - включение в состав рабочей группы со стороны заказчика и команды разработчиков специалистов имеющих опыт подобных внедрений.
Нарушение методологии внедрения.
Решение – воспользоваться имеющимися стандартами и опытом других организаций.
Недооценка в работе фактора отношений Заказчик-Разработчик.
Решение – согласование позиций, поиск компромисса и использования одинакового понятийного аппарата.
Типичные проблемы и пути решения

Неверная ресурсная оценка ситуации перед внедрением.
Решение – До принятия ключевых решений провести инвентаризацию ресурсов.
Отсутствие ответственных за проведение мероприятий.
Решение – Должны быть назначены ответственные в привязке к плану и срокам мероприятий.
Типичные проблемы и пути решения

Фактор руководства
Решение – только методом аргументированного убеждения.
Консерватизм сотрудников
Решение – использовать метод убеждения, административный ресурс, осуществлять переход на новую систему постепенно (от простого к сложному), привлекать энтузиастов.
Процессная чехарда
Решение – прежде чем , что-то автоматизировать необходимо провести анализ существующих процессов и привести их в соответствие с нормативной базой.
Хаос нельзя автоматизировать.
Типичные проблемы и пути решения

2009 год – внедрение системы электронного документооборота до уровня ответственных за организацию документационного обеспечения управления в центральном аппарате и межрегиональных управлениях
2010 год – полномасштабное внедрение системы электронного документооборота до уровня всех сотрудников центрального аппарата и межрегиональных управлений.
Этапы внедрения системы электронного документооборота в Росфинмониторинге