How to organize AEGEE-Event

Основные принципы:
Не изобретайте велосипед!
Творческий подход!
Будьте реалистичнее!
Человеку свойственно ошибаться!
(На ошибках учатся;-)

Events
Summer University
Traveling Summer University
Winter University
Exchange между антенами
Академия

Подготовка
сроки подготовки
Анонс мероприятия- 2 месяца до мероприятия
Deadline для подачи заявок- 1.5-1 месяц до мероприятия
Выбор участников- 1 месяц до мероприятия
Отправка приглашений на визу- 3 недели до мероприятия
Получение подтверждения участия:
-билеты- 3 недели до мероприятия, до отправки приглашения на визу
-подтверждение получения визы- 1 неделя до мероприятия

Команда организаторов проекта
Каждый член команды – уникальная личность
Команда – это группа уникальных личностей, которые ВМЕСТЕ работают над проектом
Общее видение проекта
Распределение обязанностей

Подготовка
формирование команды
Начало формирование команды сразу после анонсирования мероприятия
В команде назначаются:
-main coordinator (возможно 2 человека)
-incoming responsible
-ice breaking-game responsible
-ответсвенный за питание
-ответсвенные за каждый отдельный день программы
-ответвенный за регистрацию
-ответвенный за размещение и логистику
Один и тот же человек может быть responsible сразу по нескольким задачам
Необходимо до начала мероприя составить записную книжку со всеми контактами, которая будет у каждого организатора

Main coordinator
Отвечает за формирование команды
Формирует с командой бюджет мероприятия
Отвечает за составление программы мероприятия
Следит за тем, чтобы с группой всегда было не меньше 3х организаторов, один из которых является maid day responsible
Отвечает за всю координацию внутри команды

Incoming responsible
написать имейл выбранным на мероприятие участникам, лучше каждому по отдельности, со следующим содержанием:
поздравление с тем, что их выбрали
представление себя как человека, который в будущем будет общаться со всеми участниками и которому надо задавать все вопросы
написать про фи на участие в ивенте, обозначить сколько фи платить и точную дату, когда надо будет быть готовым заплатить и в какой валюте
спросить, кому нужны приглашения, будут ли они их себе делать сами (предупредить, что это сложно) и если нужны, то объяснить, что мы будем делать приглашения туристические, сказать, сколько они стоят, и написать входят ли они в фи или нет, обозначить точную дату, когда надо будет заплатить за приглашения (в тот же день что и за фи).
сказать что участникам надо высылать нам купленные билеты и копии паспортов, без которых мы не будем делать приглашения, поставить дедлайн
объяснить, что делать визу у них займет месяц(!), должны торопиться
дать краткое описание их размещения , где будут жить, на чем спать, какие души и туалеты, сколько
написать, что входит в наш фи, что они получат от нас, какие блага
написать, что в скором времени будет выслана дальнейшая инфа, а пока пусть шлют копии паспортов и билетов
напомнить точную дату начала ивента и его конца
попросить заранее сообщить нам, если собираются приехать раньше и уехать позже, нужно ли жилье

Incoming responsible
ПОЛУЧЕНИЕ ВИЗЫ
дать ссылку на наш сайт, где должно быть уже такое описание
посоветовать зайти на сайт посольства России в своей стране, прочитать самим о процедуре получения визы
объяснить что вместе с приглашением они получат ваучер о проживании
напомнить о том, что это все занимает время, поторопить опять
попросить написать сразу, когда они получат визы, чтобы мы знали

Incoming responsible
Непосредственно за неделю до приезда:
объяснить, что мы каждого будем встречать в аэропорту
попросить у всех их номер телефона (чтобы найти если потеряются)
сказать о погоде, валюте, обменном курсе, о том, что у нас много аэропортов

А если участников не выбрали:
написать имейл невыбранным на мероприятие участникам, каждому по отдельности
мотивировать их подаваться в следующий раз, обязательно будут выбраны
написать имейл людям из списка ожидающих

Что участники должны знать до мероприятия:
Как получить Визу
Нашу примерную программу
Что взять с собой: спальные мешки, матрасы, зонтик, теплую одежду, традиционную напитки и еду для вечеринки
Какая в Москве погода

Ответвенный за день
Находится с группой весь день
Знает телефоны всей команды
Отвечает за программу на день, знает все возможные заминки и пути их разрешения.
Уверен, что на протяжении дня ему будут помогать ещё несколько организаторов

Программа.
Что сделает проект интересным?
развлечений
Пешие прогулки, дискотеки, бары…
культуры
Экскурсии с экскурсоводом, музеи, выставки…
спорта
Лыжи, каток, велосипеды, бадминтон, игра в снежки
Тонкая смесь из:
хорошего настроения
Зависит в большей степени от организаторов и удачно составленной программы

Составление программы
Начинается за 2 месяца до мероприятия
В программе прописывается мероприятия которые необходимо провести за 1-2 дня до официального начала (основная подготовка
Основные пункты

Составление рабочей версии программы
Программа составляется по минутам с учётом возможных заминок, все заминки прописываются
Программа является flexible, т.е. если по программе запланирован парк, а утром вы понимаете, что пойдёт дождь, в программе должен быть запланирован запасной вариант, который бы не наруших ход программы
Программа должна быть распределена равномерно, ребята не должны уставать очень сильно в одни дни и скучать в другие
По возможности стоит избегать долгих и частых поездок на общественном транспорте
Все места программы, а также альтернативы должны быть проверены заранее

Составление бюджета
расходная часть
Проживание
Питание ( завтрак + обед или ужин)
Развлекательная программа
Проездные билеты
Регистрация
Напитки (алкогольные?)
Организационные расходы
* Сохранять все чеки!вести ежедневный учёт трат

Размещение участников
Бесплатное жилье
(общежития)
Дешевое жилье
(спортзал школы/
университета)
Все участники живут
вместе
Участники живут
порознь
Квартиры членов
AEGEE-Moskva
Удобно,
AEGEE-spirit
Дешево. НО
Неудобно собирать
участников утром,
трудности вечером

Еда
обязательно
советы:
2-х разовое, по крайней мере 1 горячая еда в день
Предоставьте участникам список недорогих мест для еды
Старайтесь централизованно привести участников в кафе/ ресторан, даже если они сами платят за еду
Заранее узнать о наличии вегетарианцев среди участников

Составление бюжета
откуда берутся деньги?
Fee участников
Спонсорская поддержка/фандрайзинг
Бюжет AEGEE-Moskva - стабфонд, который трогать категорически не рекоммендуется!

FR - fundraising -
поиск средств
2 вида спонсорской помощи:
финансовая поддержка
support in kind (товары, информационная поддержка, предоставление помещения и др.)
План действий:
Список потенциальных спонсоров
Информация о потенциальных спонсорах (что за организация, сфера деятельности, участие в благотворительных и социальных проектах);
Официальные письма с описанием проекта и предложением о сотрудничестве;
Встреча с потенциальным спонсором;
Не забывайте информировать спонсора о ходе реализации проекта

Keep in mind
Запасной вариант на случай плохой погоды/отказа в экскурсии/ремонта музея и т.д.
Не забывать обедать- заранее готовить обед, заказывать в кафе, расставлять на столах в Вышке (пока остальные гуляют)
Альтернативный meeting point: на случай, если кто-то потерялся, отстал от группы, решил остаться в хостеле и т.д.

Информирование
Необходимо вывешивать программы мероприятий на день для наших любимых участников, желательно это делать вечером, либо рано утром, чтобы они могли захватить с собой все необходимые вещи.
Программа на день для участников должна быть составлена таким образом,чтобы в случае именений ребята их не заметили, в программе для них стоит избегать чётких указаний места и времени
Стоит заранее анонсировать место и время обеда/ ужина и предоставляем его мы, или они сами за него платят

Free time
Стоит предоставить ребятам free time и предложить различные варианты для его проведения.
Например:
можно остаться дома и выспаться ( один из организаторов должен остаться с ребятами), поехать в город погулять, походить по магазинам, посидеть в кафе, выйти в интернет ( формируется несколько групп, с каждой из которых находится один организатор)
Необходимо предоставлять ребятам время на то, чтобы привести себя в порядок и передохнуть, например после прогулки перед вечеринкой. В это время некоторые из ребят, например, могут сходить в магазин и купить себе что-то перекусить или выпить
Кроме того, организатором самим необходим отдых: ребята хотят видеть рядом с собой счастливых, а не замученных и невыспавшихся организаторов!!!

Игры
Если вдруг скучно/в очереди/долгое ожидание
Танцевать танец эвента
Играть в русские детские игры: речеёк, колечко, чехорда, хоровод, кис-брысь-мяу
Учить песню эвента
Ice-breaking games

Must have
Что надо носить с собой организаторам
Записная книжка с контактами всех участников и организаторов
Зарядка для телефона
Аптечка (обезболивающее, от боли в желудке, пластырь, бинт, йод, жаропонижающее)
Для лета: панамка, для зимы: варежки
Документы, копии документов участников

Музыка
Выбрать песню мероприятия, которую смогут разучить все, и потом вспоминать о ней уже дома
Составить диски с музыкой для parties:
Хиты этого года
Хиты последних 20-30 лет
Самые популярные, возможно старые русские песни.

На память
Диск со вмеми фотографиями
На диске могут быть самые популярные песни
Грамоты/открытки/флаеры со званиями (best participant etc)
Post-event переписка в mailing list