Инструкция по кассовым операциям

1.1. СВОЕВРЕМЕННОСТЬ ПЕРЕДАЧИ ДАННЫХ НА ОФД И ЗАКРЫТИЯ СМЕНЫ

1.2. ЗАКРЫТИЕ КАССОВОЙ СМЕНЫ, СКАНЫ Z-ОТЧЕТОВ

1.3. ПРОВЕРКА КАССОВОЙ КНИГИ ПЕРЕД ОТПРАВКОЙ В БУХГАЛТЕРИЮ
Необходимо ежедневно сверять остатки в КК на начало и конец дня с отчетом администратора.
В отчете администратора сумма по строке «Остаток на конец дня из КК» должна быть равна строкам «остаток на конец дня» и «из них в сейфе»
В графе
Тех Юр Лицо не должно быть данных

1.4. ОБРАБОТКА ИСПРАВЛЕНИЙ КАССОВЫХ ОСТАТКОВ
Для исправления дисбаланса в отчете администратора необходимо использовать Обработку исправлений кассовых остатков:
Сервис- Внешние обработки – Аудит – ЕМ0607 ОбработкаИсправленийКассовыхОстатков.epf

1.5. ИСПРАВЛЕНИЕ ДУБЛЕЙ ЧЕКОВ ПО ОНЛАЙН КАССАМ 54-ФЗ
Дубль чека – это задвоение оплаты (возврата) в ОФД. Т.е. на 1 продажу (возврат) в ЦУБ есть 2 чека, которые переданы в ОФД.
Платформа ОФД: ЦУБ: Исправление дубля чека:

2. МАСТЕР ЗАМЕНЫ ИСПРАВНОГО / НЕИСПРАВНОГО ТОВАРА
Замена «ноль в ноль». Заявление на обмен
- РН (или Трансфер сумм)
Выдача кассового чека Возврат прихода (Обмен)
+ РН
Выдача кассового чека Приход (Обмен
+ РН
Выдача кассового чека Приход (Обмен)

Замена «в плюс» (клиент доплачивает). Заявление на обмен
- РН (или Трансфер сумм)
Выдача кассового чека Возврат прихода (Обмен) на сумму первоначальной продажи
+ РН
Выдача кассового чека Приход на сумму нового товара (Обмен + Доплата)

Замена «в минус» (выдача денег). Заявление на обмен
- РН (или Трансфер сумм)
Выдача кассового чека Возврат прихода (Обмен) + сумма возврата покупателю
+ РН
Выдача кассового чека Приход (Обмен)

Полный возврат (полная выдача денег). Заявление на возврат
- РН (или Трансфер сумм)
Выдача кассового чека Возврат прихода (по той секции, куда возвращаем)

3. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ВОЗВРАТА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПОКУПАТЕЛЯМ
Возврат наличными:
Заявление от покупателя
Кассовый чек с признаком Возврат прихода, секция наличными
Печатная форма РКО
Прикладываем документы покупателя, подтверждающие факт приобретения

Если утеряны чеки на оплату:

4. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ВОЗВРАТОВ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА ПЛАТЕЖНУЮ КАРТУ ПОКУПАТЕЛЯ
Возврат на платежную карту:
Заявление от покупателя на возврат денежных средств на карту
Копия первоначального чека оплаты по терминалу / документы, подтверждающие факт приобретения товара в нашем магазине
Терминальный чек «отмена» / «возврат», подписанный покупателем (или введен ПИН код)

Заявление от покупателя
Терминальный чек «Возврат»
Первоначальные чеки оплаты

ЗАЯВЛЕНИЯ И СЛИПЫ НА ВОЗВРАТЫ ПО ТЕРМИНАЛУ
При возврате чек оплаты может отсутствовать, но чек на ВОЗВРАТ должен быть ОБЯЗАТЕЛЬНО!
При отмене операции чек ОПЛАТЫ и чек ОТМЕНЫ должны быть подшиты к заявлению ОБЯЗАТЕЛЬНО!

5. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ВОЗВРАТОВ ПО КРЕДИТУ
5.1. Возврат товара, взятого в кредит в случае, когда кредит не выплачен банку (нет справки о погашении)
Заявление от покупателя на возврат денег (по форме банка), оформленное с кредитным специалистом
Возврат оплаты с секцией «Возврат кредита»

5.2. Возврат товара, взятого в кредит в случае, когда кредит выплачен банку (есть справка о погашении)
Возврат оплаты с секцией «Возврат на Лицевой счет»
Заявление от покупателя на возврат денег (из Требования на оплату)

Порядок действий при возврате на лицевой счет:
Фискализация возврата
Создание требования на оплату

6. ИНКАССАЦИЯ
Создание в УБ документа «Движение наличных денег». Тип операции - инкассация
Формирование и печать РКО на инкассацию по форме КО-2
Печать квитанции к инкассаторской сумке
В движении наличных денег должен быть указан Филиал Средневолжский, номер сейф-пакета (чека) и сумма:

ИЗЛИШЕК / НЕДОСТАЧА
Излишек. Создаем в УБ Движение наличных денег-вид операции-дополнительная инкассация
Недостача. Создаем в УБ Движение наличных денег-вид операции-возврат инкассации
Формируем кассовую книгу, выбираем Нумерация кассовой книги «через очистку»

7. ДОКУМЕНТЫ НА ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ДРУГОЙ ФИЛИАЛ
Причины таких перемещений:
Инкассация в более крупный филиал
Закрытие «минусовых» остатков
Перемещение денежных средств с закрытых филиалов на работающие

Для перемещения наличных денег предусмотрены два вида операции:
Отправить деньги в другой филиал (создает филиал – отправитель)
Филиал – отправитель формирует и отражает в КК РКО

Прием денег с транзита
(создает филиал – получатель)
Филиал – получатель формирует и отражает в КК ПКО

8. ДОКУМЕНТЫ НА ВЫПЛАТУ ЗАРПЛАТЫ ЧЕРЕЗ КАССУ
При выплате заработной платы через кассу управляющий формируем и проводит в УБ документа «Бух. выплата зарплаты через кассу»
Выплаты через кассу должны быть единичными.

Расходно-кассовый ордер: зарплату / аванс получает один сотрудник

Платежная ведомость на выдачу заработной платы: зарплату / аванс получают несколько сотрудников

9. ДОКУМЕНТЫ НА ВЫПЛАТУ В ПОДОТЧЕТ
Создание в УБ документа «заявка на подотчет»
Формирование и печать РКО на выдачу подотчета. По кассовой книги проводим РКО, оформленный под заявку по бухгалтерскому учету.
Печать заявления на выдачу денежных средств (подотчет).

В РКО и заявлении обязательна подпись подотчетного лица!!!

К РКО обязательно должна быть приложена указанная заявка с подписями отправителя / получателя денежных средств!

11. ДОКУМЕНТЫ ЮР. ЛИЦАМ ЗА НАЛИЧНЫЙ РАСЧЕТ (ПКО / РКО)
Оплата от покупателей Юр. лиц (ПКО)
Счет на оплату
ПКО на основании счета
Перенумерация КК
Создание Счет-фактуры

СУММА СВЫШЕ 100 000 РУБ. НЕ ПРОВОДИТСЯ
«В соответствии с Указанием N 3073-У предельный размер наличных расчетов между участниками составляет- 100 тыс. руб. в рамках одного договора, заключенного между участниками наличных расчетов, которыми являются (покупатели) юр.лица и ИП. Оплата счета на оплату №Б – 0052421 от 18.05.2015 возможна только через р/с организации!!!»

Возврат покупателю Юр. лицу (РКО)
РКО из счета на оплату
Доверенность
(не на получение ТМЦ)
Счет на оплату

12. ОПЛАТЫ И ВОЗВРАТЫ ПО ОНЛАЙН-ЭКВАЙРИНГУ
Оплата онлайн - эквайринга
Создание Оплаты продажи
Сохранение
Постановка в очередь на печать
Регистрация на ФР (не ККМ магазина, ККМ интернет магазина)

При получении товара печать закрывающего чека (зачет аванса) на ККМ магазина

Возврат онлайн - эквайринга
Создание Возврата оплаты
Сохранение
Постановка в очередь на печать
Регистрация на ФР (не ККМ магазина, ККМ интернет магазина)
ПО реорганизованным юр. лицам (ООО «ДНС-Волга» / ООО «ДНС Плюс-Уфа»), возврат необходимо проводить НАЛИЧНЫМИ.

12. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ПЕРЕДАЧЕ В БУХГАЛТЕРИЮ
Кассовая книга
Титульный лист
Листы кассовой книги с 1 по 30/31 число по порядку
Отчет кассира
Титульный лист
Лист кассовой книги
ПКО
Z-отчет и сверка итогов
Объяснительные (при наличии расхождений)
Заявления и слипы на возвраты/отмены по терминалу
РКО

КАССОВАЯ КНИГА
Кассовая книга формируется ежедневно, после закрытия смены
ПКО, РКО и листы кассовой книги идут сквозной нумерацией с начала года.
Кассовая книга должна содержать только ФИО, кому выданы денежные средства . Никаких посторонних записей.

Если в кассовых операциях была ошибка:
После исправления ошибки необходимо переформировать кассовую книгу «через очистку» с даты ошибки.
Листы кассовой книги распечатать заново.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
Должна быть краткой и ясной для проверяющих:

СЕКЦИЯ АВАНС
Важно разделять 2 понятия: Зачет аванса и получение аванса.
Получение аванса:

Зачет аванса:

13. СРОКИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В БУХГАЛТЕРИЮ
Документы передаются в бухгалтерию до 10 числа, следующего за отчетным.