Комитетпо event-менеджментупри АКМР

АКМР объединяет руководителей по коммуникациям крупнейших корпораций глобального бизнеса.
В 2010 г. эти компании впервые выдвинули инициативу проведения конкурса: «Event-агентство, сертифицированное АКМР».
В октябре 2012 г., после вторичного проведения данного конкурса, АКМР выступила инициатором создания комитета по event-менеджменту.

Комитет по event- менеджменту при АКМР объединяет представителей компаний,
членов АКМР и пул event-агентств
В Комитет входят event-агентства:
А также представители крупного бизнеса:

Цели и задачи Комитета
Главная цель работы Комитета –
профессиональное взаимодействие между Заказчиками и Агентствами, развитие рынка event-услуг,
публичное обсуждение общих стандартов работы на рынке, повышение доверия между Исполнителями и Заказчиками.

Основные направления работы Комитета
Мероприятия для популяризации event-отрасли и открытого обсуждения вопросов ее развития
Разработка отраслевых стандартов и регламентов оказания event -услуг
Комитет представляет собой профессиональную общественную площадку для обсуждения актуальных вопросов event-рынка.
Комитет остается открытым для любых предложений со стороны участников рынка, Агентств или Заказчиков.

Первые итоги работы
Сегодня мы готовы представить на коллегиальное и общественное обсуждение ряд первоначальных отраслевых документов, определяющих эффективные взаимоотношения Заказчик-Исполнитель.
Документы были разработаны членами АКМР, как агентствами, так и корпорациями совместно.
В течение 8 месяцев было проведено около 10-ти заседаний и рабочих встреч Комитета.

EVENT-ОТРАСЛЬ:
актуальные проблемы роста

4. __________________
3. __________________
2. __________________
1. Фундаментальные проблемы

Непрозрачность отрасли приводит к непониманию Заказчиками принципов ценообразования, объемов бизнеса и других аспектов
Это рождает недоверие Заказчика к Исполнителю, как постоянный вектор
В свою очередь недоверие к Исполнителю создает прочное основание к серьезным защитным мерам со стороны Заказчика. Наиболее яркий пример – 100% постоплата услуг агентства

4. __________________
3. __________________
2. Проблемы, связанные с тендерной политикой
1. Фундаментальные проблемы

Изменение конкурсного задания в ходе проведения тендера
Замена при выборе поставщика ключевых критериев отбора
Необъявление итогов тендера
Отмена мероприятия после проведения тендера

4. __________________
3. Коммуникативные проблемы
2. Проблемы, связанные с тендерной политикой
1. Фундаментальные проблемы

Язык общения
Коммуникация между Заказчиком и Исполнителем
Коммуникация между Исполнителем и Заказчиком

4. Искажение целей. Несовпадение результатов и ожиданий
3. Коммуникативные проблемы
2. Проблемы, связанные с тендерной политикой
1. Фундаментальные проблемы

Отсутствие Системы Оценки Эффективности Мероприятия

Первые итоги работы Комитета
Документы, которые мы представляем сегодня вашему вниманию, предназначены для создания прочного фундамента для решения описанных выше проблем отрасли.
Фактически мы предлагаем выработать единые стандарты для более продуктивного взаимодействия между заказчиками и исполнителями.

1
Тендерная процедура по закупке услуг по организации мероприятий

Цели и задачи проведения Годового Тендера
Получить наилучшее и/или наиболее выгодное предложение по цене.
Создать пул из 2-3 Исполнителей для обслуживания Заказчика в течение срока действия Годового Тендера.

Сроки и этапы проведения Тендера
Четырехступенчатая система отбора Победителя Тендера:
Этап 1. Предварительная квалификация Исполнителей. Создание пула Исполнителей.
Этап 2. Брифинг, дебрифинг пула Исполнителей, подготовка проекта тендерного предложения.
Этап 3. Подача тендерных предложений. Презентация проектов тендерных предложений и Исполнителей.
Этап 4. Оценка тендерных предложений, объявление победителя Тендера.

Этап 1. Предварительная квалификация Исполнителей. Создание пула Исполнителей
Срок – 10 рабочих дней
Предварительная квалификация Исполнителя:
1. проверка службой
безопасности Заказчика
уставные документы
2.предварительный отбор
Тендерной комиссией Заказчика
история компании
услуги
портфолио
оргструктура компании
презентация команды
список основных подрядчиков
благодарственные письма

Этап 2. Брифинг, дебрифинг пула Исполнителей,
подготовка проекта тендерного предложения
Сроки:
14 - 21 календарных дней (для мероприятий на территории РФ)
не менее 21 календарного дня (для мероприятий за пределами РФ)
Рассылка единого брифа и оценочной таблицы
Приглашение Исполнителей на Дебрифинг (индивидуальный/коллективный)
Подготовка проекта Тендерного предложения:
предварительный бюджет
описание логистической составляющей мероприятия
описание креативной составляющей мероприятия
график подготовки проекта

Этап 3. Подача тендерных предложений.
Презентация проектов тендерных предложений и
Исполнителей
Срок – 7 рабочих дней
Три варианта подачи Исполнителем тендерного предложения :
по электронной почте
доставка запечатанного конверта в офис Заказчика
размещение тендерного предложения на электронной площадке
Защита тендерных предложений Исполнителями в офисе Заказчика согласно графику защиты

Этап 4. Оценка тендерных предложений,
объявление победителя Тендера
Срок – 7 рабочих дней
Тендерная комиссия принимает решение исходя из оценочной таблицы, представленной на втором этапе проведения Тендера
Оценка формируется по бальной весовой системе
Заказчик публикует оценочные листы для всех Исполнителей и объявляет Победителя Тендера
С Победителем Тендера Заказчик подписывает контракт

Оценочная таблица

Оценочная таблица

Оценочная таблица

Оценочная таблица

Оценочная таблица

2
Классификация брифов

Создание единой формы брифов по организации различных типов мероприятий - инициатива Комитета по еvent-менеджменту при АКМР, нацеленная на улучшение взаимодействия между Заказчиком и Агентством.

Типы специализированных брифов
Стандартный бриф на организацию мероприятия
Бриф на организацию PR мероприятия.
Бриф на организацию пресс-мероприятия.
Бриф на организацию тест-драйва.
Бриф на организацию выездного мероприятия.

Структура специализированного брифа
Общая часть:
О Компании
О Проекте
Целевая аудитория
О мероприятии
Пожелания Агентству

Структура специализированного брифа
Специализированная часть:
Раздел «Предмет продвижения» для брифов на организацию пиар-мероприятия, тест-драйва, пресс-мероприятия
Разделы «Направление», «Перелет», «Расселение», «Питание», «Деловая программа», «Развлекательная программа», «Командообразующий тренинг» и т.д. – для брифа на организацию выездного мероприятия

Выработка единого понятийного аппарата у всех сторон процесса
Улучшение взаимодействия между Заказчиком и Агентством
Экономия времени Заказчика и Агентства
Сведение к минимуму недопониманий из-за нехватки информации
Преимущества работы со специализированными брифами

Варианты использования специализированных брифов
Заказчик дает задание на тендер, используя форму брифа
Агентство, получив приглашение на тендер, высылает Заказчику специализированный бриф для заполнения
Агентство заполняет бриф по устной информации, данной Заказчиком

3
Финансовые вопросы сотрудничества Заказчика и Исполнителя

Ключевые приоритеты
Прозрачность
Предсказуемость процессов планирования,
бюджетирования и отчетности
Сроки
Услуга = оплата
Качество
Соблюдение взаимных обязательств

Договор на оказание услуг — договор, согласно которому Исполнитель берет на себя обязательства по заданию Заказчика оказать определенную услугу, а Заказчик обязуется эту услугу или услуги оплатить.
Обязательные пункты: перечень услуг, задание, платежный график.
Дополнительный пункт (Приложение):
Смета с указанием наименований базовых услуг и их стоимости
Передача ТМЦ (товарно-материальных ценностей)
Закрытие Договора: Акт об оказании услуг на общую стоимость проекта с учетом фактически оказанных услуг.
Типы Договоров
Базовый вариант: Договор на оказание услуг

Альтернативный вариант: Агентский договор
Договор, по которому Агентство по поручению и за вознаграждение Заказчика берет на себя обязательства на совершение разнообразных юридических действий.
Формы: Договор поручения или Договор комиссии.
Закрытие Договора: Агентство предоставляет Заказчику отчет с приложенными копиями всех документов от подрядчиков, задействованных в проекте.
Особенности:
Большой объем отчетной документации замедляет закрытие
проекта.
Двойственность: «собственные» услуги Агентства и
услуги третьих лиц
Типы Договоров

Договор купли-продажи
Договор, согласно которому Агентство принимает на себя обязательства по передаче в собственность Заказчика определенного товара, предоставления ТМЦ (товарно-материальных ценностей).
Заказчик принимает переданный ему товар, оплачивает его стоимость.
Передача прав собственности осуществляется на основании накладных ТОРГ12.
Типы Договоров

Сроки согласовательных процедур
В Договоре (Приложение) должны быть прописаны сроки подписания Договора.
Ключевое условие – подписание ДО мероприятия (14 календарных дней).
В договоре может более одного приложения, первое приложение подписывается не позднее чем за 14 дней, последнее приложение подписывается не позднее чем за 3 дня до мероприятия.

Порядок оплаты Заказчиком услуг Исполнителя
Рекомендуемый порядок оплаты услуг Исполнителя:
предоплата прямых расходов Исполнителя
постоплата комиссии Исполнителя после успешной реализации проекта

Допустимый порядок оплаты услуг Исполнителя:
поэтапная оплата проекта (например, 30%-30%-30% и 10% комиссии Исполнителя после проекта).

Необходимые условия
Перед началом проекта Исполнителю необходимо получить от Заказчика все необходимые требования по финансовой и отчетной документации
Оперативно вносить все необходимые изменения
Предоставлять документы в заранее обозначенном формате

Эффективность
Минимизация рисков наступления форс-мажорных обязательств
Возможность предъявлять более жесткие требования со стороны Заказчика к качеству услуг
Возможность формировать здоровую конкуренцию по идеям

100% ПОСТОПЛАТА-
жесткое условие, учитывая начальный уровень развития рынка ивент-услуг
Агентства в большинстве случае представляют собой компании малого и среднего бизнеса. Вопрос оборотных средств является критичным для них
Ключевая компетенция ивент- агентства – организация мероприятий, а не финансовое обеспечение проектов
Условия большинства подрядчиков - 100% предоплата услуг

Постоплата. Рекомендации
Вариант 100% постоплаты проекта является возможным по взаимной договоренности Заказчика и Исполнителя. В этом случае рекомендуется:
Строго прописывать и соблюдать сроки оплаты
Указывать Вознаграждение Исполнителя за предоставление средств для проведения проекта,
Закладывать в смету стоимость кредитования или рассчитанный коэффициент увеличения стоимости услуг.

Принципы формирования комиссии Исполнителя
Комиссия от бюджета проекта - 10-15%
Исполнитель может снижать комиссию по договоренности с Заказчиком
(на 1-2%).
Значительное снижение комиссии Исполнителя (ниже 8%) противоречит
экономической логике процесса
Исполнитель несет ответственность за те позиции, с которых он берет
комиссию (гонорар)
Включение в смету оплаты специалистов
Фиксированный гонорар за проект

4
Система оценки мероприятия

Нужна ли вообще оценка мероприятий?
Как Вы оцениваете проведённые мероприятия?

Система оценки проведенного мероприятия
комплексный подход к оценке мероприятия, позволяющий получить качественную обратную связь
от Заказчика и Участников мероприятия.
Существует два вида оценки проведенного мероприятия:
стратегическая
качественная

Стратегическая оценка
определяет уровень эффективности мероприятия относительно стратегических целей компании

Что будем оценивать…
лояльность сотрудников компании
удовлетворенность
понимание целей и стратегии компании
вовлеченность в реализацию целей и стратегии компании

Система мероприятия
по разъяснению
и каскадированию виденья, ценностей и целей компании всем уровням
Синхронизация информационного поля
Система командообразующих мероприятий
Система обучения
Система коучинга
и наставничества
Система
развлекательных
мероприятий

Качественная оценка мероприятия
определяет уровень качества каждого конкретного мероприятия.

Кто оценивает мероприятие
Заказчик (обязательно)
Участники мероприятия (обязательно)
и руководство компании Заказчика (желательно)
Участники мероприятия
Заказчик
Руководство компании Заказчика

Заполнение анкеты
Заказчик мероприятия заполняет анкету, в которой оценивает мероприятие по 10-ти бальной шкале по параметрам:
соответствие целям мероприятия
качество (кейтринг, клиннинг, ведущий, звук и т.д. –
отдельно оценивается каждая позиция)
соответствие бюджету мероприятия
эффективности взаимодействия с Исполнителем
(эккаунт, проджект, оперативность реагирования, гибкость взаимодействия)

Заполнение анкеты
Участники мероприятия заполняют анкету, в которой оценивают качество мероприятия (по отдельным позициям) по 10-ти бальной шкале, а также
отвечают на вопросы о целях мероприятия.
Вспомогательный ресурс для опроса Участников мероприятия: http://www.surveymonkey.com

Заполнение анкеты
Руководство компании заполняет анкету, в которой оценивает мероприятие по 10-ти бальной шкале по параметрам:
соответствие целям мероприятия
качество (кейтринг, клиннинг, ведущий, звук и т.д. – отдельно оценивается каждая позиция)
соответствие бюджету мероприятию

Шкала оценки мероприятия
В системе оценки проведенного мероприятия используется 10-бальная шкала, в которой за
«отлично» принимается оценка «8»,
«удовлетворительно» - «6»,
оценка ниже 5 – «неудовлетворительно» и т.д.
удовлетворительно
неудовлетворительно
отлично

Далее Агентством производится суммирование результатов трех анкет, выведение среднего бала – итоговая оценка.
Назначается встреча с Заказчиком, на которой обсуждаются все пункты анкеты, и составляется experience-list.
?