Концепция развития Корпоративного портала

Корпоративный портал это
Единая рабочая среда для каждого сотрудника холдинга
Виртуальные рабочие пространства для отдельных проектов или подразделений
Календарь событий
Библиотека документов (с контролем версий)
Система управления задачами
Вики-система
Единая точки доступа к информационной инфраструктуре группы компаний:
возможность работы с несколькими корпоративными приложениями в одном интерфейсе
персонализация этого интерфейса для каждого отдельного пользователя
сквозная система аутентификации пользователей
возможность использования данных, хранящихся в различных хранилищах в сети компании

Предпосылки создания корпоративного портала
ПОТРЕБНОСТЬ:
Автоматизация документооборота.
Контроль рабочих процессов: прозрачность, наглядность, универсальность вне зависимости от региона присутствия
Оптимизация рабочих процессов
Контроль уровня сервиса (SLA) для сервисных служб компании (Юристы, HR, IT.. )
Уменьшении бумажного документооборота
Создание, систематизация и сохранение Базы знаний компании
Создание быстрого и легкого поиска информации
Масштабирование знания внутри компании
Быстрая адаптации сотрудников к изменениям
Управление и контроль использования информации

Цели и задачи корпоративного портала
Основные задачи:
координировать рабочие процессы, оценивать загруженность сотрудников, повышать рабочую дисциплину, формировать отчеты по выполненным задачам;
держать работников в курсе новостей и событий, происходящих в компании;
наладить оперативную обратную связь с пользователями;
исключить проблемы коммуникации между сотрудниками разных отделов и подразделений, даже если они географически удалены друг от друга;
накапливать и сохранять опыт в Базе знаний;
ускорить адаптацию новых сотрудников и профпереподготовку работающего персонала;
объединить сотрудников в рабочие группы, которые смогут сообща работать над проектами для достижения поставленных целей;
сэкономить рабочее время при поиске информации и выполнении операций;
минимизировать потери информации.
Цель: повышение качества управления внутренними бизнес-процессами в группе.

Функционал портала
Единый интерфейс;
Страницы с миссией, ценностями, правилами и важной информацией о компании;
Личные кабинеты и профили с полной информацией о руководителях и сотрудниках, контактными данными и синхронизацией с учетными системами компании;
Публикации важных новостей и событий с уведомлением конкретных пользователей или целевых групп для привлечения коллег к обсуждениям;
Инструменты для мгновенного контакта по типу некоторых элементов мессенджеров и соцсетей (живая лента, чаты), что позволяет сотрудникам всегда оставаться на связи;
Пространство для совместной работы и обмена идеями, предложениями, мнениями, что позволит быстро принимать решения при реализации проектов;
Системы вовлеченности и мотивации с нематериальным поощрением и повышением рейтинга сотрудников (например, «Скажи спасибо»),
Удобное управление проектами с помощью постановки задач, контроля их выполнения, планирования и учета рабочего времени;
Сервисы для создания, редактирования, хранения документации в режиме онлайн без скачивания;
Умная система поиска для быстрого нахождения нужной информации;
Централизованная и актуальна База знаний для обучения новичков и развития персонала;
Надежная система безопасности корпоративной информации с ограничением допуска и защитой персональных данных пользователей.

Функциональные блоки «Корпоративный портал»
Справочная информация
Работа с документами
Справочник контрагентов
Набор инструкций по работе с ПО
Задачи и процессы
Проектная работа
Оценка работы специалиста
Справочник сотрудников
Библиотека документов
Конструктор документов
Заявки ИТ
Заявки на линию консультации
Заявки о ошибках в ПО
Заявки на доработки
Заявки на замену оборудования
Заявки на работы
Информация о доступных сервисах (ИТ)
Информация о закрепленном ТМЦ
Информация о задачах и процессах в которых уч. сотрудник
Новостной портал
Новости компании
Мониторинг законодательства
Договоры контрагентов
Единая база НСИ
Общая инф. (компания, должность, тел., почта день рождения и т.д.)
Справочник орг. структуры холдинга
Реестр лицензий на ПО
Отчетность
Блок кадров
Список отсутствующих
Производственный календарь
График отпусков
Блок юр. служба
Блок служба ИТ
Дашборт
Дашборт
Контроль задач и поручений
Контроль задач и поручений
Отчет по набору прав пользователей
Матрица компетенций
Матрица компетенций
Новости подразделения
Интеграция с прочим ПО
Вопрос специалисту (чат)
Команда подразделения
Задачи
Рейтинг сотрудника
Реестр объектов недвижимости
Справочник основных средств
Контроль исп. сделок
Реестр залогов
Консультации
Проверки
Контроль предписаний
Запросы гос. органов
Библиотека шаблонов форм
Локальные нормативные акты
Политики
Должностные инструкции
Вакансии
Судебные дела
Хранилище вх./исх. корреспонденции
Регистрация корреспонденции
Доверенности
Органы управления
Проверки ГИТ
ДМС
Награждения
Версионирование
ЧАВО
Интеграция с 1С ЗУП
Интеграция с 1С БП
Интеграция с 1С ДО
Интеграция с единой база НСИ
Тендерная площадка
Оповещение о днях рожденья сотрудников
Регистрация новых пользователей

Функционал «Справочник контрагентов»
Карточка контрагента содержит учетную информацию, реквизиты, документы, согласие на обработку персональных данные. С возможностью создания версионности карточки в зависимости от изменяемой информации.
Контроль уникальности контрагентов
Категорийность контрагентов: банки, страховые компании, гос. органы, гос предприятия и учреждения, юр.лицо, физ. лицо, ИП и т.д.
Процесс проверки и аккредитации контрагентов, с присвоением статусов (Одобрен, Контроль, Запрет). Загрузка матрицы согласующих лиц.
Настройка запрета на совершение операций с контрагентом в зависимости от его статуса в системе.
Периодический мониторинг изменений по контрагенту, факторов риска, аффилированности, исковой нагрузки, анализа банкротства, аудита отчетности – с возможностью рассылки уведомлений и изменения статуса в карточки
Контроль полномочий представителей контрагента с рассылкой уведомлений об истечении срока полномочий
Процесс обновления аккредитации и статуса контрагента
Интеграция со всеми учетными системами компании: договоры, оплата, вх. и исх. корреспонденция, суды, претензии и т.д.

Функционал «Судебные дела»
Карточка судебного дела: документы, движение, события, участники, реквизиты, контакты.
Карточка судебного дела синхронизирована с Картотекой арбитражных дел, судами общей юрисдикции, ФССП, ФНС
Настройка уведомлений при создании карточек дел и задач при наступлении определенных событий.
Электронный календарь судебных заседаний.
Контроль сроков.
Конструктор документов: шаблоны типовых заявлений, актов, ходатайств, претензий. Синхронизация конструктора со справочником контрагентов
Процесс согласования стратегии и процессуальных документов.
Интеграция со всеми учетными системами компании: договоры, вх. и исх. корреспонденция, претензии, задачи юристов и т.д.

Функционал «Претензии»
Карточка претензии содержит учетную информацию, реквизиты, документы, лица ее направившего.
Автоматическая рассылка уведомления всем заинтересованным лицам.
Процесс назначения ответственного и согласования стратегии, ответа на претензии, сверки расчетов.
Контроль сроков.
Конструктор документов. Конструктор документов: шаблоны типовых заявлений, актов, претензий. Синхронизация конструктора со справочником контрагентов
Возможность связки документа с действующими карточками по судебной работы, вх. корреспонденция и т.д.

Функционал Блока «Корреспонденция»
ВХОДЯЩАЯ корреспонденция:
Карточка входящего документа содержит учетную информацию, реквизиты документы, лица его направившего.
Автоматическая рассылка уведомления всем заинтересованным лицам.
Процесс назначения ответственного за исполнение, поручения.
Процесс инициирования претензионной, судебной работы, сопровождения проверки, подготовки ответа на запрос и т.д. путем создания соответствующих карточек.
Возможность связки документа с действующими карточками по претензионной, судебной работы, сопровождения проверки, подготовки ответа на запрос и т.д.
ИСХОДЯЩАЯ корреспонденция:
Карточка исходящего документа содержит учетную информацию, реквизиты документы, адресата и т.д.
Процесс согласования исх. Документа с возможностью загрузки автоматической матрица согласующих лиц
Контроль сроков подписания, отправки, получения документа (синхронизация с почтовыми сервисами)
Автоматическая рассылка уведомления всем заинтересованным лицам.
Возможность связки документа с действующими карточками по претензионной, судебной работы, сопровождения проверки, входящая корреспонденция и т.д.

Функционал Блока «Единая база НСИ»
С помощью НСИ можно добиться следующих результатов:
Используется актуальная, полная и достоверная информация всеми пользователями системы;
Повышается эффективность в принятии управленческих решений и в части определения ключевых показателей;
Обеспечивается полнота и достоверность учетных сведений;
Улучшается совместимость учетных и отчетных документов.
Исключается возможность дублирования данных или неактуальной информации;
Организована единая точка ввода, обработки и контроля содержимого справочников;
Все записи внутри корпорации приводятся к стандартному виду.

Функционал Блока «Текущие задачи»
Четкая этапность при решении задачи.
Автоматическая рассылка уведомления всем заинтересованным лицам.
Процесс назначения ответственного за исполнение, поручения.
Контроль над каждой заявкой пользователя и своевременное разрешение инцидентов, ведущее к уменьшению потерь для бизнеса.
Эффективное использование персонала
Предотвращение потерь инцидентов и Запросов на Обслуживание или их неправильной регистрации
Нацеленность на обеспечение максимально возможного качества услуг для пользователей
Внедрение подходов менеджмента качества в управления сервисами

Функционал Блока «Личная карточка»
Карточка сотрудника содержит учетную запись (ФИО, дата рождения, должность, подразделение, телефон, эл. почта, фото сотрудника).
Сотрудник может проверить весь набор закрепленного за ним оборудования.
Быстро составить заявку на замену/установку оборудования.
Проверить все доступные ему сервисы.
Без дополнительной бюрократии быстро оформить, заявку по интересующему направлению.
Возможность связки заявки с действующими заданиями сотрудникам ИТ.
Возможность быстро задать вопрос в чате.
Привязка заявки к матрице ролей специалистов ИТ.
Функционал Блока «Библиотека знаний»
Полная библиотека инструкций по доступным сервисам.
Уменьшение нагрузки на группу поддержки.
Возможности само развития для сотрудников.
Быстрое обучение новых сотрудников.
Возможность следить за новым функционалом.

Функционал Блока «Тендерная площадка»
Единая база поставщиков с историей сделок по всему холдингу;
Снижение временных затрат при поиске поставщика;
Прозрачная процедура пред проверки новых контрагентов;
Снижение влияния пользователя на результаты торгов;
Финансовая экономия, так как можно выбрать из предложений самое выгодное;
Процесс закупок проходит максимально открыто;
Для участия в торгах не нужно никуда перемещаться, влияя на процесс из любого места, где есть компьютер;
Приемлемость для любых категорий пользователей, поскольку ЭТП не ограничивает участие.
Функционал Блока «Конструктор документов»
Сокращение количества ошибок при создании документов
Повышение качества администрирования шаблонов (актуальность и единство формулировок)
Автоматизация управления рисками
Сокращение трудозатрат на подготовку документов в 2 раза
Сокращение срока внутреннего согласования документов
Сокращение трудозатрат на администрирование шаблонов
Многократное сокращение количества шаблонов, единое хранилище, простота выбора правильного шаблона
Шаблоны адаптированы к потребностям бизнеса, содержат необходимые подсказки
Гибкая настройка шаблонов документов без программирования

Функционал «Локальные нормативные акты»
1. Положения (примерный перечень):
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение о защите персональных данных
Положение об оплате труда сотрудников
2. Приказы, распоряжения
3. Должностные инструкции
4. Приказы по основной деятельности
При обновлении локальных нормативных актов сотрудники компании получают соответствующие письма-уведомления на свой адрес электронной почты.
Функционал «Вакансии»
Информация об имеющихся свободных вакансиях в формате:
Название вакансии
Описание
требования к кандидату (образование, опыт работы, знания и умения, личные качества).
Эта информация дает возможность сотрудникам компании участвовать в конкурсе на замещение вакантных должностей, отделу персонала — существенно снизить затраты компании на поиск и подбор кандидатов, а руководителям структурных подразделений — оперативно отслеживать процесс закрытия вакансий.

Примеры макетов страниц портала

Судебная работа
Договоры и претензии
Недвижимость
Трудовые отношения
Доверенности
Корпоративная структура
«Добро пожаловать на наш портал, где вы сможете найти интересующий вас сервис или юриста, готового помочь найти оптимальное решение. Мы - Команда юристов, готовая защищать интересы и следовать стратегии Компании, вносить посильный вклад в развитие Компании и помогать
Руководитель….
ЮРИДИЧЕСКАЯ СЛУЖБА ГРУППЫ АГРОГАРД
Юридические сервисы
НАВИГАТОР
Юристы
Группа компаний
Документы
Лицензии, разрешительная док-ция
Обучение
Проверки, запросы гос.органов

ДОГОВОРЫ и ПРЕТЕНЗИИ
Сервисы
«Наша команда сопровождает вас в процессе всего жизненного цикла любого договора. Мы стремимся быть в авангарде оптимизации и автоматизации договорного процесса в компании, делая его действительно простым и максимально быстрым для каждого пользователя. С удовольствием примем все ваши пожелания и предложения по улучшению работы».
Руководитель….
Алгоритмы и процессы
Типовые формы
Регламенты и документы
Вопрос юристу
Заявка на разработку договора
Заявка на обучение
Заявка на изменение регламента
Вопросы- ответы
Претензии
Юристы
договорной
практики
Чек-листы
ПРОВЕРЬ СЕБЯ
Обучение
Видеокурсы
Презентации

ДОГОВОРЫ / АЛГОРИТМЫ И ПРОЦЕСС
Сервисы
Юристы
Вопрос юристу
Заявка на разработку договора
Заявка на обучение
Предложение по изменению
Согласование протокола
разногласий
Согласование договора
Претензионная работа

ДОГОВОРЫ / РЕГЛАМЕНТЫ И ДОКУМЕНТЫ
Сервисы
Вопрос юристу
Юристы
АГРОГАРД
АгроГард-Орел
АгроГард-Тамбов
АгроГард-Курск

ДОГОВОРЫ / ТИПОВЫЕ ФОРМЫ
Сервисы
Юристы
Расходные договоры
Доходные договоры
Заявка на изменение типовой формы
Вопрос юристу
Заявка на разработку договора
Заявка на обучение
Предложение по изменению
Претензии

Заявка на разработку договора
Команда
Название
Описание потребности
Подать заявку

Предложение по изменению
Команда
Юридическое лицо (выбор)
Что изменить (выбор: документ / процесс из списка)
Описание проблемы в связи с чем требуется изменение
Подать заявку

ЧЕК-ЛИСТЫ, ПРОВЕРЬ СЕБЯ
Сервисы
Юристы
ПРОВЕРЬ СЕБЯ:
…..
База проверочных чек-листов
Вопрос юристу
Заявка на изменение типовой формы
Заявка на разработку договора
Заявка на обучение
Предложение по изменению

Договоры / ВОПРОС-ОТВЕТ
Сервисы
Юристы
Часто задаваемые вопросы:
Т
База ответов на вопросы
Вопрос юристу

Судебная работа
Сервисы
«Наша команда сопровождает вас в процессе всего жизненного цикла любого договора. Мы стремимся быть в авангарде оптимизации и автоматизации договорного процесса в компании, делая его действительно простым и максимально быстрым для каждого пользователя. С удовольствием примем все ваши пожелания и предложения по улучшению работы».
Руководитель….
Алгоритмы и процесс
Регламенты и документы
Вопрос юристу
Команда

Корпоративная практика
Сервисы
Шаблоны решений
Вопрос юристу
Юристы
«Наша команда сопровождает вас в процессе принятия и оформления решений органов управления общества». В этом разделе вы можете узнать …. Спросить о ….
Руководитель….
Заявка на услугу
Навигатор ДЗО
Полезные документы
Вопрос-Ответ
База знаний

Корпоративная практика/АЛГОРИТМЫ И ПРОЦЕСС
Сервисы
Юристы
Раскрытие информации
Оформление решений
Список аффилир. лиц
Вопрос юристу
Заявка на услугу

Корпоративная практика/ШАБЛОНЫ РЕШЕНИЙ
Сервисы
Вопрос юристу
Команда

Корпоративная практика/ПОЛЕЗНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Сервисы
Вопрос юристу
Команда

Корпоративная практика/Навигатор компаний
Юристы
Компания 1
Компания 2
Компания 3
Компания 4

О ГРУППЕ КОМПАНИЙ / АО «АгроГард»
Сервисы
Вопрос юристу
Юристы
Корпоративные документы
Лицензии и разрешительные документы
Ключевые договоры
АО «АгроГард» основано в 2003 г. на базе сельскохозяйственных предприятий Краснодарского Края общей площадью более 50 тыс. га. В 2008-2009 годах произошло существенное увеличение активов компании за счет приобретения новых хозяйств в Центрально-Черноземном районе. Сегодня «АгроГард» является одним из крупнейших российских сельскохозяйственных холдингов. Общая площадь сельскохозяйственных угодий составляет более 155 тыс. га, численность поголовья КРС — 10,4 тыс. голов. На предприятиях, входящих в агрохолдинг, занято свыше 2,8 тыс. человек
Подготовить решение органа управления
Ваш юрист – Иванов Иван Иванович

Корпоративная практика
/ ВОПРОС-ОТВЕТ
Сервисы
Юристы
Часто задаваемые вопросы:
Прибыль, Компетенция органов управления, Ответственность …
База ответов на вопросы
Вопрос юристу
Юристы по
рекламе и IP

Заявка на услугу
Команда
Юридическое лицо (выбор)
Предмет услуги (подготовить решение / выписка из протокола)
Документы для предоставления органу
Получить услугу

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
Сервисы
Алгоритмы работы
Чек-листы
ПРОВЕРЬ СЕБЯ
Разъяснения
Вопрос - ответ
Вопрос юристу
Согласование замечания/выговора
Согласование увольнения
Заявка на обучение
Проверки
Плановые проверки ГИТ
Юристы трудовой практики
Формы документов
Локальные нормативные акты
Обучение
Видеокурсы
Презентации

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ/Руководителю/ Алгоритмы работы
Сервисы
Юристы
Алгоритм привлечения к
дисциплинарной ответственности
Алгоритм введения коллективной материальной ответственности
Вопрос юристу
Согласование замечания/выговора
Согласование увольнения
Заявка на обучение
Юристы трудовой практики

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ / ВОПРОС-ОТВЕТ
Сервисы
Заявка на обучение
Юристы
Часто задаваемые вопросы:
Прием на работу Изменение трудового договора Расторжение трудового договора Рабочее время, время отдыха Оплата труда Премирование Гарантии и компенсации Персональные данные Госслужащие
Выговор Замечание Увольнение Простой Отстранение
База ответов на вопросы
Вопрос юристу
Юристы трудовой практики

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ / ЧЕК-ЛИСТЫ, ПРОВЕРЬ СЕБЯ
Сервисы
Юристы
ПРОВЕРЬ СЕБЯ:
Выговор Замечание Увольнение
Простой Отстранение
База проверочных чек-листов
Вопрос юристу
Согласование замечания/выговора
Согласование увольнения
Заявка на обучение
Юристы трудовой практики

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ / РАЗЪЯСНЕНИЯ
Сервисы
Юристы
Найди разъяснения по теме:
Прием на работу Изменение трудового договора Расторжение трудового договора Рабочее время, время отдыха Оплата труда Премирование Гарантии и компенсации Персональные данные Госслужащие
Выговор Замечание Увольнение Простой Отстранение
База разъяснений, заключений
Вопрос юристу
Согласование замечания/выговора
Согласование увольнения
Заявка на обучение
Юристы трудовой практики

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ / ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ
Сервисы
Юристы
Дисциплина труда
Отстранение
Вопрос юристу
Согласование замечания/выговора
Согласование увольнения
Заявка на обучение
Юристы трудовой практики

ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ / Локальные нормативные акты
Сервисы
Вопрос юристу
Юристы
АгроГард
АгроГард-Орел
АгроГард-Тамбов
Кубань
Юристы трудовой практики

ДОВЕРЕННОСТИ
Сервисы
«Наша команда …..».
Руководитель….
Алгоритмы и процессы
Регламенты и документы
Вопрос юристу
Заявка на выдачу довереннсоти
Реестр доверенностей
Заявка на отзыв доверенности
Типовые полномочия

ДОВЕРЕННОСТИ / АЛГОРИТМЫ И ПРОЦЕСС
Сервисы
Юристы
Вопрос юристу
Заявка на выдачу доверенности
Заявка на отзыв доверенности
Отзыв доверенности
Выдача доверенности
Нотариальное удостоверение

ДОВЕРЕННОСТИ
/ Реестр доверенностей
Сервисы
Юристы
Вопрос юристу
Заявка на выдачу доверенности
АгроГард
АгроГард-Орел
АгроГард-Липецк
Кубань
Заявка на отзыв доверенности

ДОВЕРЕННОСТИ / РЕГЛАМЕНТЫ И ДОКУМЕНТЫ
Сервисы
Вопрос юристу
Юристы
АгроГард
АгроГард - Орел
АгроГард - Тамбов
Кубань

ДОВЕРЕННОСТИ
/ Типовые полномочия
Сервисы
Юристы
Вопрос юристу
Заявка на выдачу доверенности
Заявка на отзыв доверенности

ОБУЧЕНИЕ
Сервисы
Заявка на обучение
Юристы
Я хочу знать про:
1. Договоры 2. Доверенности 3. Суды 4. Претензии 5. Трудовые отношения 6 …

Юристы
Юристы
Направления работы:
Договоры
Судебные споры
Доверенности
Корпоративные решения
Трудовые отношения
Договоры

Иванов Иван Иванович
Сервисы
Юристы
Вопрос специалисту
Заявка на оборудование
Заявка на консультацию
Ваши заявки
Ваше оборудование
Доступные сервисы
Заявка на подключение сервиса
Заявка на ошибку ПО
Заявка на доработку ПО
Заявка на доступ к сервисам
База знаний
Личный кабинет ИТ

Иванов Иван Иванович
Сервисы
Юристы
Часто задаваемые вопросы:
Т
База ответов на вопросы
Вопрос специалисту
Вопросы

Иванов Иван Иванович
Сервисы
Юристы
Вопрос специалисту
Инструкции
Доступные сервисы
База знаний ИТ

Иванов Иван Иванович
Юристы
Замена ПК
Смирнов А.В.
Заявка на установку оборудования
Вид заявки
Морально устарел
Причина замены
Дополнительные пожелания
ПК Dell 360
Оборудование
Ответственный за закупку
10.11.2023
Предполагаемая дата закупки
Смирнов А.В.
Ответственный за установку
12.11.2023
Предполагаемая дата установки
Вопрос специалисту
Редактировать
Назад
Ок
Монитор
Доп. оборудование 1
Клавиатура
Доп. оборудование 2