лек 11.1 основы

Содержание

Слайд 2

Рекомендуемая литература:
Казаков В.В. Основы делопроизводства в органах внутренних дел: Курс лекций /

Рекомендуемая литература: Казаков В.В. Основы делопроизводства в органах внутренних дел: Курс лекций
Казаков В.В., Вершинина Е.С., Маринин С.А., Горюнов В.Ю. – Н. Новгород: Нижегородская академия МВД России, 2017. – 134 с.
Приказ МВД России № 615
от 20.06.2012 г. «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ОВД РФ».

Слайд 3

Вопросы лекции:
История развития делопроизводства
2. Понятие, элементы и правовое регулирование делопроизводства в ОВД
3.

Вопросы лекции: История развития делопроизводства 2. Понятие, элементы и правовое регулирование делопроизводства
Функциональные обязанности сотрудников ОВД по осуществлению делопроизводства
4. Виды и системы организации делопроизводства в ОВД
5. Документирование
6.Документооборот

Слайд 4

Вопрос № 1.
История развития делопроизводства

Вопрос № 1. История развития делопроизводства

Слайд 5

Этапы развития делопроизводства

Делопроизводство в Древнерусском государстве XI – XV вв.
Приказное делопроизводство

Этапы развития делопроизводства Делопроизводство в Древнерусском государстве XI – XV вв. Приказное
XV - XVII вв.
Коллежское делопроизводство XVIII - XIX вв.
Министерское делопроизводство XIX - начала XX вв.
Делопроизводство в СССР и России в ХХ веке

Слайд 6

Вопрос № 2
Понятие, элементы и правовое регулирование делопроизводства в ОВД

Вопрос № 2 Понятие, элементы и правовое регулирование делопроизводства в ОВД

Слайд 7

Делопроизводство
 – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию
работы с ними
в

Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел.
органах внутренних дел.

Слайд 8

Элементы делопроизводства:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот – движение документов с момента

Элементы делопроизводства: документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

Слайд 9

Правовое регулирование делопроизводства:
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) –
совокупность принципов

Правовое регулирование делопроизводства: Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов
и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами

Слайд 10

Правовое регулирование делопроизводства:
государственные стандарты на документацию (ГОСТы):
ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный стандарт Российской

Правовое регулирование делопроизводства: государственные стандарты на документацию (ГОСТы): ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Национальный
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
ГОСТ Р 7.0.97- 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Слайд 11

Правовое регулирование делопроизводства:
законодательные акты РФ
Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года

Правовое регулирование делопроизводства: законодательные акты РФ Федеральный закон РФ от 27 июля
№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ
Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

Слайд 12

Правовое регулирование делопроизводства:
правовые акты федеральных органов государственной власти РФ
Приказ МВД России

Правовое регулирование делопроизводства: правовые акты федеральных органов государственной власти РФ Приказ МВД
№ 615
от 20.06.2012 г. «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ОВД РФ».

Слайд 13

Вопрос № 3.
Функциональные обязанности сотрудников ОВД по осуществлению делопроизводства

Вопрос № 3. Функциональные обязанности сотрудников ОВД по осуществлению делопроизводства

Слайд 14

Подразделения делопроизводства и режима органов внутренних дел,
(управления, отделы,
отделения, группы)
УДиР, ОДиР,

Подразделения делопроизводства и режима органов внутренних дел, (управления, отделы, отделения, группы) УДиР, ОДиР, ГрДир
ГрДир

Слайд 15

Обязанности сотрудников ОВД при работе с документами:
1.  Знать и точно выполнять требования,

Обязанности сотрудников ОВД при работе с документами: 1. Знать и точно выполнять
установленные Инструкцией по делопроизводству.
2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов.
3. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов.
4. Передавать документы в соответствии с правилами.
5. Немедленно сообщать непосредственному начальнику и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, личных печатей.

Слайд 16

Вопрос № 4.
Виды и системы организации делопроизводства в ОВД

Вопрос № 4. Виды и системы организации делопроизводства в ОВД

Слайд 17

Виды делопроизводства:
общее
специальное
секретное

Виды делопроизводства: общее специальное секретное

Слайд 18

Общее делопроизводство —документирование общей управленческой деятельности (учет, анализ, прогнозирование, планирование, организация, регулирование,

Общее делопроизводство —документирование общей управленческой деятельности (учет, анализ, прогнозирование, планирование, организация, регулирование,
контроль), обслуживает реализацию и обеспечивающих функций (финансовою, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т.д.) аппарата управления.

Слайд 19

Специальное делопроизводство – документирование специальной деятельности
(для ОВД — борьба с преступностью

Специальное делопроизводство – документирование специальной деятельности (для ОВД — борьба с преступностью
и правонарушениями).
Составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административно-процессуальных документов.

Слайд 20

Секретное делопроизводство –
документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайну, и организация

Секретное делопроизводство – документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайну, и организация
работы с документами, содержащими такие сведения.

Слайд 21

Системы организации делопроизводства:
Централизованная — все делопроизводство сосредоточено в делопроизводственном подразделении.
Децентрализованная —

Системы организации делопроизводства: Централизованная — все делопроизводство сосредоточено в делопроизводственном подразделении. Децентрализованная
все делопроизводство рассредоточено по отдельным структурным подразделениям или исполнителям.
Смешанная — часть делопроизводственных операций централизованно осуществляется в делопроизводственном подразделении ОВД (прием, отправка), а другая часть осуществляется делопроизводственными аппаратами структурных подразделений.

Слайд 22

5. Документирование

5. Документирование

Слайд 23

Документирование

 – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке

Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке

Слайд 24

Группы управленческих документов:
Организационные: уставы, положения, наставления, инструкции, регламенты, типовые правила, штатные расписания.
2.

Группы управленческих документов: Организационные: уставы, положения, наставления, инструкции, регламенты, типовые правила, штатные
Распорядительные: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы, директивы.
3. Справочно-информационные: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, объяснительные, акты, справки, обзоры, заключения.
4. Кадровые: заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы и данные по личному составу.

Слайд 25

Требования по подготовке документов

правовой культуры

оперативности изготовления, оформления и обработки документов

технической эстетики

информационной культуры

Требования по подготовке документов правовой культуры оперативности изготовления, оформления и обработки документов технической эстетики информационной культуры

Слайд 26

Реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы

Реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним
с ним

Слайд 27

01 – Государственный герб Российской Федерации;
03 – геральдический знак – эмблема ОВД РФ РФ;
04 – код организации;
05 – основной государственный

01 – Государственный герб Российской Федерации; 03 – геральдический знак – эмблема
регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/
код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование органа внутренних дел;
09 – справочные данные об органе внутренних дел;
10 – вид документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на исходящий регистрационный номер
и дату документа адресанта;
14 – место составления (издания) документа;
15 – адресат;

Слайд 28

16 – гриф утверждения документа;
17 – указания по исполнению документа;
18 – наименование либо аннотация документа;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка

16 – гриф утверждения документа; 17 – указания по исполнению документа; 18
о наличии приложения;
22 – подпись; 22.1 - отметка об электронной подписи;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа
и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в ОВД;
30 – идентификатор электронной копии документа;
31 – гриф ограничения доступа к документу.

Слайд 29

Рапорт на основной и дополнительный отпуск

Адресат

Вид документа

Текст документа

Подпись

Дата

Рапорт на основной и дополнительный отпуск Адресат Вид документа Текст документа Подпись Дата

Слайд 32


Шрифт: Times New Roman
размер шрифта № 12
полужирное начертание
через один

Шрифт: Times New Roman размер шрифта № 12 полужирное начертание через один
межстрочный интервал.

08 – наименование ОВД

Слайд 33


Шрифт: Times New Roman,
размер шрифта № 10-12
через один межстрочный интервал.

09 – справочные данные

Шрифт: Times New Roman, размер шрифта № 10-12 через один межстрочный интервал.

об ОВД

Слайд 34

13 – ссылка на исходящий регистрационный № и дату документа
___________ № ___________
на

13 – ссылка на исходящий регистрационный № и дату документа ___________ №
№_______ от ___________
заполняется в случае ответа на запрос

Слайд 35

10 - Вид документа

Р А П О Р Т
П Р И К

10 - Вид документа Р А П О Р Т П Р
А З
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
А К Т
ПИСЬМО(не указывается)

Слайд 36

11 - Дата документа

14.01.2020
14 января 2020 г.

11 - Дата документа 14.01.2020 14 января 2020 г.

Слайд 37

(12-13) Регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа

___________ № ___________
на

(12-13) Регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа ___________
№_______ от ___________

Слайд 38

15 - Адресат - должностное лицо
юридическое лицо
- физическое лицо

15 - Адресат - должностное лицо юридическое лицо - физическое лицо

Слайд 39

Должность
специальное звание
И.О. Фамилия
15 – адресат
(должностное лицо)

Должность специальное звание И.О. Фамилия 15 – адресат (должностное лицо)

Слайд 40

Иванову И.И.
ул., д., кв., г., р-н, обл., индекс
15 – адресат
(физическое лицо)

Иванову И.И. ул., д., кв., г., р-н, обл., индекс 15 – адресат (физическое лицо)

Слайд 41

16 - Гриф утверждения

УТВЕРЖДАЮ
Начальник ГУ МВД России
по Нижегородской области
специальное звание
И.О.

16 - Гриф утверждения УТВЕРЖДАЮ Начальник ГУ МВД России по Нижегородской области
Фамилия
23.03.2020

Слайд 42

17 - Указания по исполнению документа

И.С. Ивановой
______________________
Прошу подготовить ответ

17 - Указания по исполнению документа И.С. Ивановой ______________________ Прошу подготовить ответ
к 16.01.2020
Личная подпись И.О. Фамилия
09.01.2020

Слайд 43

18 - аннотация документа
от левой границы текстового поля
может занимать до 5 строк

18 - аннотация документа от левой границы текстового поля может занимать до

по 28 – 30 знаков в строке
шрифт размера № 10 – 12
через 1 межстрочный интервал
точку в конце аннотации не ставят
может отвечать на вопросы:
о чем? (о ком?),
чего? (кого?)

Слайд 44

20- текст документа

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется

20- текст документа Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату)
от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения.
Обращение к адресату располагается на 2 - 3 межстрочных интервала ниже реквизита "Наименование либо аннотация документа".
Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 - 1,5 см от левой границы текстового поля.

Слайд 45

21 – отметка о наличии приложений

Приложение: 1. Лекция по теме 1, на

21 – отметка о наличии приложений Приложение: 1. Лекция по теме 1,
35 л. в 1 экз.
2. Лекция по теме 2, на 33 л. в 1 экз.

Слайд 46

22 - подпись

.
Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 дополнительными

22 - подпись . Реквизит "Подпись" отделяется от предыдущего реквизита 1 -
межстрочными интервалами.
В состав реквизита "Подпись" в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, если документ оформлен на бланке органа внутренних дел и подписан его руководством, в остальных случаях - полное); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например:

Слайд 47

22 - подпись

При направлении документа в системе МВД России, а также должностным

22 - подпись При направлении документа в системе МВД России, а также
лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита "Подпись" включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:
Начальник Договорно-правового
департамента МВД России
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
или на бланке
Начальник
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Слайд 48

22 - подпись

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного

22 - подпись Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности)
лица, например:
И.о. начальника ГУ МВД России
по Ставропольскому краю
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия
или:
Врио начальника
специальное звание личная подпись И.О. Фамилия

Слайд 49

22 - подпись

Запрещается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую

22 - подпись Запрещается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или
черту перед наименованием должности.
Факсимильная подпись руководителя (начальника) органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.

Слайд 50

23 - Гриф согласования

23 - Гриф согласования

Слайд 51

25 - Оттиск печати

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на

25 - Оттиск печати Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица
документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личную подпись.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

Слайд 52

27 - Отметка об исполнителе

На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление

27 - Отметка об исполнителе На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается
только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.
При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.
При подготовке на бумажном носителе письма, предназначенного для рассылки по СЭД в электронном виде, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа проставляются инициалы, фамилия исполнителя и служебный телефон. Кроме того, на оборотной стороне его последнего листа проставляется отметка об исполнителе в следующем примерном виде:

Слайд 53

27 - Отметка об исполнителе (1 вариант)

27 - Отметка об исполнителе (1 вариант)

Слайд 54

27 - Отметка об исполнителе (2 вариант)

27 - Отметка об исполнителе (2 вариант)

Слайд 55

отп. в ед. экз. в дело или отп. в ед. экз. в

отп. в ед. экз. в дело или отп. в ед. экз. в
дело ДДО МВД России
(подразделения-исполнителя) эл. копии: 1 - 82 в адрес
эл. копия - в адрес 83 - в ДПД МВД России
исп. И.О. Фамилия 84 - в дело
(000) 000-00-00 (подразделения-исполнителя)
07.02.2012 исп. И.О. Фамилия
(000) 000-00-00
07.02.2012

Слайд 56

31 – гриф ограничения доступа к документу
Отметка проставляется на документах, содержащих информацию,

31 – гриф ограничения доступа к документу Отметка проставляется на документах, содержащих
составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)
Гриф ограничения доступа к документу ("Особой важности", "Совершенно секретно", "Секретно", пометка "Для служебного пользования") проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например - "Лично", "Литер "М" и другие)

Слайд 57

6. Документооборот

6. Документооборот

Слайд 58

прием и обработка
регистрация
исполнение
контроль за исполнением
учет подготовленных и отправка исходящих документов
хранение
уничтожение

Стадии

прием и обработка регистрация исполнение контроль за исполнением учет подготовленных и отправка
документооборота:

Слайд 59

Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя, центральное, решающее

Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя,
звено в технологии управления. Руководитель ОВД, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, четко изложить содержание поручения по исполнению документа и установить реальные сроки.

Исполнение документов

Слайд 60

передаются им поочередно или одновременно в копиях.
Подлинник передается головному исполнителю,
названному

передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается головному исполнителю, названному
в указаниях по исполнению первым, либо обозначенному словом «созыв» («ответственный») или отмеченному символом «*».

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями

Слайд 61

Исполнение документа - выполнение определенных действий или проведении мероприятий (оперативно-розыскных или следственных

Исполнение документа - выполнение определенных действий или проведении мероприятий (оперативно-розыскных или следственных
действий, профилактических операций), о результатах которых делается отметка на инициативном документе.

Слайд 62

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке
документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.
Важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль.

Слайд 63

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная
дата исполнения;
«оперативно» - в 10-дневный срок;
«срочно» - в 3-дневный срок;
в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения;
По отдельным видам документов (поручений) могут устанавливаться иные сроки их исполнения, определенные соответствующими нормативными правовыми актами

Сроки исполнения документов:

Слайд 64

Срок исчисляется в календарных днях с даты поступления (регистрации) документа.
Срок исполнения

Срок исчисляется в календарных днях с даты поступления (регистрации) документа. Срок исполнения
поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, руководства МВД России, исчисляется с даты подписания соответствующего поручения.
Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

Слайд 65

Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. № 935 «Об организации

Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. № 935 «Об организации
архивной работы в системе МВД России».

Приказ МВД России от 30 июня 2012 г.
№ 655 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности ОВД РФ, с указанием сроков хранения»

Приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615
«Об утверждении инструкции по делопроизводству в ОВД РФ»

Слайд 66

Правила формирования дел:

запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного

Правила формирования дел: запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного
сроков хранения, лишние экземпляры, черновики, неисполненные, неправильно оформленные документы;
по объему не должно превышать 250 л. и 4 см;
документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом;
несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку дела.

Слайд 67

описание дела на обложке;
составление внутренней описи;
нумерация листов;
составление заверительного листа;
подшивка

описание дела на обложке; составление внутренней описи; нумерация листов; составление заверительного листа;
или переплет дела.

Этапы оформления дела:

Слайд 69

На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в

На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в
деле (томе дела), указывается список сотрудников органа внутренних дел, которым разрешено ознакомление с делом (томом дела).
Имя файла: лек-11.1-основы.pptx
Количество просмотров: 33
Количество скачиваний: 0