Лекция 5. Процессы стадии исполнения проекта

Активность процессов жизненного цикла проекта
Процессы инициации
Процессы планирования
Процессы исполнения
Процессы мониторинга и контроля
Процессы завершения

Процессы исполнения по областям знаний (PMBoK v. 5)
Управление интеграцией
Руководство и управление работами
Управление качеством проекта
Обеспечение качества
Управление человеческими ресурсами проекта
Набор команды проекта
Развитие команды проекта
Управление командой проекта
Управление коммуникациями
Управление коммуникациями
Управление закупками
Проведение закупок
Управление заинтересованными сторонами
Управление вовлечением заинтересованных сторон

Процессы мониторинга и контроля по областям знаний (PMBoK v. 5)
Управление интеграцией
Мониторинг и контроль работ проекта
Интегрированный контроль изменений
Управление содержанием
Подтверждение содержания
Контроль содержания
Управление сроками проекта
Контроль расписания
Управление стоимостью
Контроль стоимости
Управление качеством
Контроль качества

Процессы мониторинга и контроля по областям знаний (PMBoK v. 5)
Управление коммуникациями
Контроль коммуникаций
Управление рисками
Контроль рисков
Управление закупками
Контроль закупок
Управление заинтересованными сторонами
Контроль вовлечения заинтересованных сторон

Ошибки стадии исполнения
частая замена членов команды проекта;
недостаточный уровень квалификации персонала для решения поставленных задач;
отсутствие системы слежения за триггерами рисков;
разногласия по поводу путей реализации проекта;
отсутствие взаимодействия на разных уровнях управления проектом;
отсутствие четкого контроля и анализа хода реализации проекта.

Стадия завершения
Процессы стадии завершения:
Управление интеграцией
Завершение проекта или фазы
Управление закупками:
Закрытие закупок
Ошибки стадии завершения:
отсутствие формальных процедур закрытия проекта;
отсутствие оценки выполнения проекта;
полученный опыт не документируется и не используется в последующих проектах.

Ввод информации о выполнении задачи

Ввод почасовой отработки ресурса

Ввод информации о почасовой отработке ресурсов на задаче

Фактические затраты на выполнение задачи

Отображение хода выполнения проекта на диаграмме Ганта и в таблице «Освоенный объем»

Ввод информации о завершении нескольких задач

Контроль стоимости проекта

Бюджетирование
Бюджет – это директивный документ, представляющий собой график планируемых расходов и доходов, распределенных по статьям в рамках проекта.
Бюджеты структурируются по центрам ответственности (лицам, подразделениям, отвечающим за расходы или доходы).
Бюджетирование – процесс формирования, учета и контроля выполнения бюджетов.

Планирование бюджета проекта

Основные процедуры контроля бюджета проекта
Мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;
управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;
информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.

Традиционный метод контроля стоимости
Традиционный метод использует следующие показатели:
BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – базовая (сметная, плановая) стоимость запланированных работ (БСЗР).
Это плановая стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, предполагаемое для использования к текущей дате. Текущая дата – это дата, на которую имеется фактическая информация.
ACWP – Actual Cost of Work Performed – фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР) на текущую дату или количество ресурса, фактически потраченное на выполнение работ до текущей даты.
Фактические затраты не зависят от плановых показателей по затратам или потреблению ресурсов.

Недостаток традиционного метода контроля стоимости
Данный метод расчета не связан с графиком выполнения работ, не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных средств.
ACWP>BCWS → Выполнено больше работ или работа обошлась дороже?
ACWP

Метод освоенного объема
Основные показатели:
BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) – базовая (плановая) стоимость запланированных работ (БСЗР).
ACWP (Actual Cost of Work Performed) – фактическая стоимость выполненных работ на текущую дату (ФСВР).
BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) – базовая (плановая) стоимость фактически выполненных работ (освоенный объем) (БСВР).

Расчет показателя освоенного объема
I подход («снизу-вверх»)
BCWP = BCWS (БСВР=БСЗР)
Применяется для завершенных работ
II подход («сверху-вниз»)
BCWP = (ACWP/ EAC) * BCWS
БСВР=(ФСВР/ПОПЗ) * БСЗР
Применяется для незавершенных работ
EAC (Estimate at completion)– предварительная оценка стоимости работы по завершении (ПОПЗ),
ACWP/ EAC – доля уже понесенных затрат в общем объеме затрат на выполнение работы (оценка степени готовности результата).

Показатели отклонения от плана по срокам
SV (Schedule Variance) – отклонение по календарному плану (ОКП)
SV = BCWP – BCWS
ОКП = БСВР - БСЗР
SPI (Schedule performance index) – индекс отклонения от календарного плана (ИОКП)
SPI = BCWP/BCWS
ИОКП = БСВР / БСЗР

Показатели отклонения от плана по стоимости
CV (Cost Variance) – отклонение по стоимости (ОПС)
CV = BCWP – ACWP
ОПС = БСВР - ФСВР
CPI (Cost performance index) – индекс освоения затрат (индекс отклонения стоимости – ИОС)
CPI = BCWP/ACWP
ИОС = БСВР / ФСВР

Сравнительный анализ показателей

Прогнозные показатели освоенного объема
Текущий прогноз затрат на проект с учетом потраченных средств:
EAC = BCWSост. работ/CPI+ACWP
ПОПЗ=БСЗР ост. работ/ИОС+ФСВР
Оптимистический прогноз затрат с учетом отставания только по стоимости:
EACопт = ∑BCWS/CPI
ПОПЗ опт = ∑БСЗР/ИОС
Пессимистический прогноз затрат с учетом отставания по стоимости и по расписанию:
EACпессим = ∑BCWS/(CPI*SPI)
ПОПЗ пессим = ∑БСЗР/(ИОС*ИОКП)

Таблица «Освоенный объем»
ACWP
BCWP
BCWS
CV
SV
EAC

Пример расчетов по методу освоенного объема
Срок выполнения 1 год, стоимость проекта 1 млн. руб.
Анализ состояния дел по истечении 3 мес.
Запланировано – 3 пакета работ по 100 тыс. руб.
Выполнено – 2 пакета работ
Потрачено – 300 000 руб.
BCWS (БСЗР) = 3*100 000 = 300 000 руб.
ACWP (ФСВР) = 300 000 руб.
BCWP (БСВР) = 2*100 000 руб. = 200 000 руб.
SV (ОКП) = BCWP – BCWS = - 100 000 руб.
SPI (ИОКП) = BCWP/BCWS = 0,67
CV (ОПС) = BCWP – ACWP = -100 000 руб.
CPI (ИОС) =BCWP/ACWP = 0,67
EAC = BCWSост. работ/CPI+ACWP = 100 000/0,67+300 000 = 450 000 руб.
EACопт = ∑BCWS/CPI = 1 000 000/0,67 = 1 500 000 руб.
EACпессим = ∑BCWS/(CPI*SPI) = 1 000 000/(0,67*0,67) = 2 250 000 руб.

Определение отклонений графическим методом
Деньги
Время

Как фактические показатели соотносятся с плановыми?
Соотношение показателей по стоимости. ACWP > BCWР – работа обошлась на |CV| дороже, чем было заложено в бюджет.
В противном случае (ACWP < BCWР) - работа обошлась на |CV| дешевле, чем было заложено в бюджет.
Соотношение показателей по срокам.
BCWS > BCWP – выполнено работ на |SV| меньше, чем было запланировано. В противном случае (BCWS > BCWP) - выполнено работ на |SV| больше, чем было запланировано.

Насколько опережаем график?
Сравнение показателей по срокам. Объем работ, запланированный на данный момент, был выполнен в прошлом периоде (П2) – наблюдается опережение графика на один период.
Сравнение показателей по стоимости.
Только сейчас потрачены средства, отведенные на выполнение работ, завершенных в прошлом периоде (П2) – наблюдается опережение графика на 1 период.

Насколько отстаем от графика?
Сравнение показателей по срокам. Только сейчас (в периоде П2) выполнен объем работ, который должен был быть выполнен в прошлом периоде (П1) – наблюдается отставание на один период.
Сравнение показателей по стоимости.
Только сейчас (в периоде П2) оправданы освоенным объемом затраты, понесенные в прошлом периоде (П1) – наблюдается отставание от графика на 1 период.

Прогнозы

ACWP
BCWS
BCWP

ACWP
BCWS
BCWP
SV=-200

ACWP
BCWS
BCWP
SV=-200
CV=-75

ACWP
BCWS
BCWP
SV=-200
CV=-75
Отставание от календарного плана на 8 дней

ACWP
BCWS
BCWP
SV=-200
CV=-75
Отставание от календарного плана на 8 дней
Отставание от графика расходования средств на 20 дней

ACWP
BCWS
BCWP
SV
CV
R
28.08.08 расходование средств будет соответствовать выполняемым работам

ACWP
BCWS
BCWP
SV
CV

Пример анализа графика
Выполнено работ на сумму примерно на 20 у.е. меньше, чем было запланировано, но на их выполнение потрачено средств примерно на 140 у.е. больше (имеет место отставание от графика и перерасход средств).
На данный момент работы отстают от графика примерно на одну неделю. Только что оправданы выполненным объемом работ средства, потраченные около 1,5 недель назад.
Темпы выполнения работ больше плановых, отставание уменьшается. При сохранении существующих тенденций в течение одной недели работа уже будет идти по графику и даже с опережением.
Темпы расходования средств выше темпов выполнения работ, перерасход увеличивается. При сохранении существующих тенденций проект будет выполнен с большим перерасходом средств, чем есть сейчас.
У.е.

Управление качеством проекта

Понятие качества
Качество – это целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности.
Потребности могут включать:
эксплуатационные характеристики,
функциональную пригодность,
надежность,
безопасность,
экономические,
эстетические и культурные требования.
Менеджмент качества – это система методов, средств и видов деятельности, направленных на выполнение требований и ожиданий клиентов проекта к качеству самого проекта и его продукции.

Концепция менеджмента качества
Качество – неотъемлемый элемент проекта в целом, а не самостоятельная функция управления.
Качество – это требования потребителя, а не возможности изготовителя.
Ответственность за качество должна быть адресной.
Для реального повышения качества нужны новые технологии.
Повысить качество можно только коллективными усилиями команды проекта.
Контролировать процесс всегда эффективнее, чем результат.
Политика в области качества должна быть частью общей политики предприятия.

Основные процессы обеспечения качества
Планирование качества проекта – определение конкретного перечня стандартов качества и мероприятий, необходимых для обеспечения требований этих стандартов.
Обеспечение качества – реализация в процессе выполнения проекта запланированных мероприятий по обеспечению качества проекта.
Контроль качества выполнения проекта – спланированный и систематизированный контроль реализации проекта и выполнения запланированных мероприятий по обеспечению качества, осуществляемый в различных формах.

Планирование качества
Анализ затрат и выгод;
установление целевых
показателей качества
проекта;
диаграммы причинно-
следственных связей;
эксперименты
Политика в области
качества;
содержание проекта;
стандарты и
требования к качеству
продукции;
документация по
системе качества
План качества;
процедуры контроля и
испытаний;
перечень контрольных
показателей качества
продукции и
выполняемых работ;
технологические карты
процессов.

Обеспечение и контроль качества
План качества;
процедуры
контроля
и испытаний;
перечень
контрольных
показателей
продукции
и выполняемых
работ;
технологические
карты
процессов.
Плановые и
внеплановые
проверки;
контрольные
мероприятия;
оценка
качества
Обеспечение
качества
Информация
о ходе
реализации
проекта;
план качества;
документация
по качеству.
Проверки;
Гисто-
граммы;
Статисти-
ческие
методы
Контроль
качества
Улучшение
качества;
принятие
продукции;
идентификация
брака;
управление
несоответствующей
продукцией;
переработка
продукции;
исправление
процессов.

Виды контроля качества
продукта проекта

Формы контроля
качества управления проектом
Аудит проекта – проверка соответствия формализованной организационной деятельности по реализации проекта принятым стандартам управления проектами.
Мониторинг проекта – регулярно выполняемая оценка состояния проекта, учитывающая различные виды деятельности в рамках проекта.
Экспертиза проекта – детальный анализ определенных областей деятельности в рамках проекта и составление общей картины хода и состояния проекта в целях повышения качества выполнения как данного проекта, так и проектов предприятия в целом.

Цели различных форм контроля

Порядок проведения контроля проекта
Руководитель проекта предоставляет в проектный офис отчет о выполнении проекта (или его фазы).
Проектный офис проверяет отчеты, в случае обнаружения противоречий устраняет их совместно с руководителем проекта и интегрирует их в отчетность по портфелю.
Руководитель портфеля проектов утверждает отчет, анализирует отклонения и принимает корректирующие решения (например, об изменении бюджетов отдельных проектов).

Схема мониторинга проекта
Базовый план

Требования мониторинга
Интегральные показатели оценки состояния проекта должны удовлетворять потребностям руководства компании в информации, необходимой для принятия решений по проекту, как с точки зрения полноты, так и оперативности ее предоставления.
Для полной реализации этих требований должна быть создана автоматизированная система управления проектами, которая должна обеспечить:
хранение всей необходимой информации по проекту;
сбор необходимой информации непосредственно по мере ее появления в ходе проекта;
представление этой информации как в интегральной, так и в детальной форме в соответствии с запросами пользователей.

Диаграмма текущего статуса управления проектом

Экспертиза проекта
Решение о проведении экспертизы принимается:
на основании плана проверок;
на основании результатов мониторинга проекта;
по требованию внешнего окружения проекта.
Информация для проведения экспертизы:
Формализованные данные, полученные в результате процедур аудита и мониторинга проекта;
Сведения, получаемые путем консультаций и собеседований и относящиеся к неформализованным областям управления проектом.

Направления экспертизы
Коммерческое направление – оценка проекта как коммерческого мероприятия, дающего прибыль.
Техническое направление – оценка правильности выбора технологии производства, закупки оборудования, организации поставок сырья, материалов и других производственных аспектов.
Институциональное направление – оценка соответствие решений по проекту действующему законодательству страны, где предполагается реализация проекта.
Социальное направление – оценка проекта с точки зрения решения социальных вопросов в регионе.
Экологическое направление – оценка проекта с точки зрения его взаимоотношений с окружающей средой.
Финансовое направление – оценка проекта со стороны эффективности инвестиций, их формирования для реализации проекта и использования в нем.
Экономическое направление – оценка проекта со стороны полноты и обоснованности экономических расчетов.

Виды экспертиз по организации
Государственная экспертиза проектов проводится государственными структурами или другими организациями по заказу государства. Она преследует цель оценки проекта со стороны интересов государства.
Ведомственная экспертиза проводится ведомственными структурами и преследует цель определения или проверки эффективности проекта, правильности принятых исходных данных и условий. Особое внимание уделяется соответствию проектных решений экономической и технической политике, проводимой органами руководства отраслью.
Внутренняя экспертиза проводится специалистами предприятия, где выполняется проект, с целью проверки и контроля выполнения проектных заданий.
Внешняя экспертиза заключается в передаче проекта на рассмотрение в специализированную организацию.

Стандарт управления качеством проекта
Стандарт управления качеством должен основываться на рамочных стандартах, которые содержат самые общие принципы проектного менеджмента.
К рамочным стандартам относятся:
Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Американского института управления проектами (PMI),
стандарт ISO 10006:1997,
International Competence Baseline (ICB) IPMA,
российский НТК (Национальные требования к компетентности).
В соответствии с особенностями предприятия рамочные стандарты специализируются и детализируются.

Специализация стандарта
Специализация означает включение в стандарт предприятия тех и только тех положений, которые имеют отношение к проектной деятельности именно на этом предприятии.
Специализация касается:
классификации проектов предприятия;
организационных структур и персонала;
процессов управления проектами.

Структура стандарта управления проектами
Стандарт предприятия по управлению проектами – это совокупность документов, предписывающих: как, в какой последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами.
Степень
детализации
стандарта

Этапы создания стандарта
I этап – разработка концепции
II этап – разработка корпоративной методики управления проектами
III этап – разработка операционного стандарта управления проектами

Автоматизация стандарта управления проектами
Автоматизация функций управления проектами подразумевает:
автоматизацию календарного и ресурсного планирования;
автоматизацию формирования и ведения бюджета проекта;
автоматизацию управления документами проекта;
автоматизацию бизнес-процессов проекта.
Автоматизация стандарта управления проектами может быть обеспечена средствами систем управления документами и систем управления бизнес-процессами.