Материалы_Тайм-Менеджмент

ЦЕЛИ и ЗАДАЧИ ОБУЧЕНИЯ
Цель – освоить
Задачи:
- изучить основные виды
- понять этапы
- освоить методы

ПИРАМИДА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
План на день
План на месяц, год
Долгосрочный план на годы
Генеральный план достижения цели
Глобальная цель творческой личности
Личные жизненные ценности человека

ВРЕМЯ - ЭТО РЕСУРС НЕВОСПОЛНИМЫЙ
Доступное время = Общее время —
Растраченное время поглотителями
Коэффициент полезного использования времени =
Доступное время : Общее время

ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ
неэффективно организованные процессы, ведущие к потерям времени
нечеткая постановка цели и отсутствие приоритетов задач
попытки слишком много дел сделать за один раз
непонимание сложности предстоящих задач
плохое планирование дня
неорганизованное или захламлённое рабочее место
компьютерные игры, чаты, форумы, телефонные звонки, отсутствие или недостаток мотивации
неэффективный поиск необходимой информации

ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ
отсутствие или слабое взаимодействие с коллегами
отвлекающие личности
неспособность сказать «нет»
неполная или запоздалая информация
отсутствие самодисциплины (перекур, чаепития)
неспособность доводить начатое дело до конца
затянутые совещания и собрания
недостаточная подготовка к переговорам
просмотр ТВ, видео и другие развлечения
Разговоры на отвлечённые темы
излишняя коммуникабельность
чрезмерное количество деловых записей

ПОГЛОТИТЕЛИ ВРЕМЕНИ
синдром откладывания дел
поиск исчерпывающей информации
ожидание в общей очереди процессов
неквалифицированная подготовка к работе
отсутствие или редкое делегирование, а также недостаточный контроль делегирования
нечеткая обратная связь или ее отсутствие
слабые навыки работы с документами
отвлечения на личные дела
отсутствие современных информационно-компьютерных систем и технологий в управлении процессами

УЧЁТ ВРЕМЕНИ
позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться на наиболее эффективные из них
Управление временем основано на планировании личного труда и привычке выполнять планы
Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь цели - важно знать доступный бюджет времени
Повысить эффективность своего труда и подразделе­ния, превратить хаос в стройную систему помогут:
- сбор и анализ информации
- планирование, координация и контроль
- коммуникация с ключевыми сотрудниками

ПРЕИМУЩЕСТВА ПИСЬМЕННОГО ПЛАНА НАД ВИРТУАЛЬНЫМ
разгружает память, а виртуальные планы легко забываются или отвергаются
имеет ясную цель, стройную программу и психологически моти­вируют к реализации
не позволяют отвлекаться и концентрирует внимание на решение только наме­ченных задач
позволяет контролировать результаты текущего дня и их перенос на следующий день
повышает точность оценки бюджета времени и его поглотителей, обоснование резерва времени
совершенствует навыки личных методов работы
рационализирует противодействие внутренним помехам и внешним угрозам

ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЛАНОМ ЗАДАЧ
Материальность
Память не может удерживать в голове большой объем информации и задачи обязательно будут забываться. Для кон­троля реализации и оперативной координации управления ежедневными задачами – их необходимо записы­вать в т.ч. и электронном виде
Регулярность
Привычка составлять ежедневный план развивает:
- эффективность мышления
- внимательность к своей работе и жизни
- память для творческих мыслей и идей

ПРИНЦИПЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЛАНОМ ЗАДАЧ
Приоритетность
Важно выделять самые прио­ритетные задачи для создания более четкой их струк­туры
Реалистичность
Реаль­но обоснованный план дает точный расчет норм расхода времени и всех необходимых ресурсов, мотивирует на выполнение намеченной цели и задач
Гибкость
План должен позволять оперативную корректировку при появлении угроз и возможностей для необхо­димых изменений и дополнений. План на следующий день составляется вечером, принимается утром, а в течение дня - корректируется

МЕТОД СТРУКТУРИРОВАНИЯ ВНИМАНИЯ (МСВ)
1) СОЗНАНИЕ человека может успешно работать только с одним объ­ектом внимания: делом, документом. Но можно выполнять несколько задач одновременно с помощью переключения по МСВ
2) ПРЕД- сознание может контролировать 7 ± 2 объекта
Решая главную проблему, можно держать в поле зрения еще от
5 до 9 объектов, но не более
Объекты из ПРЕД- сознания легко перемещаются в СОЗНАНИЕ и наоборот, поэтому именно в ПРЕД- сознании нужно держать те задачи, благоприятный момент для решения которых может наступить в ближайшее время
3) ПОД- сознание может работать с бесконечным количеством объектов. Пока наше СОЗНАНИЕ работает над одной проблемой, ПРЕД- сознание удер­живает еще 5 до 9 объектов, а ПОД- сознание работает со всеми осталь­ными
Многие нерационально используют свое СОЗНАНИЕ И ПРЕД- сознание, стремясь удер­жать в них гораздо больше задач, чем те способны уместить, создавая информационную перегрузку и стресс

СУТЬ СТРУКТУРИРОВАНИЯ ВНИМАНИЯ по МСВ
не пытаться решить все проблемы одновременно, а сконцентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв об остальных

СУТЬ СТРУКТУРИРОВАНИЯ ВНИМАНИЯ по МСВ
1) Фокус внимания (сознание) - в один момент времени должен находиться только один объект для непосредственной работы
2) Область ближайшего внимания (ПРЕД- сознание) содержит 5-9 задач для выполнения или для напоминания о ближайшей задаче
3) Область далекого внимания (ПОД- сознание) - хра­нит всю остальную информацию

СУТЬ СТРУКТУРИРОВАНИЯ ВНИМАНИЯ по МСВ
Если предвидится появление удобного момента для выполнения какой-либо задачи, то нужно переместить памятку о нем из области ДАЛЕКОГО ВНИМАНИЯ в область БЛИЖАЙШЕГО ВНИМАНИЯ

СУТЬ СТРУКТУРИРОВАНИЯ ВНИМАНИЯ по МСВ
При этом наименее значимый объект из области БЛИЖАЙШЕГО ВНИМАНИЯ нужно убрать в область ДАЛЕКОГО ВНИМАНИЯ, чтобы сохранить оптимальное число задач 7 ± 2

ХАРАКТЕРИСТИКА ЗАДАЧ С УЧЕТОМ ИХ ВАЖНОСТИ И СРОЧНОСТИ

ХАРАКТЕРИСТИКА ЗАДАЧ С УЧЕТОМ ИХ ВАЖНОСТИ И СРОЧНОСТИ
Многие тратят время на срочные, но неважные дела, считая их важными (квадрат 3). Но срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей
Нужно избегать дел в квадра­тах 3 и 4, т.к. срочные они или нет, они – НЕ важные и уменьшают ресурсы квадрата 1 и в квадрате 2

ПОСЛЕДСТВИЯ РАБОТЫ С УЧЕТОМ ВАЖНОСТИ И СРОЧНОСТИ

ПОСЛЕДСТВИЯ РАБОТЫ С УЧЕТОМ ВАЖНОСТИ И СРОЧНОСТИ
Для эффективного управления временем нужно решать важные, но несрочные фундаментальные и инвестиционно-значимые и задачи, используя бюджет времени из всех остальных в квадрате 2: определение личной миссии, планирование, профилактика
Их считают нужными, но с трудом заставляют себя взяться за них из-за их кажущейся отдалённости

ПОСЛЕДСТВИЯ РАБОТЫ С УЧЕТОМ ВАЖНОСТИ И СРОЧНОСТИ
Срочные задачи нужно немедленно решать либо самому, либо делегировать их ис­полнение другим
Для не срочных задач следует установить конкретное и точное время их выполнения, и отметить это в плане работы своего подразделения