Методы анализа и оптимизации бизнес-процессов. Лекция 1

Базовые приемы
горизонтальное сжатие процесса, когда несколько подпроцессов объединяется в один;
вертикальное сжатие процесса (наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них);
выбор другого варианта исполнения процесса
перенос процесса территориально в более подходящее место
уменьшение количества проверок и управляющих воздействий;
сокращение количества согласований - единая точка контакта обеспечивается одним менеджером или автоматизированной системой.

Все методы оптимизации бизнес-процессов делятся на три большие группы:
Формализованные универсально-принципиальные ( ФУП-методы);
Бенчмаркинг;
Методы групповой работы.

Методы групповой работы
методов групповой работы объединила различные технологии работы в команде:
метод мозгового штурма,
метод группового решения задач и т.д.
Использование данной группы методов позволяет разработать новые эффективные решения, ранее не кому не известные, что позволяет компании быть лидером по используемым технологиям.

Мозговой штурм (brain storm)
Мозговой штурм (brain storm) – это метод коллективного продуцирования новых идей, разработанный еще в тридцатые годы прошлого века.
Сущность метода заключается в отделении процесса выдвижения идей от процесса их критической оценки и отбора.
Процесс мозгового штурма предполагает определенные правила работы: никакой критики; атмосфера, комфортная для всех участников штурма.
Цель этого мероприятия - собрать как можно больше идей, даже кажущихся нереальными.
Все идеи должны оперативно фиксироваться.
Для второго этапа - анализа выдвинутых идей – обычно привлекаются специалисты, которые не принимали участия в генерации идей.
В результате составляется окончательный список, в котором остаются только те решения, которые поддерживаются большинством участников.

Метод номинальных групп
Метод номинальных групп, наоборот, ограничивает коммуникацию членов группы.
Каждому участнику предоставляется полное описание процесса и все данные для принятия решения.
Каждый член группы без обсуждения с коллегами излагает на бумаге свои идеи.
Затем все члены группы по очереди представляют свои идеи всей группе, строго по одной идее.
Обсуждение здесь также не допускается.
И только после окончания представления идей происходит групповое обсуждение, оценка и выбор идей.

Бенчмаркинг
Опр. Бенчмаркинг – Метод, основаный на изучении, анализе и последующем копировании элементов процессов успешных компаний, занимающихся схожими видами деятельности.
Претендентами на изучение и копирование их успешного опыта в первую очередь являются лидеры – конкуренты.
Иногда этот метод называют еще методом использования лучших практик (best practice).

ФУП - Формализованные универсально-принципиальные методы
Метод пяти вопросов;
Метод причинно-следственных связей или бездефектности работы.
Метод параллельного выполнения работ;
Метод устранения временных разрывов;
Уменьшение количества входов и выходов бизнес-процесса;
Согласование результатов с требованиями;
Организация точек контроля;

Метод 5-ти вопросов

Метод причинно-следственных связей, или бездефектности работы
Принцип бездефектности часто используется при оптимизации бизнес-процессов, и он является одним из основных оптимизационных методов под названием "Метод причинно-следственных связей, или бездефектности работы".

Метод причинно-следственных связей, или бездефектности работы
Существуют два стиля выполнения работы. Первый стиль работы чаще всего встречается в российских компаниях и подразумевает следующее. Сотрудники работают усердно, делают ошибки и потом их исправляют. Причем этот алгоритм непрерывно повторяется. Такой стиль или такую концепцию работы называют "работа в режиме решения возникших проблем" или "тушения пожара", т.е. пожар случился - его тушат.
В технологиях постоянного совершенствования заложена другая концепция работы, называемая бездефектностью. Согласно этой концепции, стиль любой работы, осуществляемой в организации должен включать усердную работу, улучшения и предотвращения. Данную концепцию работы еще называют "работой в режиме предотвращения".
Практика показала, что суммарные затраты на осуществление работ по предотвращению дефектов меньше затрат по их устранению и применение принципа бездефектности позволяет снизить издержки организации. Поэтому при внедрении постоянного совершенствования стиль выполнения работы смещается с тушения пожаров на их предотвращение. Девизом нового стиля работы является: "Делай все правильно с первого раза, вовремя, всегда!"

Метод причинно-следственных связей, или без дефектности работы

Диаграмма Исикавы
Опр. Диаграмма Исикавы — графический способ исследования и определения наиболее существенных причинно-следственных взаимосвязей между факторами и последствиями в исследуемой ситуации или проблеме.
Диаграмма названа в честь одного из крупнейших японских теоретиков менеджмента профессора Каору, который предложил её в 1952 году

Проблема обозначается основной стрелкой.
Факторы, которые усугубляют проблему, отражают стрелками, покосившимися к основной вправо, а те, которые нейтрализуют проблему — с наклоном влево.
При углублении уровня анализа к стрелкам факторов могут быть добавлены стрелки влияющих на них факторов второго порядка и т. д.

Этапы
Выявление и сбор всех факторов и причин, каким-либо образом влияющих на исследуемый результат.
Группировка факторов по смысловым и причинно-следственным блокам.
Ранжирование этих факторов внутри каждого блока.
Анализ полученной картины.
«Освобождение» факторов, на которые мы не можем влиять.
Игнорирование малозначимых и непринципиальных факторов.

SWOT анализ
Опр. SWOT-анализ — метод стратегического планирования, заключающийся в выявлении факторов внутренней и внешней среды организации и разделении их на четыре категории:
Strengths (сильные стороны),
Weaknesses (слабые стороны),
Opportunities (возможности),
Threats (угрозы)
Акроним SWOT был впервые введён в 1963 году в Гарварде на конференции по проблемам бизнес-политики профессором Кеннетом Эндрюсом (англ. Kenneth Andrews).

Алгоритм SWOT анализа
Формирование группы экспертов из числа работников предприятия с привлечением руководителей производственных подразделений.
Заполнение анкет. Каждый эксперт по определенной форме заполняет четыре анкеты: Анкета 1 «Преимущества процесса». Анкета 2 «Недостатки процесса». Анкета 3 «Возможности внешней среды». Анкета 4 «Угрозы внешней среды».
Составление сводных списков. На основании анкет, заполненных экспертами, составляются четыре сводных списка, в которых объединяются и формулируются близкие прогнозы и оценки экспертов.
Анализ сводных списков. Дополнительный анализ сводных списков про- водится с участием всех экспертов. В результате анализа содержавшиеся в них суждения ранжируются по степени значимости. В каждом списке выделяется 7–9 экспертных суждений, получивших наибольшие оценки, и на их основе составляются итоговые таблицы.
Сопоставление сильных и слабых сторон с возможностями и угрозами. Построение SWOT-матрицы.

Анализ проблем процесса: выделение проблемных областей
Выделение проблемных областей — простейшее средство качественного анализа процесса.
Основное назначение этого способа анализа состоит в том, чтобы определить направления дальнейшего более углубленного анализа.
Для выявления проблемных областей следует сформировать укрупненную схему процесса, отобразив на ней основные группы выполняемых функций и их исполнителей.
После этого на схеме нужно указать проблемные области и дать их краткую характеристику.

Ранжирование процессов на основе субъективной оценки
Ранжирование процессов выполняется на подготовительной стадии проекта, когда необходимо дать характеристику каждому крупному процессу организации и принять решение, какие из них следует улучшать в первую очередь.