Оформление итогового отчета по проектам, поддержанным в рамках государственной грантовой программы Партнерство

Харахонова Катерина Александровна, консультант-методист Краевого центра поддержки общественных инициатив

Отчетность грантополучателя согласно договору
Промежуточная отчетность
Итоговая отчетность

Отчетность грантополучателя согласно договору
В течение 7 (семи) календарных дней со дня проведения мероприятия, указанного в Организационном плане реализации Проекта заполнять в личном кабинете Грантополучателя на официальном сайте wwwВ течение 7 (семи) календарных дней со дня проведения мероприятия, указанного в Организационном плане реализации Проекта заполнять в личном кабинете Грантополучателя на официальном сайте www.В течение 7 (семи) календарных дней со дня проведения мероприятия, указанного в Организационном плане реализации Проекта заполнять в личном кабинете Грантополучателя на официальном сайте www.krasВ течение 7 (семи) календарных дней со дня проведения мероприятия, указанного в Организационном плане реализации Проекта заполнять в личном кабинете Грантополучателя на официальном сайте www.kras-В течение 7 (семи) календарных дней со дня проведения мероприятия, указанного в Организационном плане реализации Проекта заполнять в личном кабинете Грантополучателя на официальном сайте www.kras-grantВ течение 7 (семи) календарных дней со дня проведения мероприятия, указанного в Организационном плане реализации Проекта заполнять в личном кабинете Грантополучателя на официальном сайте www.kras-grant.В течение 7 (семи) календарных дней со дня проведения мероприятия, указанного в Организационном плане реализации Проекта заполнять в личном кабинете Грантополучателя на официальном сайте www.kras-grant.ru в информационно-телекоммуникационной сети Интернет форму отчета о проведенном мероприятии с размещением подтверждающих материалов согласно Организационному плану реализации Проекта.
Предоставить Уполномоченному органу не позднее двух месяцев со дня окончания реализации Проекта, установленного в Договоре, но не позднее 31 января 2020 года итоговый отчет о целевом использовании Гранта.

Отчет в системе самомониторинга
На публикацию отчета с даты проведения мероприятия согласно договору есть 7 календарных дней
В личном кабинете должен быть опубликован подписанный скан оргплана
В личном кабинете должны быть заполнены все мероприятия согласно утвержденному оргплану и соответствовать ему в части наименования мероприятий, сроков их проведения
Все мероприятия должны пройти в установленные сроки и с достижением запланированного результата, если иное не согласовано с Уполномоченным органом
Отчетные документы должны давать полное представление об итогах мероприятия и достижении результатов, быть корректно оформлены
Недопустимо публиковать личные данные участников проекта без их согласия
Необходимо размещать анонсы, пресс- и пострелизы для СМИ, присылать их на почту [e-mail] для размещения в новостной ленте сайта kras-grant.ru

Отчет в системе самомониторинга
Ссылки на информационные материалы о проекте должны быть точными, особенно если вы размещаете их на сайтах партнеров и СМИ
При публикации информационных материалов необходимо указывать, что проект реализуется при поддержке грантовой программы и размещать её логотип
Необходимо предоставлять отзывы либо ссылки на отзывы о проектных мероприятиях
Фотографии не нужно слишком уменьшать, они должны быть содержательными и отражать суть проектных мероприятий
В случае возникновения технических проблем при работе в личном кабинете на сайте kras-grant.ru необходимо обратиться в Краевой центр поддержки общественных инициатив
по тел. [phone]

Формальные ошибки при подготовке
итогового отчета
Поверхностный анализ Положения о конкурсе и договора о предоставлении краевого социального гранта
Нарушение сроков сдачи отчета
Нарушение формальных требований к отчету при его оформлении, ошибки в расчетах
Внесение изменений в смету/оргплан без согласования с Уполномоченным органом
Отсутствие включенности грантополучателя в систему самомониторинга на сайте kras-grant.ru
Отсутствие отчетов, частичная публикация отчетов
Несоблюдение сроков публикации отчетов
Отсутствие подтверждающих документов к отчетам

Формальный подход к сбору пакета первичных документов, подтверждающих достижение результатов и целевое использование средств гранта
Предоставление неполного пакета документов
Предоставление нечитаемых документов
Предоставление документов, нарушающих сроки реализации проекта

Содержательные ошибки при подготовке
итогового отчета
Отсутствие в итоговом отчете связи между мероприятиями, результатами проекта и его расходами
Расхождение между сроками проведения мероприятий и датой расходов по мероприятиям
Предоставление документов, не позволяющих сделать вывод о достижении результатов
Отсутствие аналитической записки, либо итогового анализа проекта в ней

На основании договора о социальном гранте грантополучатель должен представить грантодателю итоговый отчёт о реализации проекта и использовании средств гранта и собственных средств, выделенных для реализации проекта.
Отчет должен быть предоставлен в течение двух месяцев со дня окончания реализации проекта, но не позднее 31 января 2019 года.
Итоговый отчет включает в себя:
содержательный отчет
финансовый отчет

Содержательный отчет - это отчет о об итогах реализации проекта (Приложение к Договору о выделении социального гранта), с приложением всех копий первичных документов (списки участников мероприятий, положения и программы мероприятий, протоколы комиссий и собраний, образцы анкет и опросных листов, макеты полиграфической продукции, методические рекомендации, фото, видео и аудио материалы и др.).
Содержательный отчет включает в себя:
Данные, которые отражают ход реализации проекта, подтверждают достижение результатов проекта и решение социальной проблемы, заявленной в проекте.
Информацию об участии и роли представителей местного сообщества территории и партнеров в реализации проекта, а также перспективах дальнейшего развития проекта
Информацию о проблемах, с которыми грантополучатель столкнулся во время реализации проекта и способах решения этих проблем

Финансовый отчет— это отчет который подтверждает целевое расходование грантовых и собственных средств, используемых в рамках проекта. Составляется на основании фактически произведенных хозяйственных операций, имеющих документальное подтверждение, в соответствии с согласованной между грантополучателем и грантодателем сметой проекта.
Все расходы, произведенные в рамках проекта, должны быть направлены на реализацию запланированных мероприятий, и на достижение установленных договором результатов.
Содержательный и финансовый отчет оформляются на бумажном и электронном носителях (сканированный вариант). Электронный вариант содержательного и финансового отчетов со всеми приложениями представляется грантодателю на CD/DVD-диске или флэш карте. Отчёты на бумажном носителе нумеруются, прошиваются и подписываются руководителем и бухгалтером организации – грантополучателя. На оборотной стороне отчета, необходимо сделать заверительную надпись.

Структура итогового (содержательного и финансового) отчета
Обложка
Содержание отчета с указанием наименования всех разделов отчета и страниц
Копия договора о выделении социального гранта (со всеми приложениями) и копии уведомлений и дополнительных соглашений с реквизитами и датами согласования и подписания, подтверждающих согласованность с грантодателем внесенных изменений по ходу реализации проекта
Содержательный отчет
5.1 Титульный лист содержательного отчета (заполняется в соответствии с Приложением к Договору)
5.2 Аналитическая справка по реализованному проекту
5.3 Сводная таблица, подтверждающая результативность проекта и целевое использование средств в рамках реализации проекта (Приложение к Договору).
5.4.Копии первичных документов, подтверждающие достижение результатов по проекту, оформленные в раздел «Приложения» к содержательному отчету
6. Финансовый отчет:
6.1 Титульный лист финансового отчета
6.2. Итоговая смета проекта
6.3 Финансовый отчет
6.4 Реестр финансовых документов
6.5 Опись документов
6.6 Приложения к финансовому отчету Приложением к Договору о предоставление краевого социального грата.