Опыт внедрения системы Офис-кайдзен в ТЭЦ ОАО Иркутскэнерго

Основные положения системы «Офис-кайдзен»
«кай» = перемена
«дзен» = мудрость

Основные положения системы «Офис-кайдзен»
Произвести анализ потерь лидерства, которые являются глубинной причиной поверхностных потерь и которые следует разделить на потери концентрации, структуры, дисциплины и чувства собственности.
Создать исполнительный управляющий комитет – команду топ-менеджеров предприятия (офиса) и подотчетные команды, а именно:
– команду по нововведениям;
– команду по улучшению;
– команду по исправлению;
– команду по «кайдзен-блицу»;
Опираясь на созданный аппарат сотрудников, решительно внедрять систему «Офис-кайдзен», используя прежде всего «Lean daily management system» (LDMS) – систему бережливого ежедневного управления. Главными элементами системы бережливого ежедневного управления являются:
– ежедневное совещание рабочей группы;
– главное информационное табло;
– система карт мероприятий «кайдзен»;
– краткосрочное лидерство;
– анализ и план долговременного улучшения по системе «20 ключей»

Первый этап внедрения системы
Система «кайдзен» предусматривает широкую инициативу для всех членов коллектива, тем самым снимает многие рутинные вопросы деятельности группы, которые приходилось раньше отслеживать лидеру (руководителю) единолично;
Многие правила функционирования группы, которые раньше воспринимались как очевидные (и поэтому не всегда обязательные), вместе с системой «кайдзен» обретают статус «писанного» правила;
Система «кайдзен» предусматривает большую самостоятельность группы, упрощая отчетность (лидера) руководителя вышестоящему руководству;
Система «кайдзен» увеличивает значимость, «вес» группы, ее авторитет в структуре компании (организации);
Система «кайдзен» четко определяет единый стандарт деятельности всех рабочих групп, не взирая на их специфику, тем самым предоставляя всем единые стартовые условия

Первый этап внедрения системы
ключ № 1 – лидерство;
ключ № 2 – управление документацией;
ключ № 3 – крайние сроки и обязательства;
ключ № 4 – компетентность;
ключ № 5 – управление временем;
ключ № 6 – организация рабочего места;
ключ № 7 – гибкость умений;
ключ № 8 – роли и обязанности;
ключ № 9 – чувство собственности по отношению к целям;
ключ № 10 – уборка и наведение порядка;
ключ № 11 – ежедневные совещания рабочей группы;
ключ № 12 – решение проблем;
ключ № 13 – обслуживание внутренних потребителей;
ключ № 14 – управление приоритетами;
ключ № 15 – стандарты работы;
ключ № 16 – главное информационное табло;
ключ № 17 – контроль времени и обязательность;
ключ № 18 – показатели и измерение;
ключ № 19 – бюджеты и затраты;
ключ № 20 – знание потребностей внешних клиентов.

Второй этап внедрения системы
Главное информационное табло
Главное информационное табло представляет собой доску и содержит систему карт мероприятий «кайдзен», показатели, задачи, приоритеты, текущее положение дел рабочей группы. Остается место и для выражения индивидуальности и творческого духа конкретной рабочей группы, можно добавить к содержанию табло такие разделы, как юмор, поздравления. Также не стоит пренебрегать эффектом саморекламы, который несет каждое успешно выполненное мероприятие в группе, удачно и ярко отраженное на главном информационном табло.

Предварительные итоги. Выводы
Первые два месяца функционирования элементов системы «кайдзен» позволили сделать ряд выводов:
Принятие системы идет с разными скоростями. Первоначальную реакцию отдельных сотрудников можно подразделить:
– на отрицательную («Из этого ничего не выйдет и ничего подобного нам не нужно»);
– условно отрицательную («Все делается неправильно, необходимо сделать по-другому»);
– пассивную («Делайте что хотите, меня это не касается»);
– условно пассивную («Я поддерживаю ваши действия, но сам в этом не участвую»);
– условно активную («Я поддерживаю ваши действия, участвую в некоторых из них по своему усмотрению»);
– активную («Поддерживаю, активно участвую»).
Первые элементы системы могут быть реализованы при поддержке, т.е. активном или условно активном участии как минимум двух сотрудников, один из которых – лидер.
На первых этапах лидеру и (или) другому активному сотруднику необходимо проявлять инициативу (личный пример) с целью доказать перспективность программы критически настроенным сотрудникам.
Достигнутый предварительный результат в целом можно считать положительным по следующим причинам:
а) сотрудники с отрицательной позицией сменили её на условно пассивную;
б) визуально улучшился порядок на рабочих местах и в целом в группе;
в) предложены, одобрены и реализованы некоторые предложения по системе мероприятий «кайдзен»;
г) усилилась ответственность и сплоченность коллектива группы по отношению к большим, срочным объемам работ, по отношению к выполнению плана капитального ремонта и капитального строительства.