Планирование открытия магазина

Для чего нужен план-график
Предыстория (PDCA)
Позволяет перейти от хаотического действия к упорядоченному.
Экономит огромное количество времени (реальный кейс с 28 дней до 7 дней).
Новая точка быстрее приносит доход.
Позволяет контролировать и планировать расходы.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Шаг №1. Сбор информации от подразделений
Ставим каждому подразделению задачу:
Описать в форме шагов, последовательных действий.
Например:
ИТ служба.
Монтаж локальной сети.
Поиск провайдера в районе дислокации магазина.
Заключение договора на оказание услуг доступа в интернет.
Приобретение сервера.
Приобретение рабочих мест.
и т.д.
Если подразделений нет – описываете сами, вспоминаете, что делали на предыдущем открытии. Если не открывали ни разу – берите за основу файл с примером.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Шаг 2. Составление прототипа плана-графика.
Сводите данные в один Excel файл.
Пример шапки таблицы приведен выше. Обязательно заполняете все поля. Особое внимание обратите на ответственного и крайний срок.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Шаг 3. Утверждение мероприятий плана-графика
Собираетесь с руководителями подразделений, если они есть.
Если все делаете сами – еще раз внимательно пройдите по каждому пункту.
Определите уровень детализации мероприятия. Уделяйте внимание мелочам. Прекрасное открытие может быть сорвано отсутствием кассовой ленты, или отсутствием разменной монеты.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Шаг 4. В процессе создания просмотрите стыковки одного процесса с другим.
Внимательно посмотрите на мероприятия, которые у Вас прописаны. Если требуется состыковать его с другим – пропишите мероприятие предыдущие, или следующее за текущим.
Пример: поставка товара в торговую точку. Предыдущий процесс – поставка товара в торговую точку. Следующей процесс – приемка товара (или разгрузка).
Пример цепочки процессов. Заказ товара (кто заказывает) ? Поставка на склад компании (кто доставляет) ? Заказ грузотакси (кто заказывает и когда) ? Поставка товара в ТТ (когда и кто принимает) ? Приемка по количеству и качеству (кто и в какие сроки) ? Выкладка товара на полку (кто и в какие сроки) ? Раскладка ценников (кто, где, сроки).
Просмотрите сопутствующие процессы. Например, поставка сопровождается созданием внутреннего документа на перемещение. Для распечатки ценников нужна бумага. И т.д.
Не доходите до маразма и очень мелкой детализации (купить стержни в ручки).
Школа для руководителей "Руководить легко".

Шаг 5. Регулярно контролируйте работу по плану-графику.
Подразделения, не задействованные напрямую на открытии, зачастую халатно относятся к своим обязанностям.
Проводите собрание на регулярной основе. В большинстве случаев – хватает 1 раза в неделю.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Шаг 6. Модифицируйте план-график
Когда модифицировать план-график?
Когда проблема возникает каждый раз, и требуется исключить ее проявление.
Когда у Вас есть идея по улучшению процессов.
Когда требуется вводить дополнительные мероприятия.
Когда в плане не было критически важных мероприятий, влияющих на открытие.
Помните, что первое впечатление – самое важное. Облажались на открытии – получили дурную славу.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
Определение места нового магазина.
Смотрим на трафик около входа в магазин. Сможете посчитать сами – считайте сами, если нет – наймите специалиста. Альтернатива – посчитать на текущем магазине, понять конверсию пешеходного и автомобильного трафика. Считать надо минимум 3 дня (непраздничных). 1 раз - Пн-чт, 1 раз Пт, 1 раз сб. Зачастую в эти дни трафик разный.
Приоритет делайте на площади, близкие к продуктовым магазинам крупных сетей, они зачастую дают хороший трафик, который можно завести к себе.
Уточните примерную стоимость аренды в регионе, чтобы говорить предметно с арендодателями. Пересчитайте на 1м2 площади. Никогда, никогда, никогда не верьте арендодателям о «толпах, идущих сюда». Проверяйте сами.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
Заранее прорисуйте схему расстановки стеллажей и прочего торгового оборудования. Это существенно сэкономит время при монтаже, и подсчете стоимости.
Варианты:
От руки на бумаге. Рисуйте с помощью линейки и карандаша, соблюдая размеры и пропорции.
С помощью спецпрограмм 3D моделирования. Рекомендую Pro100
Нарисуйте от руки, и несите к поставщику оборудовния. Они зачастую имеют подобные программы, и прорисовку в 3D делают бесплатно.
Кризис выкосил немало предпринимателей, посмотрите варианты на Авито и т.д.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
Заранее определите зоны выкладки товара в новом магазине. Где и что будет стоять. Это позволит ускорить выкладку, и сделать более четкие и грамотные заявки на товар. В процессе открытия сделайте несколько схем, и развешайте их в магазине, одну копию оставьте себе.
Как сделать:
Карандашом обводите зоны, ставьте цифру в зоне. На том же листе пишите расшифровку. Например, зона 1 – шампуни, зона 2 – красители, и т.д.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
Определение лимита товаров на торговой точке.
Зачем:
Позволяет избежать катания товаров туда-сюда (привезли много)
Позволяет планировать расходы.
Делайте минимум 20% резерв в большую сторону.
Как:
Берете действующий магазин, считаете емкость торгового зала в деньгах, привязывайтесь к М2. Например 17 т.р./м2. Альтернатива – на полочный погонный метр.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
Определите дату открытия магазина. Точка Б ☺
ЗАРАНЕЕ!!! Разместите заказы на товары у поставщиков. Убедитесь, что они приедут до открытия. Лучше – по графику, который вы им дадите. Большинство легко соглашаются.
Составьте график поставок товаров в новую точку. Это позволит равномерно распределить нагрузку на персонал.
Заранее разместите заявки на банковские терминалы. Банки нередко не могут предоставить их оперативно. Расчет по карте дает минимум 10% прирост оборота.
Сделайте графики работы персонала на момент завоза товара. Опирайтесь на график поставок товара в торговую точку.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
ОБЯЗАТЕЛЬНО!!! Контролируйте выполнение заявок поставщиками или складом. Зачастую поставщик привозит то, что у него есть на складе, и не сообщает о товаре, которого у него не оказалось. Есть риск остаться с полупустым магазином. Если понимаете, что поставщик не справляется – страхуйтесь другим товаром.
Контролируйте выход персонала на выкладку, ежедневно. Зачастую новички «теряются», и есть риск сорвать график. Табличка в Excel, фамилия, и длительность работы (поможет правильно провести расчет).
Заранее проверьте работоспособность компьютерной техники, и прочего торгового оборудования. Никогда не верьте словам «Все работает». Симулируйте работу магазина, убедитесь, что оборудование взаимодействует друг с другом, настроен обмен.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
ОБЯЗАТЕЛЬНО!!! Проверьте, пробивается ли товар через кассу. Берете каждую единицу товаров, и пропикиваете через кассу. Минимум за 3 дня до открытия. Не верьте словами «У нас все работает», проверьте несколько позиций лично.
Составьте график выкладки товаров на полки, график раскладки ценников. Контролируйте и требуйте, чтобы работы, запланированные на день, были закончены в тот же день. Опирайтесь на график поставок товара в торговую точку.
Будьте внимательные к мелочам. Пройдите мысленно весь процесс продажи, посмотрите, все расходные материалы имеются на месте. Сделайте минимум за 3 дня до открытия. Кассовая лента, пакеты, товарные чеки, ручки, фасовочные пакеты, и т.д.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
Заранее приобретайте кассовое оборудование, торговое оборудование, осуществите его настройку.
Кадровый подбор. Если в регионе высокая текучка – заранее набирайте персонал, выводите на действующие магазины. Набрать штат за 3 дня до открытия – задача фантастическая. Крупные сети начинают набор минимум за 1,5 -1 месяц.
Осуществите минимальный контроль качества персонала. Вменяемый ли человек, имеет ли задолженность перед приставами (ч/з онлайн), имеет ли судимость (зачастую осужденные меняют паспорт сразу после выхода). Нередки случаи, когда попадаются гастролёры, пользующиеся хаосом открытия, и выносящим товар. Заключите ученические договора, позволит отсеять ненужных без проблем для себя.
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
Ставьте жесткие сроки монтажа оборудования и требуйте его выполнения. Нередко, хозслужба или его подрядчики – не особо торопливые люди, и пользуются принципом «как сделаем, так сделаем».
Планируйте маркетинговую деятельность заранее. Составьте медиа-план, бронируйте эфирное время, и т.д.
Если открываете не сами – то всегда ставьте одного руководителя на открытие, только одного, который будет отвечать за результат, и координировать работу других. Звоните ему, узнавая ход работ.
Делайте техническое открытие вечером дня, предшествующему официальному открытию. Всегда часть покупателей придет немного раньше, и они могут выявить то, чего не заметили Вы. Магазин должен быть готов к техническому открытию (чист, ценники, товар на полках, персонал в спецодежде).
Школа для руководителей "Руководить легко".

Минимально необходимые действия для успешного открытия.
САМЫЙ ВАЖНЫЙ ПУКНТ НА ПЕРВЫХ ОТКРЫТИЯХ. Регулярно проверяйте ход работ, используйте визуальный контроль, присутствуйте лично. Видите пустую полку – спросите у ответственного, что на ней будет стоять, и когда будет выложено. Видите горку из неразобранного товара – узнайте, когда он будет выложен. Видите товар без ценников – узнайте, когда они появятся. Сверяйтесь с планом-графиком выкладки товара.
Если нет внятного ответа на Ваши вопросы – либо стимулируйте ответственное лицо к выполнению, либо меняйте ответственного.
Верьте только своим глазам, а не словам «Завтра сделаем». «Завтрасделанное» вытекает в работу до утра, ночью, и хаотичному открытию.
Школа для руководителей "Руководить легко".