Повышение эффективности управления с помощью системы электронного документооборота DIRECTUM В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й.

Бумажный документооборот
Недостатки
Огромное количество бумажных документов, часть из которых теряется навсегда
Длительный процесс согласования и утверждения документов
Сложности при организации сохранности и конфиденциальности документов
Отсутствие возможности оперативного поиска информации
Неудобства при коллективном использовании:
невозможен доступ к одному документу с любого рабочего места, в т.ч. одновременно
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Файлы + электронная почта
Недостатки частичной автоматизации
Затруднен контроль исполнения документов, распоряжений
Затруднена оценка загруженности персонала
Сложно поддерживать структуру каталогов
Невозможно контролировать историю работы с документом
Нет поддержки регламентов
Неудобства при коллективном использовании:
Контроль и актуальность изменений при одновременной работе с копиями файла
Ручная регистрация документов

Стандарты серии ISO-9000
Область действия
Распространяется на все организации, которые планируют или уже сертифицированы по стандарту данной серии
Работа с документами рассматривается как необходимое обеспечение системы качества
Обязательное документирование всех процессов:
Работа с заказчиками и поставщиками
Управление производством и обучение персонала
Обеспечение документооборота
Все документы должны быть актуальными
ВЫВОД: Подразумевает большой объем постоянно используемой и актуализируемой документации
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Состав системы DIRECTUM

Демонстрация…
Возможности системы
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Работа с входящими документами
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Рассмотрение
руководством
Регистрация,
сканирование
документа
Назначение
исполнителей,
Постановка на
контроль
Выполнение
работ по
документу
Прием работ
Ответный
Документ

Работа с исходящими документами
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Согласование
проекта
Подготовка
проекта
Подписание
(ЭЦП)
Печать
документа
Регистрация
документа
Отправка
адресату с
пом. возврата
Возврат
документа в
службу ДОУ

Работа с внутренними документами
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Назначение
исполнителей,
Постановка на
контроль
Рассмотрение
Согласование
документа
Создание
документа
Выполнение
работ
Приемка работ
Ответный
Документ

Классификация систем
Обзор
Системы управления потоками работ (WorkFlow)
Электронные архивы документов
Системы делопроизводства (канцелярия)
Комплексные системы управления документами
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Преимущества
Ориентация на повышение эффективности работы всех сотрудников при соответствии российским стандартам делопроизводства
Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем маршрутов
Наличие электронной цифровой подписи и обмен документами с ЭЦП со сторонними организациями
Возможность территориально-распределенной работы (филиалы, холдинги)
Работа через Веб-браузер и Windows приложение
Возможность хранения документов большого объема
Наличие развитого инструментария настройки системы и встроенного языка
Простые принципы работы с системой
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

Электронный документооборот
Эффект от внедрения
Быстрый поиск документов
Снижение потерь документов
Управление движением документов
Высокая исполнительская дисциплина
Оптимальное распределение загруженности персонала
Накопление корпоративных знаний
Высокая корпоративная культура
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й

В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Электронный документооборот
Эффект от внедрения

Расходы=N*Z, где
N – затраты времени на ДО, чел-дн. в мес.
Z – Ср. ЗП на 1 работника, руб./день.
РасходыДо=375*330=
=123 750 руб./мес.
РасходыПосле=89*330=
=29 370 руб/ мес.
Экономия=94 380 руб./мес.
Окупаемость: 6,3 месяца
В Л А Д Е Я - У П Р А В Л Я Й
Электронный документооборот
Эффект от внедрения