Проектный метод в управлении

«По существу мы проектируем всякий раз, когда разрабатываем способы превращения данной ситуации в другую, более приемлемую»
Г. Саймон

Что такое проект?
Проект - это деятельность по достижению нового результата в рамках установленного времени с учетом определенных ресурсов.

Концепция
Программа
Проект

Каковы признаки проекта?
Комплексная, инновационная, уникальная постановка задач;
Сформулированная цель;
Планируемые ресурсы (Финансовые и кадровые рамки);
Временные рамки: определенный старт и запланированное время завершения;
Заказчик – внешний или внутренний (внутри системы, организации);

Проектная ситуация

Что является решающим?
Проекты комплексны по своей сути.
Задачи проекта решаются, как правило, командой.
Пути решения часто не вполне очевидны и планируемы заранее.
Проекты лежат за пределами привычной профессиональной деятельности (отказ от профессиональной рутины).
Проекты, как правило, затратоемки, при этом результат нередко бывает непредсказуем.

Какова может быть структура проекта?
Название проекта,
Постановка проблемы,
Целевое назначение проекта,
Задачи проекта,
Участники,
Общий замысел,
Деятельность по реализации проекта (этапы, формы, содержание, способы организации),
Ресурсное обеспечение,
Ожидаемый результат,
Календарный план

Название проекта
Должно быть броским, кратким, выражающим основную идею содержания, может быть дана расшифровка названия.

Постановка проблемы (актуальность проекта)
Актуальность проекта определяется значимостью проекта, решению которой призван способствовать ваш проект.
Схема формулирования проблемы состоит в сжатой формулировке ситуации, которая требует изменений.

Качественно прописан, если он:
описывает, почему возникла необходимость выполнения проекта;
ясно, какие обстоятельства побудили написать проект;
проблема выглядит значимой для вашей территории, в целом для общества;
масштабы проекта разумны, он не делает попытки решить все мировые проблемы сразу;
проект поддерживается статистическими и аналитическими данными, ссылками на экспертов, ключевые научно-методические источники;
проблема сформулирована с точки зрения того, чьим нуждам служит проект, а не с точки зрения «удобства» исполнителя;
нет голословных утверждений, минимум наукообразных и специальных терминов, интересно для чтения и кратко;
четко определен способ решения проблемы.

Цель проекта
Это осознанное представление результата деятельности по проекту.
достижимость в рамках этого проекта;
безусловность, так как для проектной деятельности изучение возможных условий должно быть завершено до начала работ;
предусматривание итогового результата проекта;
соответствие компетентности, подготовленности финансово-экономическим, материально-техническим, организационным условиям реализации проекта.

Задачи проекта
описывает предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке;
цель является общим итогом проекта, а задачи — промежуточными, частными результатами;
из раздела ясно, какие произойдут изменения в социальной ситуации;
по каждой проблеме, сформулированной в предыдущей части, есть хотя бы одна четкая задача;
цели в принципе достижимы, а результаты поддаются измерению;
постановку целей и задач авторы не путают с методами их решения;
язык ясен и четок, нет лишних, ненужных пояснений и ссылок.

Общий замысел проекта
Общий замысел проекта отражает его сущность, основную идею проекта. В формулировке общего замысла представляется новизна пути разрешения проблемы.
Формулировка общего замысла должна быть лаконичной и четкой, и отражать ведущую идею, на которую опираются разработчики проекта.

Деятельность по реализации проекта
Основной компонент проектирования — выбор содержания, форм, методов деятельности по проекту. Это технологический этап, который подразумевает подбор оптимальной системы действий, направленных на решение каждой из поставленных задач.

Контрольными характеристиками к этому разделу могут служить:
полная ясность, в каких направлениях будет работать проекта;
четкость структурирования проекта на части и видение их взаимосвязей;
доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы;
из раздела понятно как, с кем, когда и где будет проходить реализовываться проект;
естественность логической цепочки: проблема – цель – задача – метод;
нет лишней «воды», то есть ненужных описаний, приложений и пр. отягощения текста.

Ресурсное обеспечение
Исход крупных дел часто зависит от мелочей.
П. Рутт, психолог
Кадровое
Материально-техническое оснащение
Финансы
Научно-методическое
…

Календарный план
Работай с умом,а не до ночи.
Э. Кроткий,афорист
Принцип содержательности
Принцип времени
Принцип ресурсов
Принцип места
Принцип последействия
Принцип коррекции

Каковы основные характеристики проекта?
Ограниченность
Целостность
Последовательность
Объективность и обоснованность
Компетентность участников
Жизнеспособность

Планирование проекта
организация проектирования
разработка проекта
реализация проекта
оценка результатов и последствий реализации проекта

На первой стадии проектирования происходит:
выявление проблем, заинтересованных сторон, подбор партнеров и исполнителей, выяснение позитивных предпосылок проекта;
диагностика ситуации, выбор на кого будет «работать» проект, в чем его миссия;
определение, кого необходимо привлечь к разработке проекта и что надо сделать до начала его разработки;
определение возможных ресурсов образовательного учреждения.
Заканчивается эта стадия формированием команды проекта.

На второй стадии разработки проекта
уточняется миссия проекта, его цели и задачи, план-график, планируемые результаты и методики проверки их достижения.
Стадия заканчивается экспертизой проекта для принятия решения о финансировании.

На третьей стадии реализации проекта
на первый план выступает проведение конкретных запланированных мероприятий, оценка их соответствия целям, задачам проекта, встраивание в общий связный ход проекта.

Четвертая стадия проекта
оценка результатов и последствий реализации проекта - разрабатывается и осуществляется в соответствии с миссией, общей и частными целями проекта.

Планы действий
полноты состава действий;
целостности, скоординированности;
сбалансированности по всем ресурсам;
контролируемости

Требуется определить
состав действий, необходимых и достаточных для достижения поставленных задач;
ожидаемые результаты действий;
сроки начала и окончания действий;
ответственных исполнителей;
ресурсную базу.

Задачи изменений
Переход на новую форму итоговой аттестации учащихся.
Состав действий
Определение ответственного за организацию и подготовку ЕГЭ;
Курсы повышения квалификации учителей – предметников
Приобретение пособий для подготовки учащихся
…

Зеркало прогрессивных преобразований
инструментарий разработки проекта
1. Постановка проблемы:
Неэффективность традиционных способов контроля для оценивания достижений учащихся в процессе профильного обучения.

Разработка плана
Только тот, кто планирует, и может организовать.
Аксиома менеджмента
Структурный
Процессуальный

Упрощенный вид структурного плана.
Проект
Подзадача А
Подзадача В
Задача 1
Задача 2

Структурный план

Организационные формы
1. Управление проектами в линейной системе организации управления.
Признаки:
Не созданы специальные проектные должности;
Проект не имеет организационной самостоятельности;
Координация имеющимся руководством.
Преимущества и риски:
Нет организационных перемен, все участники знают друг друга (+);
Работа над проектом не признана приоритетной, не задействованы проектные эксперты (-).

Организационные формы
2.Штабной принцип организации проекта.
Признаки:
Координационный штаб ответственен за сбор информации, подготовку решений, отчетность;
Право отдавать распоряжения принадлежит функционерам линейной организации;
Проект вычленен из отраслевых подразделений.
Преимущества и риски:
Быстрота создания, уменьшается нагрузка непосредственного руководителя проекта из линейной организации, проект приобретает собственную инстанцию – штаб (+);
Долгие пути прохождения информации, опасность возникновения конфликтов между штабом и руководителем проекта, недостаточное влияние руководителя проекта.

Организационные формы
3.Матричная форма организации проекта.
Признаки:
Члены проекта остаются сотрудниками своих подразделений и во время проектной работы дисциплинарно подчинены своим руководителям;
Управленческие права руководителя проекта ограничиваются непосредственной работой над проектом.
Преимущества и риски:
Четкое разделение полномочий руководства проекта, гибкая система, се сотрудники задействованы (+);
Сотрудники поставлены в положение слуг двух господ, может быть недостаточной идентификация проекта (-)

Организационные формы
4.Проектное подразделение.
Признаки:
Проект представляет собой самостоятельное подразделение учреждения;
Руководитель проекта ответственен за проект кадры;
Жесткое соотнесение ресурсов;
Цель проекта выдвигается на передний план.
Преимущества и риски:
Руководитель проекта обладает значительными полномочиями, хороший обмен информацией, гарантия сохранения рабочих мест для участников проекта (+);
Жесткая ориентация на цель проекта, большая загруженность персонала, требуется высококвалифицированный руководитель проекта (-).

Организационные формы
5.Самостоятельная форма организации проекта.
Признаки:
Самостоятельная организационная форма проекта;
Руководитель проекта несет полную ответственность за проект и в большинстве случает является руководителем и административно;
Участники проекта специально назначаются или принимаются на работу.
Преимущества и риски:
Высокая степень идентификации проекта, легкая координация, однозначное разделение сфер ответственности, непрерывность, обмен ноу-хау, оптимальное использование всех ресурсов для достижения цели проекта (+);
Затрудненное привлечение персонала, не всегда обеспечивается полная загрузка сотрудников, изолированность участников проекта, проблема последующего включения сотрудников в структуру учреждения (-).

Какой состав команды является идеальным? «За» и «против».
2 сотрудника
3-4 сотрудника
5-6 сотрудников
7 сотрудников
Более 7 сотрудников

Способность работать в команде означает:
хорошее сочетание различных способностей: принимать решения, находить креативные пути, располагать, помимо профессиональных и функциональных качеств, коммуникативными и социальными достоинствами;
готовность включиться в команду, действовать во имя задачи проекта, быть верным общему делу, или, образно выражаясь, готовность «тащить лямку» вместе со всеми;
брать на себя ответственность согласно девизу: «Что касается других, то касается и меня».

Кто должен (может) руководить проектом? Какие качества для руководителя важны?
Руководитель проекта должен демонстрировать…
Он должен быть в состоянии…
Чтобы добиваться инновационных результатов, он должен не только сам обладать …
Чтобы представлять проект, пусть даже внутри самого учреждения, он должен уметь действовать…

Экспертиза проекта (критерии)
целостность и связность
актуальность
востребованность
включенность
результативность
эффективность
оптимальность
устойчивость
последствия
перспективность
управляемость

Завершение проекта
Планирование до самого конца и планирование самого конца. Что еще надо осилить? Что должно быть завершено формально? Есть ли какие-нибудь заключительные работы?
Проведение заключительной проверки.
Согласование с заказчиком тех услуг, которые еще следует оказать, сроков завершения работ, официальная сдача-приемка результатов, испытания и проверки.
Планирование и проведение заключительного собрания команды для анализа результатов. При этом Вам следует рассмотреть все показатели. Чего достигла команда, чего достиг лично каждый?
Подведите свои собственные итоги. Чему научились Вы как руководитель проекта?