Projects organization

1. Идея
Соответствует ли деятельности организации?
Реальна ли по ресурсам и бюджету?
Какие цели преследует?
Какие выгоды получит организация?
Какие возможные дальнейшие перспективы?
В чем уникальность идеи?

2. Время проведения
Совмещение с внутренними мероприятиями, праздниками
Конкуренция с другими проектами
Аналоги у других организаций
Кооперация с другой организацией

3. Участники
Количество участников
Конкретная целевая аудитория либо общий набор?
Есть ли привязанность к университету?
Привлечение участников из других организаций

4. Продолжительность
Какая продолжительность?
Не устанут ли участники?
Успеют ли изложить материал?
Количество свободного времени или кофебрейков?
Время на дополнительные активности

5. Организация
Определения всего необходимого
Что можно FRить?
Определение места проведения (договориться)
Наполнение (спикер, тренер, экскурсовод)
Надо ли транспорт? (какой?)
Игры, конкурсы, квесты и т.п.
Продумать детальную “поминутную” программу
Промо и разные сюрпризы

6. Создание pre-PR
Создать видео
Найти много тематического материала (фото, видео, полезные сайты, юмор, легенды)
Слоганы и зазывающий текст

7. Утверждение
Определить четкий бюджет
Определить конкретную программу
Учитывать возможность провала FRa

8. Запуск рекламы
Создание гугл-формы для участников (Ф.И.О. телефоны и т.д.)
Создание групп в ВК и ФБ (полная и конкретная информация, pre-PR)
Рассылка (с гугл-формой, группами ВК и ФБ и всей инфой)
Стена на ВК и ФБ
Сайт AEGEE и проекта
Другие источники

9. Работа с участниками
Добавление в группы ВК и ФБ ВСЕХ возможных участников
Привлечение друзей и одногруппников
Привлечение университетов
Общение с участниками (переспрашивание, личный контакт)

10. Окончательная организация
Учет количества участников
Создание промо-продукции
Бронь всех возможных заказов
Окончательная отработка поминутной программы
Всегда иметь время в запасе
Иметь экстра-план при ЧП