Работа с табелем

Структура табеля

Вкладки снизу - по листу на каждый класс/группу
Название школы/класс (Для удобства)
Важное поле - Цена за одно занятие
(У каждой группы оно своё, из-за него зависит расчёт всех формул)
Список учеников, посещающих занятия
Блок с выбывшими учениками
Их НЕ нужно удалять. Нужно просто всю строку вырезать и переносить ниже и не выставлять им планируемое посещение за следующий месяц
Остаток на начало года (Переплата или долг ученика, если он ходил в прошлом году. Например ученик ходил на занятия в 1 классе и у него на конец года была переплата 500р. Мы её переносим в следующий учебный год тоже)

Месяц и дни занятий (количество занятий сообщают учителя в начале месяца)
Оплата (Сумма платежей по ученику за месяц. Платежи выгружаем из Сбера + Оксана сообщает платежи с других банков) Про выгрузку из Сбера подробнее дальше в презентации
Сумма оплат по классу за месяц (Сумма платежей по всему столбцу)
Итог (Рассчитанный долг/переплата ученика за конкретный месяц)
Рассчитывается по формуле = ИтогЗаПрошлыйМесяц - (КоличествоПосещений * ЦенаЗаЗанятие + ОплатаЗаТекущийМесяц)
В Excel можно кликнуть на ячейку рассчитанного итога и будет понятно от каких ячеек он зависит

В качестве отметки посещений, для того чтобы работала формула, указываются значения 1 и 0 у конкретного дня
1 - Посетил
0 - Не посетил
Важно использовать именно 1 и 0, т.к. формула "Итога" считает все 1 и складывает их, чтобы понять, сколько занятий посетил ученик и умножить их на цену занятия
Если пустые, неиспользуемые столбцы дней мешают - их лучше СКРЫТЬ, но не удалять, т.к. моя формула собьётся и итоги не будут считаться вовсе

Как скачать и внести платежи
Что вносим:
- Платежи со Сбербанка (Выгружаем со Сбербанка и вносим в табель)
- Платежи из других банков - просто спрашиваем у Оксаны, чтобы она скинула платежи из других источников
Они редкие или их может вообще не быть в месяце.

Выгружаем платежи со Сбербанка
Заходим на https://sbi.sberbank.ru:9443/ic
Вводим логин/пароль (Оксана предоставит)
Вводим одноразовый код, который приходит Оксане на телефон при логине
(Лучше заранее связаться с ней когда будет ей удобно код предоставить, т.к. код нужно ввести за 5 минут, иначе истечёт и придётся новый код ждать)

Переходим в платежи
Отмечаем строки со статусом "Новый"
Нажимаем "Скачать"

Затем ждём ~4-5 минут пока Сбер создаст архив
Кликаем сверху справа на иконку
уведомлений
Там должен появиться новое
уведомление о сформированном
архиве
Нажимаем "Скачать"

У нас скачивается архив с разрешением .zip
Распаковываем его любым архиватором (Например: 7-Zip)
Внутри мы видим текстовые документы (По одному на каждую выбранную строчку, что мы выгружали со Сбера)

Само содержимое файликов выглядит вот так:
Каждая строчка в документе (кроме последней) это 1 платёж
В файлике может быть несколько платежей
Чтобы удобнее было вносить информацию в табель я просто копирую текст каждого документа в новый документ Excel

Затем выделяю первый столбец и перехожу "Данные - Текст по столбцам"
1 шаг - Выбираем "С разделителями"
2 шаг - Ставим галочку только на пункте "Точка с запятой"
3 шаг - Просто жмём "Готово"

В итоге получается документ, разбитый по столбцам
Здесь нам нужны только столбцы H, K, L
(Сумма платежа, ФИО ученика, Школа/класс)
Остальные столбцы можно скрыть
Оставшиеся пустые строки тоже можно скрыть (Они остались от последней строки итогов по документу)
В итоге мы получили документ с информацией по ученикам и их платежам ▶

Затем просто вносим эти платежи ученикам за месяц, в который они платили в поле "Оплата"
Иногда может быть несколько платежей по одному ученику
Если пришёл платёж по ученику, ФИО которого у нас даже и нет в табеле - скорее всего это новый ученик. Уточняем у Оксаны/учителей в какой класс и к кому он пришёл и создаём отдельную строчку с новым учеником в списке
(Новую строчку лучше создавать копированием, чтобы подтянулись все формулы)
Ну и вносим платежи с других банков, если их скинет Оксана

Какую информацию могут потребовать Оксана/учителя
Итоги месяца по классам
Итоги (долги)
Оплата
Сводка поступлений по школам
Расшифровка по ученику

Итоги
Долг/переплата по ученикам + предполагаемое посещение учеников в следующем месяце
Например: У нас конец октября-начало ноября
Мы проставлем посещение за октябрь + вносим все платежи за октябрь
Узнаём у учителей количество плановых занятий в следующем месяце (Ноябре)
Проставляем ВСЕМ АКТИВНЫМ (Не выбывшим) ученикам единички в ноябре, будто они посетят все занятия
То что получится у учеников в поле "ИТОГ" за "НОЯБРЬ" (следующий месяц) - это и есть итог октября

Этот итог (за следующйи месяц (Ноябрь)) мы копируем и вставляем в документ Word
По одной таблице на лист на каждый из классов
Получится документ из нескольких листов с таблицей по каждому из классов
Этот документ мы отправим Оксане для формирования платёжек родителям учеников (Сколько они нам должны за посещения ВСЕХ занятий следующего месяца с учётом посещений и платежей за текущий и прошлые месяца)

Оплата
Тут нас интересуют платежи по ученикам за текущий месяц (Октябрь)
Точно также копируем эти таблицы (не забывая нижнюю строчку с суммой оплат) и вставляем в отдельный документ Word
Точно так же - по табличке за класс на страницу
И отправляем Оксане оба документа (Итоги и Оплата) на
[email protected]

Сводка поступлений по школам
Иногда Оксана может попросить отправить ей сводку по поступлениям в разрезе школ
Здесь нужно просто просуммировать платежи по классам за одну школу за один месяц
т.е (к примеру) в поле за Октябрь 17-ой школы попадёт сумма платежей за Октябрь по младшей+старшей+творческой группе за Октябрь

Расшифровка по ученику
Может запросить Оксана или другие учителя
Просто находим нужного ученика и скидываем скрин
(Иногда просят расписать движение средств и расчёты)
Например: Нектарьева Кристина
Октябрь = 9/9 занятий * 330 (цена за одно занятие) - 0 (оплата за октябрь) = -2970
Ноябрь = -2970 (долг за прошлый период) - 1/3 *330 + 0 = -3300
…
И так до конца расписать, что было понятно сколько платили и сколько ходили.

Что потребуется сделать в сентябре (В новом учебном году)
Создать НОВЫЕ листы для классов в табеле.
Оксана и учителя скинут тебе списки своих учеников - их нужно будет внести на новые листы
Не забудь, что нужно внести остатки на начало года, если ученик пошёл заниматься в новом году (Например: Иванов занимался в 1 классе в 2021 учебном году и на конец года у него долг -440р. В табеле за 2 класс 2022 учебного года нужно эти -440р. Перенести в остаток, чтобы он не забылся нигде)
Создать табеля для распечатки учителям
Это тоже после после того как ФИО учеников скажут. Просто вордовский документ с ФИО учеников и пустым клетками под даты, чтобы учителя проставляли плюсики и "Н-ки"
Уточнить стоимость занятия в каждом из классов
В эталоне я поле пометил "ХХХ"
Из-за этого и ломается формула в итоге
Когда введёшь - итог начнёт рассчитываться

Что делать с эталоном
Во-первых, скопируй эталон столько раз, сколько будет классов
Измени название школы/класса (и так же назови лист, чтобы удобно было)
Введи список учеников в классе
Если это НЕ первоклассники - скорее всего они были в прошлом году. Введи остатки с прошлого года
Укажи количество занятий, которое сообщат учителя и полное посещение учеников (всем ученикам единички на каждом дне)
Ну а потом уже позже в конце месяца начнёшь расставлять платежи и посещаемость
Данные следующего месяца будешь указывать уже в блоке правее на том же листе