Реализация проекта по улучшению_презентация

Этапы реализации проекта
Критерии выбора темы проекта
Как вовлекать сотрудников в изменения
Как формулировать тему проекта
Как заполнять карточку проекта
НАУЧИТЕСЬ
УЗНАЕТЕ
ЦЕЛЬ: ПОДГОТОВИТЬСЯ К РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА

ДАВАЙТЕ ПОЗНАКОМИМСЯ
1
2
3
Представьтесь: имя, должность
Расскажите, какой у вас опыт участия в проектах?
Запишите, с какими сложностями вы встречались при внедрении изменений?

Чем
проект по оптимизации
отличается от
предложения по улучшению?
>>>>>>>>>
>>>>>>>>>
?

Проект отличается от ППУ отсутствием готового решения

КЛЮЧЕВЫЕ ТЕРМИНЫ
Поток
ПРОЦЕСС
Владелец процесса
Клиенты процесса
Заказчик проекта
РАБОЧАЯ ГРУППА ПРОЕКТА
Периметр проекта
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ

ПРИМЕРЫ ПРОЕКТОВ ПО ОПТИМИЗАЦИИ

Переход на поток единичных изделий привел к сокращению ВПП в 1050 раз, сокращению НЗП в 45 раз
ПРИМЕР ПРОЕКТА АО СВМЗ
БЫЛО
СТАЛО

ПРИМЕР ПРОЕКТА АЭРОЗОЛЬ НОВОМОСКОВСК
БЫЛО
СТАЛО
Внедрение правил подачи комплектующих, снижение размера партий и организация супермаркетов
привели к сокращению ВПП и НЗП

Карта реализации проекта по оптимизации потока/процесса
ПА №1
Карта идеального и целевого состояния
ФАЗА
0,5 мес.
2,5 мес.
2 мес.
1 мес.
Выбор темы проекта
Карта текущего состояния
Совещание
по защите решений
ПА №2
Анкетиро-вание № 1
клиентов процесса
План меропри-ятий
Разработка карточки проекта
Внедрение
меропри-
ятий
Завершаю-
щее
совещание
Стартовое совещание, ОРД о проекте
Оценка
решений
Организ-я
инфостенда
о проекте
ЭТАПЫ ПРОЕКТА
На всём протяжении реализации проекта рекомендуется вести информационный стенд в целях информирования участников проекта, отслеживания хода проекта и проведения рабочих совещаний.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2.1
2.2
2.3
2.4
3.1
3.2
3.3
4.1
4.2
4.3
ОТКРЫТИЕ
ПРОЕКТА
ДИАГНОС-
ТИКА
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
ВНЕДРЕНИЕ
УЛУЧ-
ШЕНИЙ
ЗАКРЫТИЕ
ПРОЕКТА
Анкетиро-вание № 2
клиентов процесса

ОТКРЫТИЕ ПРОЕКТА

ЭТАПЫ ОТКРЫТИЯ ПРОЕКТА
Определение проблем и выбор темы проекта
Разработка и утверждение карточки проекта
Проведение стартового совещания и выпуск ОРД о проекте
1.1
Анкетирование №1 клиентов процесса
Организация инфостенда проекта
1.2
1.3
1.4
1.5

ИСТОЧНИКИ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПРОБЛЕМ
Декомпозиция целей
Изучение карт потоков
Анализ удовлетворенности клиентов процесса
Повторяющиеся проблемы в операционной деятельности
ПРОБЛЕМЫ

КРИТЕРИИ ВЫБОРА ТЕМЫ ПРОЕКТА
1
2
3
4
5
Проект содержит процесс
Проект
не имеет готового решения
Процесс является повторяющимся
Процесс сквозной/ кроссфункциональный /ресурсоемкий
Проект не предполагает значительных финансовых затрат
ТЕМА ПРОЕКТА
Тема проекта указывается в Заявке на инициирование проекта

> Определите, какая из предложенных тем может стать темой для открытия проекта?
>> Обоснуйте свой ответ
15
мин

Анализ потребности рынка на предстоящий период
Расчет сметы ремонта крыши производственного цеха
Оптимизация параметров простаивающей технологической нитки с целью её использования в случае поступления дополнительных заказов
1
Сокращение ВПП производства уникального изделия с целью сокращения срока использования на данной работе резервного оборудования применяемого в серийном производстве
Сокращение ВПП изготовления оснастки с целью обеспечения выполнения увеличенного заказа изделия Х
1
2
3
4
5

Реконструкция технологической линии цеха №1
Сокращение стоимости на 15% и ВПП постройки на 20% нового производственного корпуса
Сокращение ВПП оформления персонала при трудоустройстве
Оптимизация заводских площадей с целью сокращения общехозяйственных расходов предприятия на 30%
Оптимизация процесса прохождения медицинского осмотра при трудоустройстве
Оптимизация процесса Х с целью увеличения выработки не менее чем на 30% в текущем году
1
6
7
8
9
10
11

Сокращение времени ожидания транспортера в процессе транспортировки полуфабрикатов из цеха №1 в цех №2
Оптимизация складских процессов с целью увеличения в 2 раза объема грузопотока проходящего через центральный склад в смену
Оптимизация командировочных расходов на 20%
Закупка нового оборудования с целью увеличения выработки линии на 300%
Увеличение выхода в годное по процессу Х с 78% до 95%
1
12
13
14
15
16

> Прочитайте ситуацию «ТО автомобилей»
>> Определите проблемы в процессе ТО
15
мин
>>> Сформулируйте тему проекта по оптимизации процесса. Помните о критериях выбора темы!

АНКЕТИРОВАНИЕ №1 КЛИЕНТОВ ПРОЦЕССА
Анкетирование позволяет:
>>> определить уровень удовлетворенности клиентов
>>> уточнить проблемы в процессе
>>> собрать предложения по улучшению процесса
vvv одна анкета при открытии и закрытии проекта
vvv не менее 10 клиентов процесса
vvv общие и дополнительные вопросы
Правила анкетирования:

ПРИМЕРЫ ВОПРОСОВ ДЛЯ АНКЕТЫ
ОФИСНЫЕ ПРОЦЕССЫ
ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ПРОЦЕССЫ
СТАНДАРТНЫЕ
Удовлетворены ли вы в целом работой процесса?
Является ли длительность процесса для вас оптимальной?
Удовлетворены ли вы нормативной документацией по процессу (инструкции, стандарты, регламенты и т.д.)?
Удовлетворены ли вы качеством поддержки и сервиса (консультациями)?
С какой частотой требуется передавать продукцию?
Какой размер передаточной партии?
Каковы требования к качеству?
Какие требования ко времени доставки? (день недели, время в течение дня)
Какие требования к таре или упаковке?
Когда должны направляться документы (дата, время)?
Какой период проработки или согласования документов предпочтительнее?
Какие есть требования к форме и способу предоставления данных (бумага, электронная почта, сканы, электронные таблицы)?
Какие документы обязательно должны быть согласованы, а какие – нет?

РАЗРАБОТКА И УТВЕРЖДЕНИЕ КАРТОЧКИ ПРОЕКТА
4. Ключевые события проекта
3. Цели и плановый эффект
2. Обоснование выбора
>>> Клиенты процесса
>>> Периметр проекта
>>> Границы процесса
>>> Владелец процесса
>>> Руководитель проекта
>>> Команда проекта
1. Вовлеченные лица и рамки проекта
>>> Ключевой риск
>>> Прочие риски
Старт проекта
Диагностика и целевое состояние
Разработка текущей карты процесса
Производственный анализ № 1
Разработка целевой карты процесса
3. Внедрение улучшений
Совещание по защите предлагаемых решений
4. Закрепление результатов и закрытие проекта
Производственный анализ № 1
Совещание по защите результатов

4. Ключевые события проекта
3. Цели и плановый эффект
2. Обоснование выбора
Руководитель проекта: мастер производства – ФИО
Клиенты процесса: LADA – Ижевск, LADA – Имидж, ДпЛиП
Команда проекта: ФИО, ФИО, ФИО
Владелец процесса: Директор по производству - ФИО
Периметр проекта: ДпЛиП, ДпК, ТД, ДпП, ДпЭиФ
Ключевой риск: Срыв сроков поставки продукции (остановка конвейера).
Финансовые потери:
Штрафные санкции из-за простоя конвейера.
Не выполнение плана продаж у потребителя
2. Не эффективная организация логистических потоков и потоков производства продукции на предприятии
1. Вовлеченные лица и рамки проекта
Границы процесса: от выдачи комплектующих изделий на сборку до отгрузки готового изделия на склад
ПРИМЕР КАРТОЧКИ ПРОЕКТА
«Оптимизация логистических и производственных процессов участка сборки зеркал»

> Изучите карточку проекта
>> Расскажите о проекте максимально полно: причины открытия, проблемы, планируемые результаты
15
мин

ЧТО МОЖНО ПРОЧИТАТЬ В КАРТОЧКЕ ПРОЕКТА?
«Увеличение производительности производства рулевой тяги»
Клиенты процесса: ПАО ВОЛГАЗ
Периметр проекта: ЦРТ, РТИ, ЦСиО, ОЗ, ОГМ, СГТ
Границы процесса: от ворот №3 до склада ГП
Владелец процесса: Директор по производству
Руководитель проекта: Проектов А.Г.
Команда проекта: Токарев Н.Х., Резинов А.А., Сборщиков Р.Ф., Купцов И.С., Слесарев М.Р., Техничный А.Р.
Ключевой риск: Невыполнение заказа в срок
Возможность потери ключевого клиента;
Репутационные риски предприятия;
Неуправляемые запасы НЗП в потоке;
Низкая точность оперативного планирования сменного задания;
Потери транспортировки и ожидания
4. Ключевые события проекта
3. Цели и плановый эффект
2. Обоснование выбора
1. Вовлеченные лица и рамки проекта
Старт проекта: 29.05.2018 – 12.06.2018
Диагностика и целевое состояние: 13.06.18 - 11.08.18
Разработка текущей карты процесса улучшениям - 13.06.2018 – 29.06.2018
Производственный анализ 30.06.2018 – 19.07.2018
Разработка целевой карты процесса 20.07.2018 – 29.07.2018
3. Внедрение улучшений 12.08.2018 – 30.10.2018
Закрепление результатов и закрытие проекта - 31.10.2018 - 30.11.2018
Производственный анализ №2 31.10.2018 – 20.11.2018
Совещание по защите результатов 30.11.2018

> Разработайте карточку проекта для ситуации «ТО автомобилей»
>> Проверьте карточку проекта у другой команды в соответствии с правилами заполнения
25
мин

СТАРТОВОЕ СОВЕЩАНИЕ ПО ПРОЕКТУ И ВЫПУСК ОРД*
Алгоритм совещания
Цели, задачи проекта
Пример реализации аналогичного проекта
Общий план проекта. Роли участников проекта
1
2
3
4
Обсуждение и вопросы
Подведение итогов, согласование протокола
5
*По итогам совещания выпускается организационно-распорядительный документ (ОРД) о проекте

ОРГАНИЗАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО СТЕНДА ПРОЕКТА
>>> для мониторинга проекта в целом
>>> для мониторинга хода реализации мероприятий по оптимизации процесса
>>> для оценки прогресса в достижении целей проекта
Инфостенд нужен:

ДОКУМЕНТЫ ФАЗЫ 1 «ОТКРЫТИЕ ПРОЕКТА»
Заявка на инициирование проекта
Карточка проекта
План совещания
Протокол совещания
ОРД о старте проекта
Результаты анкетирования
Документы и материалы для инфостенда
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5

ДИАГНОСТИКА ЦЕЛЕВОГО СОСТОЯНИЯ

Разработка карты текущего состояния
Разработка карты идеального и целевого состояния
Оценка результативности предлагаемых решений
2.1
Производственный анализ №1
2.2
2.3
2.4
ЭТАПЫ ФАЗЫ 2 «ДИАГНОСТИКА ЦЕЛЕВОГО СОСТОЯНИЯ»

РАЗРАБОТКА КАРТЫ ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ
Картирование позволяет:
>>> увидеть поток от первой операции до последней
>>> выявить все потери и проблемы
>>> разработать план действий по сокращению потерь
vvv движение материальных потоков, правила их движения
vvv движение информационных потоков
vvv способы складирования готовой продукции
vvv система запуска в производство
vvv запасы на операциях и на складах сырья и готовой продукции
vvv способы транспортировки
vvv поставка комплектующих
vvv выявленные проблемы и потери
На карту необходимо нанести данные:

ПРИМЕР КАРТЫ ТЕКУЩЕГО СОСТОЯНИЯ
«ТО АВТОМОБИЛЕЙ»

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ №1
Производственный анализ (ПА) - мониторинг отклонений выпуска продуктов или услуг от целевых показателей, поиск причин отклонений и их устранение.
Алгоритм проведения ПА
Собрать фактические значения показателей по каждому процессу и этапу процесса (согласно карточки проекта)
Проанализировать значения, сравнить с целями проекта
Выявить отклонения. Определить лучшие и худшие значения
1
2
3
4
Определить коренные причины отклонений
Предложить решения
5
6
Разместить результаты замеров на инфостенде

ПРИМЕР РЕЗУЛЬТАТОВ ПА№1 ПО ПРОЦЕССУ
«ТО АВТОМОБИЛЕЙ»

РАЗРАБОТКА КАРТ ИДЕАЛЬНОГО И ЦЕЛЕВОГО СОСТОЯНИЯ
Карта целевого состояния позволяет увидеть процесс на момент завершения проекта.
Пример карты целевого состояния по процессу «ТО автомобилей»

ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРЕДЛАГАЕМЫХ РЕШЕНИЙ
Оценка результативности предлагаемых решений позволяет:
>>> оценить достаточность решений для достижения целей проекта
>>> влияние решений на сопутствующие процессы
Пример оценки результативности решений по процессу «ТО автомобилей»

Карта текущего состояния
Карты идеального и целевого состояния
Таблица оценки результативности предлагаемых решений
2.1
Данные ПА№1
2.2
2.3
2.4
ДОКУМЕНТЫ ФАЗЫ 2 «ДИАГНОСТИКА ЦЕЛЕВОГО СОСТОЯНИЯ»

ВНЕДРЕНИЕ УЛУЧШЕНИЙ

Совещание
по защите предлагаемых
решений
Внедрение мероприятий
по достижению целей
3.1
Разработка плана
мероприятий
3.2
3.3
ЭТАПЫ ФАЗЫ 3 «ВНЕДРЕНИЕ УЛУЧШЕНИЙ»

СОВЕЩАНИЕ ПО ЗАЩИТЕ ПРЕДЛАГАЕМЫХ РЕШЕНИЙ
Совещание по защите предлагаемых решений проводится:
>>> для ознакомления клиентов и владельца процесса с решениями;
>>> для получения обратной связи по предлагаемым решениям и их доработки;
>>> для согласования итоговых решений

РАЗРАБОТКА ПЛАНА МЕРОПРИЯТИЙ ВНЕДРЕНИЕ УЛУЧШЕНИЙ
Каждое мероприятие в плане:
>>> имеет дату начала и окончания;
>>> не превышает 2х недель;
>>> закреплено за ответственным;
>>> имеет поля «Статус» и «Примечание»
План должен быть согласован и утвержден (в установленном на предприятии порядке).
Внедрение улучшений происходит согласно плану мероприятий

> Изучите план мероприятий по оптимизации процесса «ТО автомобилей»
>> Найдите ошибки в плане мероприятий
10
мин

ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА

ФАЗА 4 «ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА»
Производственный анализ №2
Завершающее совещание по защите результатов проекта
4.1
Анкетирование №2 клиентов процесса
4.2
4.3

ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ №2
Производственный анализ №2
>>> проводится аналогично ПА№1;
>>> позволяет оценить эффективность улучшений;
>>> позволяет увидеть отклонения в показателях от целей проекта, определить коренные причины и разработать решения по их устранению

АНКЕТИРОВАНИЕ №2 КЛИЕНТОВ ПРОЦЕССА
Правила анкетирования №2
>>> использовать ту же анкету;
>>> собирать ответы с тех же клиентов процесса;
>>> анализ изменения общей удовлетворенности клиентов процесса, а также всех полученных комментариев и предложений.

ЗАВЕРШАЮЩЕЕ СОВЕЩАНИЕ
ПО ЗАЩИТЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОЕКТА
Завершающее совещание проводится, чтобы:
>>> принять решение о закрытии или продолжении проекта;
>>> проанализировать уроки проекта (что следует улучшить в проектной деятельности на предприятии)
>>> принять решение о поощрении участников проекта

> Соберите карту реализации проекта из карточек
10
мин

УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Как люди обычно реагируют на нововведения и изменения?
>>>>>>>>>
>>>>>>>>>
?

НЕИЗВЕСТНОСТЬ ВЫЗЫВАЕТ СТРЕСС
Что будет?
А не уволят ли меня?
Смогу ли я перестроиться?
Опять работать
за троих?!
У нас все хорошо!
Зачем какие-то изменения?!

НАИБОЛЕЕ ТРЕВОЖАЩИЕ ПРЕДПОЛОЖЕНИЯ
Непонятно, зачем нужны изменения
Боязнь увольнений или сокращений
Непонятно, что будет в будущем
Боязнь, что будет больше работы
Боязнь финансовых потерь
Усиление рутины, бюрократизация
Ощущение неорганизованности, хаоса
Больше контроля, меньше свободы в решениях
Сложно освоить новое, боязнь не справиться

Исследование КОМКОН, 2009
Непонятно, зачем нужны изменения
Боязнь увольнений или сокращений
Непонятно, что будет в будущем
Боязнь, что будет больше работы
Боязнь финансовых потерь
Усиление рутины, бюрократизация
Ощущение неорганизованности, хаоса
Больше контроля, меньше свободы в решениях
Сложно освоить новое, боязнь не справиться
57%
52%
51%
47%
42%
42%
41%
35%
33%
НАИБОЛЕЕ ТРЕВОЖАЩИЕ ПРЕДПОЛОЖЕНИЯ

КРИВАЯ ИЗМЕНЕНИЙ Э. КЮБЛЕР-РОСС
ЭМОЦИИ/АКТИВНОСТЬ
Сопротивление изменениям – это естественная реакция организма
Задачи управления изменениями:
>>> сократить время адаптации
>>> снизить степень переживаний

МОДЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ
AWARENESS
KNOWLEDGE
REINFORCEMENT
A
D
K
A
R
DESIRE
ABILITY
Осознание необходимости изменений
Желание
Знания,
как меняться
Способность меняться
Закрепление изменений

ОТ КОГО ХОТЯТ СЛЫШАТЬ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ?
ОТ РУКОВОДИТЕЛЯ
ВЫСШЕГО УРОВНЯ
Зачем изменения нужны предприятию
ОТ СВОЕГО
РУКОВОДИТЕЛЯ
Как изменения повлияют лично на сотрудника

БАРЬЕРНАЯ ТОЧКА В МОДЕЛИ ADKAR
Барьерная точка в модели ADKAR:
Aактор с оценкой менее 3 баллов, который находится ближе всего к старту изменений
НЕВОЗМОЖНО КОМПЕНСИРОВАТЬ ЭЛЕМЕНТЫ ADKAR ЗА СЧЕТ ДРУГ ДРУГА

> Разработайте план мероприятий для прохождения каждого этапа ADKAR при внедрении 5С на предприятии
15
мин

Основной показатель управления изменениями:
участники процесса устойчиво изменили свое поведение в соответствии с изменившимся процессом, т.е. стали работать по-новому
УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ
(персонал)
ЛИДЕРСТВО
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ
(процесс)
ТРЕУГОЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

> Составьте свой индивидуальный
план действий, как вы измените/дополните подход к реализации проектов на своих предприятиях?
10
мин