Регламентирование процесса

Регламентация - это процесс создания регламентирующих документов, описывающих ход выполнения бизнес-процессов, таких как регламент выполнения бизнес-процесса, должностная инструкция, матрица ответственности, технологическая карта и т.д.

В типовые положения о подраз­делениях можно добавить пункты, регламентирующие:
ресурсы, необходимые для выполнения подразделением своих функций;
систему мониторинга показателей подразделения;
систему и регламент управления подразделением (процессом),
требования по отчетности о ходе работ перед вышестоящим руководителем;
требования к входам и выходам (взаимодействие с потреби­телями, поставщиками и субподрядчиками).

Типовые ошибки:
1. Несогласованность в зонах ответственности и подчинен­ности руководителей и исполнителей реально сложившимся и работающим связям.
2. При прохождении процесса через несколько подразделе­ний требования, которые предъявляет регламент процесса, не­обходимо внести в положения всех этих подразделений и согла­совать между собой. В этом случае документ под названием «Регламент процесса ...» носит характер документа, организу­ющего и координирующего ресурсы подразделений для дости­жения максимального эффекта для организации. Поэтому час­то встречающейся ошибкой создания такого комплекта документов является их рассмотрение и согласование порознь друг от друга. Часто даже утверждают и согласовывают данные документы разные должностные лица.

Документирование данного сегмента деятельности можно провести следующим набором документов:
1. Регламент процесса инженерного обеспечения.
1.1. Должностная инструкция главного инженера.
2. Регламент процесса энергообеспечения.
2.1. Положение об отделе главного энергетика.
2.2. Должностная инструкция главного энергетика.
3. Положение об отделе главного механика.
3.1. Должностная инструкция главного механика.
4. Положение о конструкторском бюро. Создается, если кон­структорское бюро существует в виде самостоятельного подраз­деления численностью несколько человек.

Правило 1.В каждой строке матрицы может стоять только одна буква «О» (ответственный).
Правило 2. В столбце владельца не должно быть пустых кле­ток.
Правило 3. Функции в матрице ответственности начинают­ся с «Планирования» и заканчиваются «Контролем выполнения», «Управлением процессом» и «Отчетностью о ходе процесса».

Ошибка 1. Руководитель (владелец процесса), утверждая та­кую матрицу вместо ответственного за выполнение работы, на­значает одновременно ответственного исполнителя и исполни­теля.
Ошибка 2.Руководитель (владелец процесса) указал в мат­рице ответственности, что к функциям 2 и 3 он не имеет никакого отношения. Он не отвечает за эти функции и не уча­ствует в их выполнении, не получает о них никакой инфор­мации.

2.4 Согласование входов и выходов между процессами

2.5 Практический пример выбора показателей для процесса «управление финансами» торгово-производственной компании

Список показателей, предложенных финансовым директором в ходе обсуждения способов измерения хода процесса.

2.5.3. Окончательный перечень показателей, вошедших в «Справку о ходе процесса «Управление финансами»»