Регламентирование процесса. (Тема 12)

Структура документации простейшего процесса
Документирование (регламентация) процесса означает создание документации, определяющей ход, результаты и порядок управления процессом

Регламент процесса (РП) – документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей и принятия решений по улучшениям.
Назначение Регламента процесса:
1. Определение границ процесса.
2. Регламентация полномочий и ответственности владельца процесса.
3. Спецификация входов и выходов процесса.
4. Описание технологии выполнения процесса (последовательность работ,
графическая схема процесса в выбранной нотации)
5. Матрица ответственности для сотрудников, участвующих в процессе.
6. Регламентация показателей эффективности процесса, показателей продукта и данных удовлетворенности клиентов.
7. Регламентация работ по сбору информации о ходе процесса.
8. Регламентация работ по оперативному управлению процессом.
9. Регламентация работ по анализу процесса (для владельца процесса и
вышестоящего руководителя).
10. Регламентация работ по разработке мероприятий по улучшению процесса
(для владельца процесса и вышестоящего руководителя).

Структура Регламента процесса

Титульный лист Регламента процесса

1. НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Настоящий Регламент процесса устанавливает порядок выполнения «Процесса ...» и предназначена для:_________________________________________
Требования настоящего Регламента процесса распространяются на все подпроцессы, выполняемые в ходе «Процесса ...» в_________________(название подразделения), а также при взаимодействии с другими процессамиорганизации, внешними поставщиками и потребителями.
В данном разделе нужно указать все структурные единицы, которые участвуют в выполнении процесса.
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 2.1 Настоящий документ обязаны знать и использовать в работе следующие должностные лица:
• (указать должностных лиц)
3. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ
При разработке данного описания процесса использованы следующие нормативные документы внешнего и внутреннего происхождения:
При заполнении таблицы рекомендуется сортировать нормативные документы сначала внешнего происхождения по мере убывания важности: 1) законы; 2) постановления; 3) ГОСТы; 4) нормативные акты; 5) ОСТы и пр., затем внутренние нормативные документы в хронологическом порядке
В таблице должны указываться реально используемые при выполнении процесса документы.
Под идентификатором документа понимает внутренний индекс (номер) документа, который в соответствии с утвержденной в организации системой документооборота присваивается документу и однозначно идентифицирует его.
4. ТЕРМИНЫ, ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
В разделе указываются термины и их определения. При заполнении таблицы рекомендуется сортировать термины по алфавиту. Перечень сокращений следует составлять с необходимой расшифровкой и пояснениями.

5. ВЛАДЕЛЕЦ ПРОЦЕССА, ВЫХОДЫ, ВХОДЫ и РЕСУРСЫ ПРОЦЕССА
5.1. Владелец процесса
Владелец процесса занимает следующую должность___________________
Основные обязанности владельца процесса установлены в должностной инструкции _________________ (название должности).
5.2.
5.3.
5.4.

5.5. Ресурсы процесса
К ресурсам процесса могут относиться:
человеческие ресурсы (численность и должности)
оборудование
здания и производственные помещения
транспорт и связь
программное обеспечение
другие ресурсы, необходимые для выполнения процесса
6. ВЫПОЛНЕНИЕ ПРОЦЕССА
6.1. Описание основных подпроцессов
Описываются входы-выходы-ресурсы аналогично п. 5.2 - 5.5
6.2. Графические схемы процесса
В данном разделе размещаются графические схемы процесса, необходимые для его визуализации и понимания с ссылкой на выбранные нотации

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Ответственность за процесс распределяется в соответствии с матрицей:
О - ответственный за выполнение подпроцесса
У - участвует в выполнении подпроцесса,
И - получает информацию о ходе и результатах подпроцесса.
В «Матрице ответственности процесса» указывают должностных лиц предприятия, участвующих в выполнении процесса.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ
8.1. Для оценки результативности процесса выделены следующие показатели:
Рекомендуется разделять показатели процесса, показатели продукта, показатели удовлетворенности
клиентов и устанавливать не более 5-6 показателей для каждой категории.

8.2. Владелец процесса несет ответственность за:
а) доведение до всего персонала важности удовлетворения требований клиентов и нормативных документов;
б) установление целевых показателей для Процесса __________(название процесса) и соответствие этих целевых показателей целям организации;
в) регулярный анализ хода процесса и своевременную разработку корректирующих и предупреждающих действий;
г) обеспечение всех необходимых ресурсов для выполнения работ в рамках настоящего процесса.
Владелец процесса осуществляет управление процессом, выполняя планирование, мониторинг, контроль, анализ и принятие управленческих решений.
Владелец процесса производит планирование на периоды ____________________и подает план работы подразделения на планируемый период вместе со справкой хода процесса за отчетный период к_____________(указать число) числу каждого месяца своему вышестоящему руководителю. В план работы подразделения следует включить предлагаемые в справке мероприятия по улучшению процессов.
Для контроля за ходом и результатами процесса, удовлетворенностью клиентов процесса используется набор показателей, утвержденных в настоящем РП.
Владелец процесса осуществляет контроль показателей процесса, продуктов процесса путем сравнения полученных фактических значений показателей с плановыми/нормальными значениями. Владелец процесса осуществляет мониторинг удовлетворенности клиента путем сравнения полученных фактических значений показателей с значениями показателей за предыдущий период. Если отклонения показателей выходят за допустимые границы, то владелец процесса разрабатывает корректирующие мероприятия по улучшению процесса.
Владелец процесса ежемесячно составляет справку о результатах измерения показателей и о запланированных действиях. К справке Владелец процесса прикладывает протоколы анализа отклонений, оформленные в течение отчетного периода. Владелец процесса представляет на рассмотрение своему руководителю справку вместе с планом подразделения _______________ ____числа каждого месяца.

9. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ И АРХИВИРОВАНИЕ
Указывается место и срок хранения контрольного экземпляра документа во время его
действия и после аннулирования.
10. ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
Указывается периодичность пересмотра настоящего документа. Ответственность за
своевременный пересмотр документа и внесение изменений несет руководитель,
утвердивший данный документ.
11. РАССЫЛКА
Настоящий Регламент процесса подлежит рассылке в следующие подразделения организации:
12. ОЗНАКОМЛЕНИЕ СОТРУДНИКОВ