Система электронного документооборота“Доктрина”

Назначение
Основное назначение Системы Доктрина:
Автоматизация корпоративного документооборота, делопроизводства и других бизнес процессов
Внедрение системы обеспечивает:
Создание единого распределенного информационного пространства компании
Поддержку установленных организацией регламентов работы с документами, поручениями и информацией
Взаимодействие всех сотрудников организации в рамках единой информационной системы
Повышение управляемости организации
Принципиально новый уровень контрольно-исполнительской дисциплины
Систематизировать и автоматизировать обработку документов
Повышение скорости принятия управленческих решений

Потребители системы
Универсальные процессы движения документов
Быстрая адаптация системы под требования Заказчика
Немедленная реакция на изменения в процессах документооборота
Возможность разработки новых процедур и регламентов
Возможность интеграции с другими системами
Безопасность и возможность шифрования данных
Оптимальное обслуживание по соотношению цена/качество
Возможность масштабирования
WEB доступ
Возможность развития дополнительной функциональности
Система управления документами Доктрина предназначена для компаний, которые предъявляют следующие требования к платформе для организации электронной почты и корпоративного документооборота:

Окупаемость вложенных средств
Основные преимущества автоматизации:
Сокращение времени ознакомления с документами
on-Line контроль за ходом изменения документа, с интерактивными уведомлениями
Ни один документ созданный в системе не может быть забыт или утерян
Ежедневная рассылка о текущих в работе и просроченных документах или поручениях
Контроль доступа сотрудников к документам компании
Территориально распределенная работа с документами
Создание версий редакции при изменений документа
Экономия бумаги и ресурсов орг. техники
Статистика количества и затраченного времени на обработку документов
Более высокая скорость принятия решения и контроль его исполнения
Быстрый поиск необходимой информации
Прозрачность работы сотрудников
Вложенные денежные средства в систему быстро окупаются за счет увеличения производительности сотрудников компании. В автоматизированной системы сотрудник может выполнить от 2 до 5 раз быстрее своих функциональных обязанностей – а значит больше и качественнее выполненной работы в целом

Платформа
Технологические преимущества:
Расширение системы обмена сообщениями за счет встроенного инструментария для совместной работы
Возможность выбора аппаратной платформы, операционной системы, каталога и способов доступа для клиентов
Снижение совокупной стоимости владения за счет эффективного использования ресурсов процессора, пропускной способности сети и дискового пространства
Доведенная до максимума доступность серверов за счет расширенной кластеризации, ведения журналов транзакций, восстановления серверов после сбоев и автоматизированной диагностики
Сокращение времени и затрат на внедрение инфраструктуры и управление ею с помощью расширенных средств администрирования
Поддержка Web-служб и открытых стандартов, наличие инструментария для интеграции с существующими приложениями
Программное обеспечение IBM Lotus Domino –
решение мирового уровня для организации совместной работы, которое можно использовать в качестве основной инфраструктуры для работы с электронной почтой и корпоративного планирования, в качестве платформы для бизнес-приложений и корпоративного документооборота

Структура системы
Справочники
Канцелярия
Согласование документов
Управление проектами
Контроль исполнения поручений
Дополнительные ресурсы
Автоматизируемы процессы:

Автоматизируемые бизнес процессы
Справочники
Справочник компании
Справочник организационной структуры
Справочник филиалов
Справочник клиентов (CRM)
Канцелярия
Входящая и исходящая корреспонденция
Приказы и распоряжения
Протоколы и регламенты
Обращения граждан или клиентов
Контроль исполнения поручений (КИП)
Единый КИП компании
Help Desk
Заявки АХО
Календарное планирование VIP персоны
Согласование документов
Договора
Доверенности
Печати и штампы
Командировки
Служебные записки
Заказ ТМЦ на складе
Заказ транспорта
Заказ гостиницы
Заказ билетов
Принятие нового сотрудника
Управление проектами
Дополнительные ресурсы
Доска объявлений
Рабочая группа

Единый корпоративный справочник
Автоматическое формирование единого справочника группы компаний
Территориальная распределенность серверов и пользователей
Поддержка сложных холдинговых структур
Доступ через Lotus Notes, Веб и LDAP протокол
Полнотекстовый поиск
Мобильность

Справочник организационной структуры
Визуализация штатной иерархии организации
Распределение сотрудников по должностям
Возможность в дальнейшем выбирать сотрудников как по должности или как рабочую группу
Передача всех документов от одного сотрудника другому при назначении его на должность с помощью одной кнопки
Иерархия структуры организации любой сложности

Участники процессов
Участниками процессов могут выступают не персонализированные сотрудники, а их должности. Что позволяет в дальнейшем передать доступ к документам от одного сотрудника другому нажатием одной кнопки. Или назначить документ сразу нескольким сотрудникам, выбрав рабочую группу.

Система согласования
Возможность подключения в любом модуле БП
Выбор сотрудника из единого справочника компании или из справочника организационной структуры
Территориально распределенное согласование
Безопасность доступа к документам
Возможность параллельного и последовательного согласования документа
Создание шаблона процесса согласования
Добавление дополнительных согласующих в процессе согласования
Делегирование прав принятия решения другому сотруднику
Контроль сроков согласования
Уведомление по почте о новом или просроченном документе

Канцелярия
Цель автоматизации:
Структурирование документов
Полнотекстовый и контекстный поиск
Разграничение прав доступа
Контроль ознакомления
Единое хранилище документов
Уведомления по почте
Подключения системы согласования
Возможность создания поручения

Система контроля и
оценки выполнения поручения
Контроль выполнения поручений
Единое место хранения поручений всех модулей системы
Уведомления о назначении или наступлении контрольной даты выполнения
Возможность группового исполнения
Назначение поручения от руководителя
Создание шаблонов и периодических заданий
Возможность подключения системы оценки выполнения поручения
Общая и ежемесячная отчетность по поставленным задачам
Распределенность исполнителей и контролеров

Интерактивный контроль
выполнения поручений
Контроль за выполнением поручения
Актуальное получение текущих поручений сотрудника
Ежемесячная и ежегодная отчетность выполненных поручений
Учет просроченных поручений
Напоминая о контрольной дате
Выполнение поручения группой сотрудников
Учет загруженности сотрудника

Мотивация в КИП
Помимо контроля исполнения поручений, возможно подключить функцию мотивации сотрудников. С помощью которой при завершении поручения, контролер и автор сможет оценить выполненное поручение. По совокупности результатов интерактивно формируется рейтинг компетентности сотрудника. Ежемесячно и ежегодно формируется аттестат сотрудника.

Управление проектами
Согласование проекта
Одновременная работа над документами проекта
Разбиение проекта на фазы
Поэтапное хранение всей документации
Контроль исполнения каждого мероприятия
Создание расписания выполнения всех мероприятий
Экспорт отчетов в MS Excel и Project

Пример управления проектом

Пример управление проектом

Управление файлами
Уникальная система управления файлами в Lotus Notes
Редактирование документов из Lotus Notes
Удобный интерфейс
Открытие файлов «двойным щелчком»
Файлы можно перетаскивать из проводника windows
Защита редактирования Word и Excel файлов режиме чтения документа