СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ФАКТОР ЭФФЕКТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ВУЗОМ

Система электронного документооборота
Международная консалтинговая компания IDC определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS — Electronic Document Management Systems) следующим образом: «СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации.
К общим возможностям СЭД относятся: создание
документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных».

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много.
Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.
Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого.

Основу автоматизированной системы управления документами и бизнес-процессами в Южном федеральной университете составила системы электронного документооборота DocsVision.
Система позволяет обеспечить автоматизацию основных контуров документооборота, включая создание электронного архива документов, автоматизированной системы делопроизводственных процедур и контроля исполнительской дисциплины, а также же системы управления бизнес-процессами.

Почему DocsVision ?
По итогам 2007 года система DocsVision имело наибольшее число внедрений в своём классе (системы управления электронным документооборотом) – по данным компании DSS Consulting, Санкт-Петербург, 2008.
DocsVision – новый лидер российских систем документооборота и составляет серьезную конкуренцию мировым лидерам в России. За 2008 год более 200 предприятий внедрили у себя систему на общее количество более 15 000 рабочих мест.

ВУЗы России, в которых успешно применяется DocsVision:
Московский государственный университет
экономики, статистики и информатики (МЭСИ)
НОУ «Современная гуманитарная кадемия»,Москва
Петербургский государственный университет путей сообщения (ПГУПС, ранее ИИЖТ)
Международный Университет Бизнеса и
Новых Технологий, Москва
Самарский государственный университет путей сообщения РФ, Самара

Система электронного документооборота DocsVision
Московский Государственный медико-стоматологический университет (МГМСУ), Москва
Академия государственного управления при Президенте Республики Казахстан, Астана
Московский государственный институт
электронной техники (МИЭТ), Москва
Алтайский Государственный Технический
Университет им. И. И. Ползунова (АлтГТУ), Барнаул

Система электронного документооборота DocsVision
ГОУ ВПО ММА им. И.М. Сеченова Росздрава (ГОУ высшего профессионального образования Московская медицинская академия имени И.М.Сеченова Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию), Москва
Архангельский государственный технический
университет (ГОУ ВПО АГТУ)
Московский государственный строительный
Университет (МГСУ)

Сегодня на программной платформе DocsVision работают такие организации, как:
Министерство экономического развития и торговли России
Министерство Промышленности и Энергетики РФ
Высший Арбитражный Суд Российской Федерации
«СеверСтальМашТяжМаш»
Владивостокский Морской Торговый Порт
Академия Государственной службы при Президенте Казахстана
Управление Октябрьской ЖД
Филиал ОАО «ФСК ЕЭС» Магистральные электрические сети Урала
Объединенные машиностроительные заводы - Горное оборудование и технологии (Группа Уралмаш-Ижора)
Капитал Групп
Пиво-безалкогольный комбинат «Славутич» (Украина)
и другие крупные организации.

Система DocsVision обеспечивает автоматизацию всех стандартных функций делопроизводства согласно:
ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Приложение DocsVision «Административное делопроизводство» основано на «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утверждена приказом Федеральной архивной службы России № 68 от 26.12.2000 г.).

Система DocsVision обеспечивает выполнение следующих технических требований по организации хранения и доступа к документам:
Хранение регистрационной карточки документа;
Хранение файлов документов, ассоциированных с карточкой;
Настройка иерархической структуры хранения документов (папок);
Разграничение прав доступа на уровне иерархии хранения документов;
Разграничение прав доступа к отдельному документу,
Электронная подпись и шифрование документов с использованием сертифицированных средств криптозащиты;
Формирование для каждого типа карточек документов произвольного набора атрибутов в т.ч. связанных со справочниками системы и обязательными к заполнению;
Автоматическая синхронизация атрибутов карточек со свойствами файлов Microsoft Office;
Установление ссылочных связей между документами;
Возможность создавать табличные разделы карточек документов;
Возможность хранения документов большого размера на внешних носителях;
Автоматическое и ручное управление версиями документов.

Краткая информация о действующем решении на платформе DocsVision

Общая структура DocsVision и интерфейс карточки внутреннего документа

Ускорение поиска документов и информации по различным параметрам

Удобные инструменты контроля и анализа исполнительской дисциплины

Постановка задач и контроль их исполнения

Автоматизирован процесс согласования технических заданий
для управления закупок

Осуществлён перенос данных из Microsoft SharePoint Server в DocsVision

DocsVision обладает всеми возможностями платформы информационного менеджмента, предоставляя средства управления не только управленческими документами, но и технической и финансовой документацией, в том числе с доступом к данным учетных систем через механизм шлюзов. Автоматический перенос информации из документов в учетную систему предприятия и наоборот, для чего служат модули интеграции с самыми распространенными системами:
электронная почта Microsoft Exchange Server
общие папки с документами на файл-сервере
портал и узлы Microsoft Office SharePoint Server
система финансового управления Microsoft Dynamics AX (Axapta)
система управления предприятием 1С:Предприятие 8.0.

Эффект от внедрения
Повышение качества и скорости принятия управленческих решений. Оперативный доступ к актуальной и достоверной информации.
Повышение уровня исполнительской дисциплины.
Повышение качества и скорости выполнения поручений.
Прозрачность работы сотрудников.
Формирование единого информационного пространства.
Обеспечение безопасности, достоверности, актуальности и неизменности информации.
Снижение влияния человеческого фактора (персоналозависимости) на документооборот.
Сокращение временных затрат сотрудников на обмен документами между подразделениями.