Создание и тиражирование шаблона системы электронного документооборота

Содержание
О проекте
Предпосылки проекта
Особенности
Платформа DIRECTUM
Бизнес цели
Ожидаемый эффект от проекта
Детали проекта
Архитектура
Анализ выполнения
Проблемы - рекомендации

О проекте
Крупная компания с разветвленной трехуровневой холдинговой структурой
Проект затрагивает:
20 дочерних обществ в России и в Украине
2000 пользователей
10500 договоров за 2007 год
Автоматизируются процессы:
Согласование договоров
Контроль исполнения договоров
Подготовка и проведение договорных комиссий, ведение единой информационной базы данных
Формирование отчетности по договорной работе

Предпосылки проекта
Количеством контролируемых предприятий и их территориальной распределенностью
Большой объемом документооборота
Бумажный документоооброт
Множеством уровней согласования (в том числе в Корпоративном Центре Компании)
Ручными контрольными процедурами при значительном количестве контролируемых параметров
Неоднозначной трактовкой корпоративных регулирующих документов
Сложностью требуемой аналитики, отчетности по договорной работе
Значительные трудозатраты и сложность контроля, связанные с:

Особенности
Разнообразие видов договоров (реализация, закупка, подряды, аренда, импорт/экспорт, благотворительность и т.д.)
Распределенность участников договорных процессов
Большое количество ежедневно заключаемых договорных документов (договоров, доп. согл. и приложений
Необходимость оценки рисков и управления ими в процессе договорной работы
Сложная система корпоративных стандартов, определяющих порядок и принципы контрактования

Платформа DIRECTUM
DIRECTUM – стандарт компании для автоматизации документооборота
Завершено несколько внедрений автоматизации договорной работы на платформе DIRECTUM в отдельных дочерних обществах
Базируясь на полученных результатах предыдущих внедрений , для повышения эффективности процессов документооборота и обеспечения необходимого уровня контроля было принято решение разработать единое Шаблонное Решение для всех дочерних обществ блока

Бизнес цели проекта
унификация договорных процессов
минимизация ручных контролей
существенное сокращение трудозатрат, в том числе и методологической поддержки сотрудников
повышение операционной прозрачности процессов
возможность их дальнейшей оптимизации
Четкие маршруты
Автоматические проверки
Единая база информации
Аналитика, отчетность
Интеграция с учетными системами

Ожидаемый эффект
Уровня прозрачности, подотчетности
Затрат на обеспечение контроля, прозрачности, подотчетности
Повышение эффективности корпоративного управления крупной компании при сокращении затрат на функционирование его механизмов

Ожидаемый эффект

Детали проекта
Задачи проекта:
Разработать единое Шаблонное Решение
Реализовать шаблонное решение на платформе DIRECTUM
Реализовать интеграцию DIRECTUM - SAP R3
Провести пилотное тестирование на одном дочернем обществе (170 мест)
Разработать процесс тиражирования в остальных предприятиях
Выгоды:
Единообразный подход к работе с договорами на всех предприятиях, соблюдение корпоративных правил
Единая отчетность для контроля в корпоративном центре
Единая поддержка шаблонного решения одной командой
Быстрое тиражирование

Архитектура
Москва
SAP
Ростов
Navision
MS1
1C
Екатеринбург
1C
DMS
Москва КЦ
Синхронизация
Синхронизация
Синхронизация

Анализ выполнения
Сроки проекта:
Планировалось: Сентябрь 2007 – Июль 2008
Фактически: Сентябрь 2007 – Октябрь 2008
Отклонение: 3 месяца (28%)
Превышение бюджета составило 10%
Значительное увеличение внутренних затрат на проект

Рекомендации
Решение надо «продавать» конечным пользователям
Чем жестче шаблон, тем сильнее сопротивление при внедрении. Необходимо оставить возможность незначительной модификации шаблона под местные особенности
Корпоративные процедуры выполняются на местах с локальными нюансами. При автоматизации необходимо проводить аудит бизнес процессов и реорганизацию в случае необходимости
При переводе процесса из разрозненных файлов в систему значительные ресурсы уходят на выверку данных. Исторические данные необходимо начинать готовить одновременно с началом разработки системы
«DIRECTUM без SAP»– деньги на ветер.» Больший эффект от автоматизации системы контрактования приносит интеграция с учетной системой
Обучение работе с процессом контрактования в новой системе важно. Необходимо разрабатывать программу обучения на основе реальных бизнес процессов, знакомых пользователям
Выделить ключевых участников, представляющих все группы будущих пользователей. Включить в работу в проекте на ранней стадии.

Спасибо за внимание
Мохова Татьяна – управление проектами
[email protected]
[phone]