Табличная обработка информации на компьютере

План лекции
1. Назначение и основная характеристика электронных таблиц.
2. Режимы работы с электронной таблицей.
3. Основные элементы электронной таблицы.
4. Особенности работы в Microsoft Excel.

Вопрос 1.
Назначение и основная характеристика ЭТ

Назначение электронных таблиц
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать входящие в них данные.
Класс программ, используемый для этой цели, называется табличными процессорами, или, проще, электронными таблицами (ЭТ).

Определение ЭТ. Программные средства
Электронные таблицы – это машинные модели обычных таблиц, состоящие из строк и столбцов, обрабатываемые и сохраняемые в памяти компьютера.
Первая программа была разработана в США в 1979 г.
Наиболее популярны такие программы, как Excel, QuattroPro, Lotus 1-2-3, Works

Программные средства ЭТ. VisiCalc
Первая программа для работы с электронными таблицами — табличный процессор, была создана в 1979 году, предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась VisiCalc.

Программные средства ЭТ. Lotus 1-2-3
Lotus 1-2-3 появляется в 1982 году. Предназначался для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности электронных таблиц, деловую графику и функции реляционной СУБД.

Программные средства ЭТ. QuattroPro

Программные средства ЭТ. Works
Пакет программ MicroSoft Works представляет собой интегрированную среду, включающую в себя текстовый процессор, электронные таблицы, систему управления базами данных и средство коммуникаций (систему компьютерной связи).

Программные средства ЭТ. Microsoft Excel
MS Excel 97
MS Excel 2007
MS Excel 2003

Особенность табличных процессоров
Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помощью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форматировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями, хранящимися в различных ячейках.
С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое

Функции табличных процессоров
создание и редактирование электронных таблиц;
оформление и печать электронных таблиц;
создание многотабличных документов, объединенных формулами;
построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;
работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;
создание итоговых и сводных таблиц;
использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;
решение экономических задач путем подбора параметров;
решение оптимизационных задач;
статистическая обработка данных.

Вопрос 2.
Режимы работы с электронной таблицей

Режимы работы ЭТ
Табличный режим
Режим ввода
данных
Командный режим

1. Табличный режим
Это режим передвижения по ЭТ. Для перемещения используется табличный курсор (указатель), который имеет двойную окантовку и ширину, соответствующую ширине клетки. Курсор отмечает выделенную ячейку (ту, с которой в данный момент идет работа). Переход от ячейки к ячейке осуществляется с помощью клавиш управления курсором или мышью

2. Режим ввода данных
Вводить информацию (это могут быть текст, числа или формулы) в таблицу можно лишь в выделенную ячейку. При этом она отображается в самой ячейке и в строке ввода. Если в ячейке была какая-либо информация, то вновь введенная займет ее место

3. Командный режим
Этот режим предназначен для проведения таких операций, как форматирование, редактирование, вывод на печать, построение диаграмм, создание и сохранение электронных таблиц в виде файла на магнитном диске

Вопрос 3.
Основные элементы электронной таблицы

Документ электронной таблицы называется рабочей книгой.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа отображается только текущий рабочий лист активной рабочей книги, с которым и ведется работа.

Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться между рабочими листами, входящими в ту же рабочую книгу.
Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов.
Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от A до IV.
Строки последовательно нумеруются числами, от 1 до 65536
строка
столбец

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами хранения данных.
Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номер столбца и строки, на пересечении которой она расположена, например: A12 или AB21. Обозначение ячейки выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используют при необходимости ссылки на нее, например в формулах.
имя ячейки

Одна из ячеек всегда активна и выделена рамкой. Эта рамка играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда осуществляются в активной ячейке.
рамка
маркер автозаполнения

Типы данных в электронных таблицах

Типы данных в электронных таблицах

Вопрос 4.
Особенности работы в Microsoft Excel

Внешний вид окна MS Excel
строка заголовка
строка меню
панели инструментов
рабочее поле
полосы прокрутки
строка состояния

Строка меню MS Excel
Файл – содержит команды управления файловыми операциями, предварительного просмотра и вывода на печать
Правка – включает команды редактирования рабочей книги
Вид – содержит команды настройки табличного процессора
Вставка – включает команды вставки различных элементов в рабочую книгу.
Формат – содержит средства форматирования ячеек
Сервис – содержит дополнительные команды, расширяющие возможности табличного процессора
Данные – содержит команды, позволяющие работать с таблицей как с базой данных
Окно – содержит команды управления окнами
Справка – включает команды вызова справочной информации

Панели инструментов MS Excel
В MS Excel, как и во всех программах, входящих в пакет MS Office, существует возможность изменять набор панелей инструментов. Основными являются:
Стандартная – содержит элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением.
Форматирование – содержит элементы форматирования ячеек

Проектирование электронной таблицы
Любая электронная таблица состоит из следующих элементов:
заголовка таблицы;
заголовков столбцов («шапка» таблицы);
информационной части (исходных и выходных данных, расположенных в со­ответствующих ячейках).

Проектирование электронной таблицы
В общем виде процесс проектирования ЭТ включает следующие шаги:
ввод заголовка ЭТ;
ввод названий граф документа;
ввод исходных данных;
ввод расчетных формул;
форматирование ЭТ с целью придания ей профессионального вида;
подготовку ЭТ к печати и ее печать.
При необходимости электронные таблицы могут сопровождаться различными пояснительными комментариями и диаграммами.

Формулы и функции. Операции с формулами
Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, операции и функции.
В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек.

Знаки операций, используемых в формулах MS EXCEL
Арифметические
Знак сложения (+)
Знак вычитания (—)
Знак умножения (*)
Знак деления (/)
Знак возведения в степень (^)
Процент (%)