Тайм-менеджмент в образовательной сфере

Об авторе
Плетнева Марина Валерьевна – кандидат исторических наук, доцент кафедры документационного и информационного обеспечения управления УрФУ
Имеет опыт практической работы в сфере управления персоналом в должностях директора по персоналу, заместителя директора по кадрам, исполнительного директора
Руководитель направления бизнес-образования и консалтинга центра международного образования Beauty Events

Management / Time Management

Тайм менеджмент. История
Термин возникает в 1970-е гг. на Западе (датский предприниматель Клаус Меллер). В 1975 г. он основал компанию «Time Management International» , изобрел блокнот Time Manager (прототип органайзера).
Одновременно появляются тренинги и обучающие семинары, ежедневники. Первые клиенты Миллера – сотрудники крупнейших авиакомпаний (Lufthansa, British Airways).
В СССР ученые в рамках движения НОТ переходят к разработкам системы управления временем.

Тайм менеджмент
Это раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат. Это эффективное управление временем;
Как успевать главное!
Это способ, при котором в вашей жизни вы довольны результатом и свободны от срочных и неинтересных дел.

Параметры времени
Время – это исчерпаемый и невосполняемый ресурс.
Время нельзя одолжить.
Наш главный капитал – это время!

«Успех» значит «успеть»!

Целеполагание.
Методика SMART-анализа
S (specific) – цель должна быть конкретная;
M (measurable) – измеримая;
A (achievable) – достижимая;
R (relevant) – значимая;
T (timed) – ограниченная во времени

Поэтапное достижение цели.
Древо целей

Поэтапное достижение целей. Аттестация
Аттестация:
Сбор необходимой информации об особенностях аттестации (требования, методическая база, условия и пр.);
Конкретизация временных рамок;
Выработка собственной стратегии прохождения аттестации (разбитие сложных задач на ряд несложных)

Метод Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов. 4 категории ежедневных дел.
1 группа: Важные и срочные (неотложные): старайтесь не допускать появление этих дел!
2 группа: Важные и не срочные (самые полезные): старайтесь фокусировать внимание на этих делах. Они ведут к достижению цели!
3 группа: Не важные и срочные (Самые вредные дела – они маскируются под важные и срочные): они не ведут к достижению цели, а крадут время!
4. группа: Не важные и не срочные (большинство дел): ежедневные дела, не ведущие к цели. Но интересные и приятные (соц. сети, чаепитие, сериалы…). Четко ограничиваем по времени эту группу.
Эффективные приемы
по организации времени

Диаграмма Ганта

Координация работы
Собрания/совещания;
Документирование трудовых отношений;
Организационная структура и поиск ассистентов;
Делегирование полномочий.

Ловушки времени

Ловушки времени:
Привычка на работе с утра выпить чашку чая;
Курение;
Привычка откладывать ежедневные дела на вечер (на завтра);
Привычка каждые 15 минут проверять электронную почту;
Мобильный телефон на столе;
Неумение расставлять приоритеты;
Отсутствие контрольных точек, «критериев-измерителей»;
Запись на листочках (отсутствие ежедневника);
Эмоциональное реагирование на внезапно возникшие «катастрофы»;
Привычка хвататься за все и сразу;
Неумение сказать «нет»;
Пустые разговоры;
Посторонние предметы на рабочем столе;
Посетители;
Виртуальные сообщения/прослушивание голосовых сообщений

Рекомендации:
Начните с выстраивания и поддержания распорядка дня. Вставайте и ложитесь в одно и то же время;
Заведите ежедневник! (не полагайтесь исключительно на свою безупречную память, ведь память стирает приоритеты);
Развивайте интеллектуальные способности (учитесь читать по методу «фоточтение», набирать текст «вслепую»);
Контролируйте ход времени (график Ганта на сутки);
Боритесь с прокростинацией и выполняйте в первую очередь самые неприятные, но важные дела;
Планируйте телефонные звонки и оценивайте заранее их целесообразность! Выбирайте удобное и «полезное» время для звонков.