ТЕМА 6. Унифицированные системы документации.

Содержание
Учебный материал
Вопросы для самопроверки
Рекомендуемая литература

Унификация документов
выбор рациональных структур построения систем документации,
приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации.
И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.

Основная цель унификации документов
заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.
Объекты унификации - документы на любых видах носителей.

Нормативной базой унификации
- Государственная система ДОУ;
- межгосударственные и государственные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД);
- Типовые методические указания по проведению отраслевой /ведомственной/ унификации документов, используемых в автоматизирован­ных системах управления;
- Основные положения ЕСКК ТЭСИ и УСД в РФ;
- Другие документы Ростехрегулирования;
- общероссийские классификаторы ТЭСИ.

Принципы унификации
> унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов;
> единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;
> комплексность унификации - предусматриваются все требования к документу на стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;
> информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, а также для придания документам юридической силы;
> стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени;
> экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков;
> сопряжение с действующими системами классификации и кодирования ТЭСИ.

Требования при унификации к документам:
стандартная форма построения,
приспособление к автоматизированной обработке,
минимизация показателей,
исключение дублирования,
включение всех необходимых для целей управления показателей

Структура унифицированного документа представлена ниже в виде таблицы: Заголовочная часть
Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего)
Характеристика документа (индекс, код по ОКУД)
Наименование документа
Зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков
Содержательная часть
Заголовок графы таблицы
Заголовок графы таблицы
Название количественно-суммового основания документа
Значение
Значение
Название количественно-суммового основания документа
Значение
Значение
Примечание
Оформляющая часть
Дата заполнения документа
Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа

Унифицированная форма документа
созданная с использованием методов унификации документации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данном виде экономической деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицированная система документации - созданная с использованием методов унификации документации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации (УСД), отраслевые (ведомственные) УСД, УСД организаций.

Основные методы унификации документации
К методам содержательной унификации относятся:
установление ограничительных номенклатур действующих форм;
создание типовых форм;
построение единой модели документов для групп однородных задач (использование формуляра-образца);
унификация и стандартизация реквизитов.
Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем, осуществляется на основе классификации документов по различным признакам.
метод содержательной унификации
метод формальной унификации

Метод формальной унификации
унификация структур документов;
создание общих синтаксических правил построения документа;
унификация методов контроля информации документа;
унификация типов носителей и форматов документов

УСД состоят
из совокупности взаимосвязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах экономической деятельности;
средств их ведения;
нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Общероссийские УСД

Унифицированные системы документации и входящие в них унифицированные формы документов подразделяются на следующие категории
общероссийские
организаций
отраслевые (ведомственные)

Общероссийская унифицированная форма документа (УФД)
УФД, входящая в состав общероссийской УСД и обязательная для применения на всей территории РФ в определенном виде экономической деятельности, утверждается федеральными органами исполнительной власти, ответственными за разработку общероссийских УСД, в состав которых входят данные УФД.
Отраслевая (ведомственная) УФД - унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой (ведомственной) УСД, разрабатывается на основе общероссийских УФД или во взаимосвязи с ними.
УФД организации - унифицированная форма документа, входящая в состав УСД организации и обязательная для применения в данной организации.

1-я стадии разработки и ведения УФД
- организация разработки общероссийской УФД
головная организация проводит по разработке УСД предварительное исследование, изучаются:
- законодательные и нормативные документы;
- отраслевые (ведомств.) номенклатуры и перечни;
- руководящие документы;
формы документов, используемых в традиционных условиях для решения задач, для которых предназначены разрабатываемые УФД.
Определяется комплекс подсистем и задач, для которых предназначены разрабатываемые формы документов.
Результаты исследования служат базой для подготовки технического задания на разработку УСД.

Содержание технического задания
основание для разработки УСД;
срок разработки; цели и задачи разработки УСД;
характеристика объекта классификации;
структура УСД и перечень основных требований, предъявляемых к ней;
взаимосвязь с другими системами документации и нормативно-техническими документами;
источники информации для разработки УФД;
этапы работ и сроки их выполнения;
дополнительные указания.

Техническое задание
подписывается головной организацией по разработке УСД, организациями-соисполнителями
согласовывается с организациями обязательного согласования и ВНИИКИ
утверждается министерством (ведомством), ответственным за разработку УСД,
рассылается организациям обязательного согласования, ВНИИКИ, соисполнителям.

Стадии разработки и ведения УФД
2-я стадия - разработка первой редакции проекта общероссийской унифицированной формы документов (УФД);
3-я стадия - разработка окончательной редакции проекта общероссийской УФД;
4-я стадия - утверждение и регистрация общероссийской УФД;
5-я стадия - тиражирование бланков форм документов;
6-я стадия – ведение общероссийской УФД.

Регистрация унифицированных форм документов
Общероссийские унифицированные формы документов, утвержденные в установленном порядке, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем их включения в ОКУД.
Порядок регистрации отраслевых (ведомственных) унифицированных форм документов и унифицированных форм документов организаций устанавливают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти, министерства, ведомства или организации.

Ведение унифицированных форм документов
общероссийских УСД включает внесение изменений во входящие в них общероссийские унифицированные формы документов (УФД), их замену и включение новых УФД, а также внесение изменений в ОКУД.
общероссийских УСД обеспечивают федеральные органы исполнительной власти и организации, ответственные за разработку этих систем документации.
Отраслевых (ведомственных) УФД и УФД организаций обеспечивают соответственно утвердившие их федеральные органы исполнительной власти и организации.

Международное сотрудничество в области УСД
осуществляется по линии международных организаций (ООН, ИСО, МОТ, ЮНЕСКО, ЕЭК, Евростат и других.), занимающихся указанным вопросом, а также на двусторонней и многосторонней основах с соответствующими организациями других стран.
В рамках ИСО оно осуществляется техническим комитетом по стандартизации ТК 257 "Документы и информация в управлении, торговле, промышленности и банковском деле" во взаимосвязи с техническими комитетами ИСО/ТК 154 "Документы и информационные элементы в управлении, торговле и промышленности" и ИСО/ТК 68 "Банковское дело и соответствующие финансовые службы".

Положение об унифицированной системе налоговой документации Министерства РФ по налогам и сборам
Основные требования, предъявляемые к унифицированным формам документов. Приложение 2
1. Формы документов должны быть стабильны во времени.
2. Унифицированные формы налоговых документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А: А3; А4; А5; А6.
3. Документы должны иметь однообразную структуру расположения основных реквизитов, основанную на формулярах - образцах.
4. Формы документов должны быть максимально приспособлены для машинной обработки содержащейся в них информации и удобны для восприятия их человеком.
5. Количество разнообразных форм документов должно сводиться к минимуму.
6. Расположение реквизитов в документах должно обеспечивать удобство их заполнения и последующей обработки.
7. Наименования реквизитов УФНД должны соответствовать наименованиям, принятым в ОК ТЭИ.
8. Содержащиеся в документах термины и единицы измерения должны быть унифицированы для сопоставимости взаимосвязанных экономических показателей.
9. Реквизиты должны располагаться с учетом рационального использования площади и формата бланка.
20. Форма документа должна содержать идентификационные признаки ответственного исполнителя и содействовать выполнению процедур, обеспечивающих придание юридической силы документу.

Вопросы и задание для самопроверки
Цели и задачи унификации документов управления.
Направления, принципы унификации документов.
Цели и задачи создания УСД.
Изучите ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Управление документами Общие требования.
Разработайте унифицированную форму документа.

Рекомендуемая литература
Информационные технологии управления / Под ред. Г.А. Титоренко.—М.: ЮНИТИ-ДАНА: 2002.—280с.
Костров А.В. Основы информационного менеджмента.—М.: Финансы и статистика: 2003.—336 с.
Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности. —М.: Форум : ИНФРА-М: 2004.—154 с.
Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В. Кузнецовой.—М.: Изд-во МЦФЭР: 2004.—544с.
Копылов В.А. Информационное право. М., 2003.
Кузнецов В.А. Информационно-аналитическое обеспечение государственного и муниципального управления в Дальневосточном федеральном округе: [монография]/ —Хабаровск: Изд-во ДВАГС, 2005.—224 с.
Организация работы с документами. Учебник для вузов. Под ред. В.А. Кудряева. – М., 2001.
Основы информационной безопасности: учебное пособие: [теория и практика] / авт. : Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов.—М.: Горячая линия-Телеком, 2006.—544.