Учебный курс «Проектирование систем электронного документооборота»

Электронный документ
Что такое электронный документ с точки зрения законодательства? Определение дается в Законе РФ "Об электронной цифровой подписи":
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
В стандарте РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" имеется также следующее определение:
документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Термины (задачи, люди, инструменты)
Задачи (tasks) - это собрание неких действий направленных на достижение некой деловой цели (конкретного сотрудника, отдела, предприятия в целом)
Сотрудники (people) - Эти задачи выполняются в определенном порядке определенными людьми или некоторые выполняют роль людей на основании заранее определенных деловых условий или правил.
Инструменты (tools) - В реальной жизни, информации связанная с каждой отдельно взятой задачей обрабатывается не АДП-приложением, а специализированной информационной системой . Приложения, которые обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами называются инструментами.

Термины (процессы и описания)
Процесс (process) - Собрание скоординированных последовательных и/или параллельных действий.
Деловой процесс (Business Process) - Собрание скоординированных последовательных и/или параллельных действий в контексте структуры организации и политики фирмы для достижения каких-либо деловых целей.
Описание процесса (Process definition) - Формализованное описание процесса. Описание процесса состоит из описание действий и их взаимосвязей и критериев которые определят начало и окончание процесса.

Термины (действия и данные)
Действие (Activity) - Выделенный, логический шаг внутри делового процесса, который вносит вклад в достижение деловой цели. Это мельчайший (самый маленький, который мы способны выделить) элемент из делового процесса в целом, который мы способны описать с помощью модели, которая помогает нам формализовать деловые процессы.
Данные (Data) - Информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют два типа данных: данные процесса и внешние данные. Пример данных процесса: срока, даты. Примеры внешних данных: документ в самых разнообразных форматах (текстового процессора, электронной таблицы, изображение, голос, видео и т.п.)

Схемы движения задач
Свободная. Сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с конкретным заданием.
Жесткая. Перед тем, как сотрудники начинают работать, неким аналитиком создается карта деловых процессов, которая проверяется, тестируется и потом преобразуется в АДП-приложение. Сформированное АДП-приложение запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса ,некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках.

Уровни контроля исполнения
Контроль доставки - выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения.
Контроль прочтения - выдается информация инициатору заданию, что с его заданием ознакомились сотрудники для которых это задание было предназначено.
Контроль выполнения - выдается информация инициатору задания, о том что задание выполнено.
Мониторинг - инициатор всегда может посмотреть кто и что сейчас делает с его заданием.
Извещение о нарушении сроков исполнения - АДП-система может известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником.
История выполнения заданий

Примеры систем
Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения - это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения.
Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю - это класс специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор Компании ВЕСТЬ WorkRoute 1.0
Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения - это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести Action WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II.

Методология описания деловых процессов
В настоящее время без адекватной методологии трудно проектировать сложные деловые процессы. Это в основном связано с тем, что деловые процессы не являются некой жесткой структурой и меняются в течении жизни предприятия по самым разным причинам. К таким причинам можно отнести и изменяющиеся внешние условия жизни предприятия, так и естественное желание руководителя оптимизировать внутренние деловые процессы с целью высвобождения ресурсов и экономии средств. В результате мы имеем задачу с неопределенными внешними условиями. Следовательно ее можно решать только через некий абстрактный уровень, который можно легко и быстро модернизировать и приводить соответствие с настоящей или желаемой ситуацией. Далее АДП-приложение использует этот абстрактный уровень для своей работы. В настоящее время с методологией описания деловых процессов существуют определенные проблемы. Самой распространенной методологией на сегодняшний день является методология направленного графа. Истоки этой методологии лежат в истоках АДП-систем.

Первые АДП-системы были созданы для деловых процессов производственного (даже, конвейерного) толка, где сотрудники выполняли роль неких автоматов, работающих над конкретной технологической операцией. Сотрудник мог только выполнить операцию и отрапортовать об ее выполнении. В некоторых случаях он мог произвести выбор между несколькими состояниями и принять решение о дальнейшем направлении движения делового процесса. В дальнейшем АДП-системы стали применять для задач управления предприятием. Здесь такая методология не совсем подходит и вот почему. Во- первых она совершенно не учитывает влияние человека на конкретный деловой процесс. Если в конвейерной задаче, мы можем им пренебречь, то в разработке контракта, где человек является главной производящей силой - нет. Влияние человека на конкретный бизнес-процесс огромно. Оно может носить как отрицательный характер - человек забывает, поступает вопреки логике, просто не хочет выполнять ту или иную работу, так и положительный характер - человек проявляет творчество, изобретательность при исполнении делового процесса. В том случае если методология не учитывает реалии жизни 4 , то она все свои недостатки перенесет в АДП-приложение. Обычно к методологии прикладывается графический редактор, который позволяет в удобной форме проектировать карты деловых процессов.

Преобразователь методологии в конкретное АДП-приложение. Данный модуль выступает связным звеном между методологией и конкретным АПД- приложением. Обычно это некий конвертор, который исходя из карты деловы процессов и их заданных параметров, как то роли, персоны, время исполнения и т.п., формирует базу данных с соответствующей структурой и наполнением, а также создает триггера, которые отслеживают выполнение бизнес-правил.
Модуль исполнения АДП-приложения. Данный модуль взаимодействует со сформированными, преобразователем методологии, данными и программами и исполняет их.

Рабочее пространство пользователя. Можно сказать, что речь идет о рабочем месте пользователя и его интерфейсе. Он может быть отдельно стоящим, встроенным в какое-либо приложение или использующим для своей работы интерфейсы других программ. Каким бы образом интерфейс пользователя не был бы организован, сколько кнопочек и бантиков на нем бы ни было, построение у всех одно и тоже. Это окно входящих заданий к пользователю и окно исходящих заданий от пользователя. Для каждого задания показывается его состояние и прочие его характеристики.

Применение ролей позволяет:
связывать структуру предприятия с конкретными деловыми процессами, что очень немаловажно
связывать деловые процессы с ролями, а не сотрудниками, что имеет, естественно, более общую постановку. "Есть сотрудник, нет сотрудника, обязанности все равно остаются".
динамически переназначать сотрудников на роли, что позволит системе более гибко реагировать на изменения происходящие на предприятии.
более гибко управлять заданиями. Например, посылать задание на исполнение всем "менеджерам" и т.д.

Ориентация на документ
В своей основе они рассматривают документ и процесс его движения между сотрудниками 7 . Системы ориентированные на документ в своем архитектурном построении идут от почтовых систем. Самой сильной стороной такой модели является поддержка удаленных пользователей и офисов и поддерживать работоспособность системы в самых разнообразных операционных и сетевых средах и поддерживать множество типов клиентов и серверов. Величайшая слабость такого подхода - это сложность в управлении правилами деловых процессов. Так система не предназначена с самого начала отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в недрах системы не приводят к приемлемому результату. При таком подходе, часто бывает трудно, а иногда невозможно определить текущий статус данного делового процесса. Кроме того, в приложениях, которые построены на таком подходе и которые маршрутизируют документ, документ становится недоступным никому, кроме получателя почты. Это довольно значительное ограничение в приложениях, когда требуется непрерывный доступ к документу