Управленческая информация: ее виды и свойства

В самом общем виде можно дать следующее определение информации.
Информация – это сведения и факты об окружающем мире, отраженные в сознании человека, зафиксированные каким-либо способом и поэтому обладающие свойством воспроизводимости.

Управленческая информация – это набор фактов, которые могут быть полезны при разработке и реализации управленческих решений.
Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной(мнения, суждения).

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери[, информацию по типу производимых ею изменений можно разделить на сообщения:
– информирующего характера;
– инструктирующего характера;
– мотивирующего характера.

В то же время следует иметь в виду, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.
Рассмотрим характеристики управленческой информации

Объем. Среди качественных характеристик объема информации выделяют ее избыточность, недостаточность и достаточность.
Информационная избыточность об объекте управления в некоторых случаях может повысить качество решения, однако увеличивает время па его принятие и повышает стоимость информации. Если из "сырой" информации не выделять значимую и нужную, она может нанести вред, поскольку организации поглощают и распределяют все больше информации, однако качество ее снижается. Тем не менее для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т.е. создание информационной избыточности.

Достаточный уровень информации – это минимальный для конкретного человека объем информации, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.
Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует предоставлять ее тому или иному работнику.

Достоверность. В некоторых случаях достоверность зависит от порядка документооборота. Обычно, чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность.
Следует также учитывать, что об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. В то же время достоверность зависит от времени прохождения информации. Например, даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к получателю слишком поздно, может стать ложной из-за произошедшего изменения ситуации.

Стоимость информации. Характеризуется уровнем затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она квалифицирует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.

Насыщенность информации. Это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (деловой) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня.
Она может включать шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как "сухая" и плохо воспринимается.

Открытость информации. Это возможность ее предоставления различным категориям работников. Существует три уровня открытости информации:
• секретная (государственная тайна) – отражает глобальные потребности государства и имеет ограничения на использование;
• конфиденциальная (для служебного пользования) – выражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной информации относятся сведения о потенциале коммерческой организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);
• публичная (открытая) – отображает потребности и интересы общества. Не имеет ограничений на использование.

Таким образом, управленческая информация должна отвечать определенным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. Именно от этих характеристик зависит качество принимаемых руководителями управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.

Основы менеджмента: компьютеризированный учебник / под ред. Э. М. Короткова. С. 31.
См.: Акофф Р., Эмери Ф. О целеустремленных системах.
3См.: Кверк Б. Создавая связи. Внутрикорпоративные коммуникации в бизнес-стратегии. С. 42.
Медведев В. П. Основы менеджмента. М., 2012. С. 184.