Управление дебиторской задолженностью

Суть дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность — все, что должны предприятию другие компании, государство или клиенты-физлица. Каждый такой должник называется дебитором. Долг покупателя за товар — это дебиторская задолженность. Бывает и наоборот: если фирма перечислила предоплату, а товар не поставили.

Когда образуется дебиторская задолженность?
Дебиторская задолженность появляется в тот момент, когда две стороны одного договора не могут выполнить обязательства одновременно.
Например, сначала одна компания отгружает товар, а другая только потом платит за него. Из-за этого разрыва и появляется задолженность: у одного контрагента — дебиторская, у другого — кредиторская.

Управление дебиторской задолженностью
Когда появляется безнадежная дебиторская задолженность, компания недополучает прибыль и остается без оборотных средств. Если таких долгов становится много, предприятие не может закупать сырье, производить продукцию, платить зарплаты и налоги — это чревато не только убытками, но и банкротством.
Поэтому задача менеджеров — возвращать долги, а в идеале — предотвращать подобные ситуации. Такая работа называется управлением дебиторской задолженностью.

Основные задачи управления задолженностью

Методика работы с дебиторами
Если дебиторка не погашена в указанный в договоре срок, у компании есть лишь 2 способа получить свои деньги:
Договориться с должником.
Взыскать долг принудительно.
Выбор способа зависит от суммы, числа дней, от того, настроены ли стороны договариваться в досудебном порядке.

Как снизить дебиторскую задолженность?
компания должна контролировать процесс платежей контрагентов;
проверять надежность контрагентов;
разрабатывать систему предоплаты за товар для каждого клиента индивидуально;
прописывать в договоре пени и штрафы за просрочку оплаты;
контролировать все расчеты с контрагентами;
взыскивать долги сразу после первых дней просрочки — рассылать претензии, а после обращаться в суд.

Проблемы управления дебиторской задолженностью

Инвентаризация дебиторской задолженности
Бухгалтерия должна минимум раз в год проводить инвентаризацию всех обязательств компании и ее имущества вне зависимости от места его нахождения. Дебиторскую задолженность тоже надо инвентаризировать.
Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом.
По результатам инвентаризации бухгалтерия составляет справку, которая касается расчетов с дебиторами. В ней указывают данные должника, сумму долга и причину возникновения.
Сюда же прилагают документы, которые подтверждают наличие долга, а также доказательства, что компания пыталась взыскать долг. Например, претенциозные письма.

Расчет дебиторской задолженности
Дебиторскую задолженность рассчитывают не только когда надо организовать процесс управления ей, но и составляя бухгалтерский баланс. Чтобы рассчитать задолженность, надо собрать информацию по всем счетам бухучета, где она числится, проанализировать суммы долга, количество дебиторов, сроки погашения. После этого бухгалтерия сверяет суммы с контрагентами, а также выявляет сомнительные долги.

Взыскание дебиторской задолженности
Полный размер долга складывается из самой задолженности и неустойки, пеней или штрафов. Долг начинают взыскивать с досудебной претензии: компания направляет контрагенту письмом претензию, требуя вернуть долг. Если должник это уведомление игнорирует или отказывается возвращать долг, необходимо обращаться в суд.
Если долг меньше 400 тысяч, то кредитор может сразу подать заявление о выдаче судебного приказа. Если больше — исковое заявление о взыскании дебиторской задолженности в арбитражный суд. К иску прикладывают копию претензии, ответ на нее (если имеется), а также документы, которые подтверждают долг — акты, счета и т. д.

Дебиторская задолженность составляет внушительную часть активов компаний в современной экономике.
В связи с этим управление дебиторской задолженностью – важная составляющая краткосрочной финансовой политики каждого предприятия.