Управление временем. Матрица Эйзенхауэра

Планирование - один их самых важных инструментов достижения цели.
Матрица Эйзенхауэра - один из самых эффективных методов кратковременного планирования
При грамотном планировании эффективность вашей деятельности возрастает во много раз.
Человек, который ориентирован на повышение личной эффективности, непременно должен уметь грамотно планировать.

Матрица Эйзенхауэра
Категорий всего четыре А, B, C, D.
Используется для кратковременного планирования.
Суть это метода заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности.
То есть все задачи, которые есть на текущий период, разделяются по категориям в зависимости от их важности и срочности выполнения.

A – дела срочные и важные
Те дела, которые нужно сделать в первую очередь.
Которые «горят» и требуют безотлагательного вмешательства.
Пример, задачи группы А:
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки
Срочная подготовка документов.

B – важные и несрочные
Дела этой группы чаще всего бывают обижены нашим вниманием.
Тем самым в последствие очень быстро попадают в категорию А.
Пример, задачи группы В:
Планирование новых проектов
Изучение темы, необходимой для достижения цели
Оценка результатов

C – неважные и срочные задачи.
Часто мы путаем их с делами А.
Путаем важность со срочностью.
Срочное, как бы автоматически, становится важным. Тем самым эти задачи вносят на наш рабочий ритм суматоху, напряжение и цейтнот.
Как отмечал Ф. Тейлор, «на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто не куда не бежит и не суетиться».
Пример, задачи группы С:
Деятельность, не связанная с вашими целями
Прерывания
Некоторые совещания
Общественная деятельность

D – неважные и несрочные.
Дела, которые совсем вам не интересны.
Как можно больше задач категории D необходимо делегировать.
К этой категории относятся так же «пожиратели» времени.
Пример, задачи группы D:
Некоторые письма и звонки
Рутинная работа
Развлекательные порталы
Социальные сети

.
Пошаговый алгоритм работы с матрицей Эйзенхауэра
Написать список всех задач на день
Объединить эти задачи в четыре группы на степени важности и срочности, A, B, C, D.
Записать эти задачи в бланк, разделенный на 4 блока
Держать бланк постоянно в поле зрения и сверяться с ним в течении дня

.
В управлении временем один из важных моментов - умение отделить главные задачи от второстепенных
Если вы будете использовать такой метод планирования ежедневно, то через короткое время вы забудете, что такое аврал.
Выполнятся задачи из категории А, освободив время для дел группы B.
Теперь вы спокойно можете сосредоточиться на самом важном.
Задачи категории D делегируются,
За пожирателями времени необходимо установить контроль.
В дальнейшем в вашем ежедневнике больше всего задач будет из группы B, которым вы сможете уделить достаточно времени.

«Неправильный» рабочий стиль (признаки):
Неизвестно, на что вообще расходится время.
Неизвестно, сколько времени требует выполнение текущих или иных дел.
Неизвестно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

«Поглотители» времени:
Нечеткая постановка целей.
Отсутствие приоритетов в делах.
Попытка слишком много сделать за один раз.
Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях решения.
Плохое планирование трудового дня.

Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
Чрезмерное чтение.
Скверное ведение документации.
Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
Недостатки кооперации или разделения труда.
Отрывающие от дел телефонные звонки.
Незапланированные посетители.

Неспособность сказать "нет".
Неполная, запоздалая информация.
Отсутствие самодисциплины.
Неумение довести дело до конца.
Отвлечение (шум).
Затяжные совещания.
Недостаточная подготовка к заседаниям и обсуждениям.
Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
Болтовня на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.
Чрезмерность деловых записей.
Синдром «откладывания».
Желание знать все факты.
Длительность ожиданий (например, обусловленной встречи).
Спешка, нетерпение.
Слишком резкое делегирование (перепоручение) дел.
Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Планирование времени, классификация задач
Планирование времени приносит выигрыш во времени.
10-минутная подготовка рабочего дня – экономия до 2-х часов рабочего времени.
Составление плана рабочего дня в письменном виде.
Планом должно быть охвачено 60% времени, 40% - оставлено в качестве резервного для неожиданных дел.
Группировка, классификация ежедневно встающих разнообразных задач, проблем, дел.
Установление приоритетов, т.е. важнейших задач.
Рассмотреть задачи по принципу «важность – срочность».
Задачи А – выполнять самому без промедления.
Задачи С – установить срок выполнения, изучить возможность поручения кому-либо.
Задачи D – поручить кому-либо.

Рациональное использование рабочего времени
Начинайте день с позитивным настроением.
Следуйте на работу без спешки. И не говорите, что у вас для этого нет времени.
Начинайте работу по возможности в одно и тоже время.
Приступайте к работе без «раскачки».
Пересмотрите составленный накануне вечером план дня, внесите в него коррективы.
Самое продуктивное утреннее время – решению ключевых задач (А).
По возможности старайтесь отклонять дополнительно возникающие проблемы.

Избегайте незапланированных импульсивных действий.
Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп. Оптимальное соотношение: 1 час работы – 10 минут перерыв.
Небольшие однородные задачи выполняйте сериями.
Используйте незапланированные паузы в работе, не тратьте время впустую.
Избегайте ненужных регулярных посещений коллег, отвлекающих Вас от работы («Друзья – враги времени»).
Выкраивайте свободный (закрытый) час для важных дел, самообразования.